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Office 365 für Anwender in Unternehmen: Überblick

Raumpostfächer anlegen

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Raum- und Gerätepostfächer erleichtern die Reservierung von Besprechungsräumen, Fahrzeugen oder Geräten. Raumpostfächer lassen sich schnell erstellen und werden sofort in die Desktop- oder Online-Variante von Outlook integriert.
04:26

Transkript

Vielleicht verfügen Sie über einen oder mehrere Besprechungsräume? Oder vielleicht haben Sie auch Springer-Fahrzeuge, die von den Mitarbeitern reserviert und genutzt werden dürfen. Sie können für Fahrzeuge, Räume und Geräte jeweils ein Raumpostfach anlegen, und über die Kalenderfunktion von Outlook das Fahrzeug, den Raum oder das Gerät buchen und damit reservieren. So kommen keine Überbuchungen zustande und die Mitarbeiter können in Outlook schnell ersehen, wann ein bestimmter Raum oder ein Fahrzeug zur Verfügung steht. Wie Sie ein Raumpostfach anlegen, zeige ich in diesem Video. Im Admin Center wechsle ich einmal direkt hier in die Ressourcen und in der Gruppe Räume und Geräte klicke ich einmal und nun habe ich die Möglichkeit etwas hinzuzufügen. Sobald der Dialog öffnet, habe ich jetzt die Möglichkeit den Typ auszuwählen, ob es sich um einen Raum oder eben ein Gerät handelt. Wenn das jetzt ein Fahrzeug wäre, würde ich das auch als Raum festlegen. Denn es geht ja um die Reservierung des jeweiligen Fahrzeuges. Nun muss ich einen Namen vergeben für den Raum, der heißt Alster. Und damit der Raum Alster später über die Besprechungs- funktion von Outlook mitaufgerufen werden kann bzw. gebucht werden kann, benötigt dieser Raum eine E-Mail Adresse. Diese wird hier automatisch anhand des vorher eingetragenen Namens generiert bzw. übernommen. Als nächstes gebe ich die Kapazität des Raumes ein. Insgesamt können da 15 Personen Platz nehmen. Und ich möchte eben, dass die Mitarbeiter informiert sind, wie viele Personen in diesem Besprechungsraum hineinpassen und das ganze liegt im Gebäude A. Der Raum verfügt über eine Durchwahl. Und ich klicke direkt auf Hinzufügen. Als nächstes lege ich noch einmal einen weiteren Raum an. Ich klicke auf Hinzufügen. Das ist der Raum Michel. Hier können nur 10 Personen Platz finden. Und das ganze befindet sich im Gebäude E. Dieser Raum hat auch eine Durchwahl und ich klicke noch einmal auf Hinzufügen. Über die Schaltfläche Details anzeigen, kann ich mir noch einmal die Inhalte, die ich gerade eingetragen habe, anzeigen lassen und ich habe auch die Möglichkeit, das Postfach noch einmal zu bearbeiten, falls sich die Telefondurchwahl verändert oder ich kann eben über Details anzeigen das Postfach auch löschen. In der Übersicht habe ich auch die Möglichkeit einen Raum auszuwählen. Und auch hier komme ich eigentlich in die Detailansicht, die mir eben schon angeboten wurde. Die Räume stehen jetzt sofort zur Verfügung, also wenn ich jetzt einmal Outlook öffne und eine neue Besprechung plane und hier über die Raumsuche gehe, über die Schaltfläche, dann werden mir beide Räume angezeigt, meine Kollegen sehen eben auch immer gleich die Kapazität, was auch immer ganz wichtig ist, und, wo sich dieser Raum befindet. Ich könnte jetzt einen Raum auswählen, indem ich den doppelt anklicke, auf OK klicke und somit ist der Besprechungsraum Michel ebenfalls eingeladen. Ich müsste jetzt die Besprechungsanfrage vervollständigen. und würde Sie dann an die Kollegen senden. In diesem Fall breche ich hier ab. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie man Raumpostfächer anlegt, und, dass Sie damit auch Fahrzeuge verwalten können.

Office 365 für Anwender in Unternehmen: Überblick

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1 Std. 18 min (18 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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