Office 2013 lernen

QuickSteps

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Organisieren Sie Ihre Nachrichten mithilfe der QuickSteps. Outlook 2013 stellt Ihnen diverse vordefinierte Optionen zur Verfügung. Es besteht aber auch die Möglichkeit, QuickSteps ganz nach Ihren persönlichen Wünschen zu erstellen.

Transkript

Mit QuickSteps können Sie Zeit sparen. Also schauen Sie sich dieses Video gut an. Sie haben hier in der "START"-Registerkarte die Gruppe "QuickSteps". Hier oben sind diverse standardmäßige QuickSteps bereits vorbereitet, zum Beispiel "Verschieben in:" einen spezifischen Ordner, die "Team-E-Mail", E-Mail an einen Vorgesetzten und so weiter. Mit der rechten Maustaste können Sie die vorbereiteten QuickSteps Ihren Bedürfnissen anpassen. "Verschieben in: ? bearbeiten", ich wähle dies aus und gebe nun einen Namen. Ich möchte zum Beispiel eine E-Mail jeweils in einen spezifischen Ordner, nämlich in den "Projektordner", schieben. "Bearbeiten Sie die vom QuickStep auszuführenden Aktionen.", also kann ich hier entsprechend die Aktion auswählen, das ist "In Ordner verschieben", das lass ich so. Und jetzt kann ich hier den Ordner auswählen. Sie sehen die verschiedenen Ordner. Kann ich hier zum Beispiel "Projekt XY" wählen. Oder ich sage "In anderen Ordner...", wenn er noch nicht da ist. Und kann jetzt sogar einen neuen Ordner erstellen. Ich nenne den gleich. Bestätige nun mit "OK", wähle den an, wenn er noch nicht markiert ist, und bestätige wieder mit "OK", jetzt ist das drin. Das bedeutet, wenn ich dann auf den QuickStep klicke, wird die E-Mail automatisch in diesen Projektordner verschoben. Sie sehen hier, eine zweite Aktion ist bereits eingegeben, nämlich, dass die E-Mail als gelesen markiert wird. Ich klicke hier noch auf "Aktion hinzufügen". Öffne mit dem Klick hier auf der rechten Seite "Aktion auswählen", und werde noch sagen, dass Outlook gleichzeitig noch mit diesem QuickStep die Kategorien löschen soll. Ich klicke auf "Speichern". Jetzt ist das angepasst. Sie sehen hier auf der linken Seite ist der Projektordner jetzt erstellt. Ich klicke eine Nachricht an und klicke jetzt auf den QuickStep "Projektordner". Jetzt ist die E-Mail nicht mehr im Posteingang. Und wenn ich jetzt auf "Projektordner" klicke, sehen Sie, ist sie verschoben. Das geht natürlich sehr schnell, weil ich ja mehrere Aufgabenschritte in einem Klick integriert habe. Ich gehe zurück auf den Posteingang und jetzt zum Beispiel hier die "Team-E-Mail". Das ist ja auch schon ganz praktisch, wenn das schon vorbereitet ist. Also werde ich diese Vorlage öffnen, mit der rechten Maustaste. Und sag wieder "Team-E-Mail bearbeiten". Ich belasse das so, weil ich das wirklich als "Team-E-Mail" benennen möchte. "Neue Nachricht", das ist auch in Ordnung. Jetzt kann ich direkt die Personen, die in meinem Team sind, auch schon eingeben. Klicken Sie hier ins "An"-Feld. Und wählen Sie die entsprechenden Personen. Bestätigen Sie mit "OK". Jetzt ist das eingeben. Und jetzt können Sie hier mit dem kleinen Pfeil die Optionen noch anzeigen. Sie haben die Möglichkeit, sogar das "Cc"-Feld hinzuzufügen, sofern notwendig, oder das "Bcc"-Feld. Ich geb den Betreff ein. Ich verschicke wöchentlich Informationen, also geb ich das auch so ein. Ich könnte hier noch eine Nachverfolgung eingeben. Das benötige ich in diesem Fall nicht. Ich habe die Möglichkeit, die Wichtigkeit einzugeben, zum Beispiel "Wichtigkeit: Hoch". Das brauche ich aber bei der Info auch nicht. Und jetzt kann ich hier den Text der E-Mail wirklich eingeben. Also den kompletten Text der E-Mail. Jetzt haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können jetzt entweder sagen, die E-Mail soll sofort geschickt werden, wenn Sie auf den QuickStep klicken. Oder Sie können auch sagen, "Nach 1 Minute Verzögerung automatisch senden." Dann wird die E-Mail zuerst im Postausgang angezeigt und erst dann verschickt. Ich wähle diese Option nun an. Natürlich funktioniert das Ganze nur, wenn Sie wirklich auch E-Mail-Adressen eingegeben haben. Ich sage nun "Speichern". Und jetzt klicke ich hier auf "Team E-Mail" und Sie sehen, da hat sich schon etwas getan im Postausgang. Ich klicke da drauf. Und Sie sehen, jetzt haben Sie noch die Möglichkeit, die E-Mail zu öffnen und allenfalls etwas zu ändern. Ich gehe wieder zurück auf den Posteingang. Nach einer Minute wird die E-Mail dann verschickt. Sie können auch komplett neue QuickSteps erstellen. Klicken Sie hier auf "Neu erstellen". Und jetzt kann ich hier sagen, zum Beispiel "Nachverfolgung löschen". Wähle die Aktion aus, und Sie sehen hier "Nachrichtenkennzeichnungen löschen". Ich kann das übrigens auch mit einer Tastenkombination natürlich machen. Ich könnte die hier zuweisen, mit einem Klick können Sie sagen, das soll passieren mit "STRG+UMSCHALT+1", STRG+SHIFT+1. Mit einem Infotext könnte der angezeigt werden. "Fertigstellen". Und jetzt hab ich hier eine E-Mail, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet wurde und kann jetzt sagen, "Nachverfolgung löschen". Und dann ist es weg. Ist ganz praktisch, weil sonst müssen Sie immer mit der rechten Maustaste zum Beispiel sagen "Als erledigt markieren" oder dann komplett löschen mit "Kennzeichnung löschen". Sie haben in diesem Video die praktischen QuickSteps kennengelernt. Im Prinzip sind diese wie Regeln, nur werden sie manuell ausgeführt. Das heißt, sie werden mit einem Klick ausgeführt.

Office 2013 lernen

Machen Sie sich in wenigen Stunden fit für Office 2013 und konzentrieren Sie sich dabei auf die wesentlichen Vorgehensweisen in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote.

6 Std. 57 min (109 Videos)
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