SharePoint 2013 Grundkurs

Prozesse in SharePoint visualisieren

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Mit Visio Web Access können Anwender Visio-Diagramme in SharePoint aufrufen, ohne Visio auf ihrem Client installiert zu haben. Sie können Visio-Zeichnungen in SharePoint veröffentlichen und anschließend die Webansicht Kollegen zur Verfügung stellen.

Transkript

In diesem Video beschäftigen wir uns mit der Veröffentlichung von Visio-Charts in SharePoint. Mit Visio können Sie integrierte Prozessportale aufbauen und höchst komplexe Zusammenhänge darstellen. Das Duo Visio und SharePoint an sich bietet unglaublich viele und in 2013 auch sehr viele neue Möglichkeiten. So können Sie SharePoint-Listen anbinden, Visio-Dateien in Bibliotheken speichern und Visio-Zeichnungen über das Webpart Visio Web Access in SharePoint anzeigen lassen. Und genau das möchten wir im nächsten Schritt tun. Ziel soll es sein, die Visio-Datei als Webzeichnung zunächst in SharePoint zu veröffentlichen und dann in Visio Web Access darzustellen. Um eine Visio-Datei in SharePoint zu speichern, muss man natürlich erstmal eine haben. Wir haben die in unserem Beispiel bereits vorbereitet. Ich ziehe sie gerade mal hoch. So. Sie sehen jetzt hier die Visio-Datei. Das ist Visio 2013 auch schon, also die neue Version. Sie sehen hier einen Workflow, der abgebildet wurde, also eine ganz einfache grafische Darstellung eines Prozesses. Um die Visio-Datei jetzt in SharePoint zu veröffentlichen, brauchen Sie zunächst die URL der Bibliothek, in der Sie die Datei ablegen möchten. Das heißt, Sie wechseln in Ihren SharePoint. Mache ich hier. Ich bin hier bereits in der Bibliothek Projektdokumente und kopiere mir hier oben die URL. Jetzt wechsle ich wieder in Visio. Sage hier Datei Speichern unter. Und klicke hier auf die Schaltfläche Durchsuchen, um meinen eigenen Speicherort anzugeben. Jetzt gibt es einige Dinge zu beachten: Zum einen, ich kann hier oben in die URL-Leiste klicken und meinen Link eingeben. Das ist das eine. Und muss hier einige Konstrukte rausnehmen, die SharePoint unschönerweise selber mit reinbaut, obwohl sie eigentlich nicht notwendig sind. Das ist zum einen hier dieser Teil. Den lösche ich da raus. Und dieses "/_layouts" bis "aspx#". Die Logik ist immer die gleiche. Also auch wenn Sie Ihre eigene Datei so veröffentlichen, müssen genau diese Passagen raus. Ich lösche auch das. Ich klicke hier mal auf Enter. Jetzt hat er mir hier schon die Projektdokumente-Bibliothek aufgerufen, Sie sehen das. Hier sind keine Typen dieses Dateityps angelegt. Eine weitere wichtige Einstellung ist, dass Sie den Dateityp hier als Visio-Webzeichung hinterlegen. Sie können also die Liste hier aufklappen. Und wählen die Visio-Webzeichnung. Jetzt haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, das passt so weit, und klicken hier auf Speichern, sodass der Upload begonnen wird. Sie sehen das hier. Hier wird es auch angezeigt: Upload wird durchgeführt. Dauert einen kleinen Moment. Wenn die Statusleiste hier nichts mehr anzeigt, ist der Upload abgeschlossen. Also Sie bekommen hier keine separate Erfolgsmeldung, sondern können direkt in SharePoint wechseln, was ich jetzt hier auch tue, und sehen, ob Ihr Dokument hochgeladen wurde. Ich aktualisiere die Bibliothek. Und tatsächlich, hier wurde unsere Visio-Datei hinterlegt und steht jetzt zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Jetzt gehen wir einen Schritt weiter. Ziel soll es sein, den Visio-Prozess zum Thema Workflow auch den Kollegen zur Verfügung zu stellen, sodass jeder weißt, wie ein solcher Prozess auszusehen hat. Sprich, der Workflowprozess soll als Grafik in SharePoint dargestellt sein und dabei noch einigermaßen dynamisch funktionieren. Um den Prozess optimal einzubinden, erstellen wir zunächst eine neue Seite. Dazu klicken Sie hier auf das Zahnrad und sagen Seite hinzufügen. Eine kleine Anmerkung an dieser Stelle: Wenn Sie hier eine Seite hinzufügen, dann erstellen Sie eine Veröffentlichungsseite und diese Veröffentlichungsseiten sind nicht standardmäßig aktiv. Es kann also sein, dass Sie Ihren Administrator bitten müssen, dieses Feature zu aktivieren. Ich gebe der Seite einen Namen. Und zum Beispiel nenne ich die jetzt Workflow. Und klicke auf Erstellen. Die Seite wird erstellt und steht dann auch direkt für Sie zur Bearbeitung bereit. Das heißt, Sie sehen es hier schon, die Seite wurde im Bearbeitungsmodus geöffnet. Das heißt, Sie könnten im Grunde gleich loslegen, hier Text zu erfassen. Ich lösche das jetzt erstmal wieder, weil wir zunächst was anderes tun werden. Damit ich die Seite auch wiederfinde, möchte ich erstmal einen Link hier in die Schnellstartleiste integrieren. Das heißt, ich kopiere mir im ersten Schritt die URL meiner neuen Seite, klicke hier im Schnellstartbereich auf Links bearbeiten, sage ich möchte einen Link hinzufügen. Den nenne ich Workflow. Gebe hier die Adresse ein. Klicke auf OK. So. Jetzt habe ich hier schon den Link. Den kann ich jetzt noch positionieren, wie ich möchte. Ich könnte ihn hochschieben. Ich setze ihn mal unter Projektdokumente. So. Jetzt habe ich den Link so positioniert, wie ich das möchte, und klicke auf Speichern. Jetzt hat sich der Link nicht ganz dahin gesetzt, wo ich ihn eigentlich haben wollte. Ich hatte ihn ja unter Projektdokumente gezogen. Spielt aber auch an dieser Stelle keine Rolle, weil es nicht relevant ist. Wichtig ist, dass wir immer wieder zu unserer Seite zurückfinden. So, jetzt haben wir schon eine gute Vorbereitung getroffen. Im nächsten Schritt möchte ich jetzt hier im Inhaltsbereich unser Visio Web Access Webpart einbinden. Dazu kann ich hier klicken, dass die Bearbeitung wieder aktiv ist. Sage hier Einfügen im Menüband und klicke hier auf Webpart. Das Webpart Visio Web Access ist in der Kategorie Geschäftsdaten zu finden. Das heißt, ich klicke hier einfach auf den Ordner, sehe schon, dass es im Bereich Business Data Connectivity-Filter zu finden ist, und hier ist auch schon das Visio Web Access Webpart. Ich markiere das Webpart und klicke hier einfach auf Hinzufügen. Das Webpart wurde jetzt in den Inhaltsbereich geladen. Und Sie sehen, es wurde jetzt hier eingebunden. So, ich scrolle mal ein bisschen nach links, damit wir unseren Inhaltsbereich wieder mittig haben. Ich kann jetzt hier weiterarbeiten, wenn ich über den Link Klicken Sie hier, um den Toolbereich zu öffnen gehe. Das heißt, ich öffne hier den Toolbereich für das Webpart, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Die nächsten Schritte werden jetzt sein, die Visio-Datei hier zu hinterlegen, zu sagen, was angezeigt werden soll in dem Webpart Visio Web Access, dann das zu speichern und die Grafik aufzurufen. Ich öffne jetzt erstmal den Toolbereich, in dem verschiedenste Einstellungen zum Webpart vorgenommen werden können. So die Einstellungen für das Webpart wurden jetzt geöffnet. Sie finden das hier ganz rechts in dem Bereich. Das überschneidet sich hier ein bisschen mit diesen Social-Einstellungen. Das soll uns aber nicht weiter stören, weil wir alles für uns wichtige sehen. Das Wichtigste ist, dass er hier nach der Webzeichnungs-URL fragt, sprich, er braucht hier die URL zu unserer Visio-Datei. Wie finde ich die? Ich klicke hier einfach auf diese Schaltfläche, um aus der SharePoint-Bibliothek meine Datei rauszusuchen. Klicke hier drauf. Jetzt ruft er alle Inhalte, die in SharePoint zur Verfügung stehen, auf. Das dauert einen kleinen Moment. Und schon hat er hier das Dialogfeld geöffnet und zeigt mir alle Dokumente, Kalender und so weiter an. Das mag im ersten Moment ein bisschen verwirrend aussehen, ist aber eigentlich machbar. Sie finden Ihr Dokument auf jeden Fall. Ich sehe jetzt hier zum Beispiel die Seiten, die auf unserer SharePoint-Seite zur Verfügung stehen. Wir befinden uns im Bereich Projektmanagement. und ich hatte vorhin die Visio-Datei unter Projektdokumente abgelegt. Ich klicke jetzt also Projektdokumente an. Jetzt lädt er mir alle Dokumente, die in dieser Bibliothek zur Verfügung stehen. Und hier haben wir auch unsere Workflowdatei. Ich klicke die an, sodass die URL hier zu sehen ist. Das war es auch schon an der Stelle. Mit Einfügen bestätigen. Und fertig. Wir können jetzt noch eins machen: Dass die Zeichnung nachher eine schöne Überschrift hat, finden Sie hier im Bereich Darstellung, wenn Sie auf das Kreuzchen klicken, einen Titel. Da können Sie eine beliebige Überschrift eingeben. Ich nenne es jetzt einfach mal Workflowprozess. Und kann das Ganze dann hier unten mit OK bestätigen. Ich möchte nochmal kurz auf die Einstellungen eingehen. Nicht im Detail, aber einfach nur, dass Sie sehen, wie viele Einstellungsmöglichkeiten pro Webpart zur Verfügung stehen. Sie können hier ganz viele Einstellungen zum Thema Symbolleiste und Benutzeroberfläche machen, Zoomen, Verschieben aktivieren und so weiter. Auch hier unter Layout, oder im Bereich Erweitert können Sie viele Einstellungen vornehmen, die sehr hilfreich sind. Also, ich bestätige unsere Einstellungen jetzt mit OK. Und Sie sehen, hier wird jetzt schon der Prozess geladen und auf unserer Seite dargestellt. Das war jetzt alles gar nicht so aufwändig. Ich denke, das sehen Sie genauso. Wir müssen jetzt an der Stelle nur noch unsere Seite Einchecken, da sie im Moment ausgecheckt ist, weil wir die Seite ja bearbeiten und keiner in der Zeit, in der wir die Seite bearbeiten, unsere Änderungen sehen soll. Also klicke ich hier auf Einchecken. Kommentar brauche ich hier nicht weiter einzugeben. Und klicke auf Weiter. Jetzt bekommen wir noch eine weitere Meldung angezeigt. Das war, das was ich zu Beginn dieses Videos angesprochen hatte. Wir haben eine Veröffentlichungsseite erstellt, die man erst durch ein bestimmtes Feature aktivieren muss. Und Veröffentlichungsseiten muss man eben auch veröffentlichen. Das heißt, an dieser Stelle muss dieser Link noch angeklickt werden. Und dann steht unsere Seite allen Usern zur Verfügung. So. Das sieht doch jetzt schon mal ganz schön aus. Diese Seite ist veröffentlicht. Wir haben eine schöne Überschrift. Und wir haben hier unsere Visio-Grafik. Das Geniale ist: Sie können jetzt hier einzelne Shapes auch anklicken. Könnten da auch Informationen hinterlegen, wenn Sie das wollen. Die sind dann auch aufrufbar. Wir haben jetzt in dem Fall nichts hinterlegt. Deshalb wir uns auch nichts angezeigt. Aber grundsätzlich ginge das. Ich kann hier die Größe verschieben, zoomen, das kleiner machen. Also es ist doch noch sehr interaktiv das Ganze. Was ich persönlich richtig genial finde, und das würde ich Ihnen ganz gerne an dieser Stelle noch zeigen, ist: Dass Sie auch mehrere Zeichenblätter hier in diesem Webpart einbinden können. Die unterschiedlichen Zeichenblätter sind dann, wenn Sie sie eingebunden haben, hier über dieses Dropdownlistenfeld aufrufbar und dann können Sie zwischen den Zeichnungen hin und her switchen. Ich möchte das jetzt einfach mal kurz an einem kleinen Beispiel zeigen. Und zwar, klicken Sie einfach hier den Link In Visio öffnen an. Sodass sich der Prozess, den wir hier als Grafik jetzt dargestellt haben, wieder in Visio öffnet. Das war es auch schon. Ich sage jetzt hier, ein Zeichenblatt hinzufügen. Ich ziehe jetzt hier einfach wahllos ein paar Shapes auf die Folie. Gebe noch einen kleinen Text ein hier oben. "Test-Veröffentlichung Blatt 2" nenne ich das. Mache mal das Ganze noch ein bisschen größer. Und in Rot. Und ein bisschen mittig. So. Jetzt kann ich das Ganze noch umbennen. Nenne es Test 2. An der Stelle kann ich auch noch das Zeichenblatt umbennen, dass es einen schöneren Namen hat. Workflow-Prozess. Hier nochmal unser Test. Nichts Spektakuläres, einfach nur zum Zeigen. Jetzt speichere ich das Ganze ganz einfach hier über die Speichern-Schaltfläche. Das kann jetzt einen kleinen Moment dauern. Hier sehen Sie Visio-Dokument wird gespeichert. Die Statusmeldung ist dann verschwunden hier unten. Der Upload wurde also durchgeführt. Auch an dieser Stelle bekommen Sie keinen Hinweis, dass der Upload vollständig ist oder beendet ist. Das heißt, sobald Sie hier keine Statusmeldung mehr haben, können Sie einfach in Ihre SharePoint-Seite wieder wechseln. Ich rufe mir unsere Seite auf. Ich sehe hier wieder unsere Grafik. Und, obwohl ich noch nicht mal aktualisiert habe, sehe ich jetzt schon hier den Test 2. Ich klicke drauf und er aktualisiert das Bild und ist bei der Grafik, die wir vorher in aller Kürze und super schnell in Visio erstellt haben. Ich kann das Ganze natürlich auch wieder zurückswitchen zum Workflow-Prozess. Klicke ich drauf, habe ich den Workflowprozess. Kann wieder die Größen anpassen. Kann mir Shape-Infos aufrufen. Kann wieder zum Test 2 wechseln. Das Gleiche hier. Auch hier sind keine Shape-Daten hinterlegt. Deshalb sehe ich nix. Aber Sie sehen, das geht unglaublich einfach und vor allem wirklich sehr schnell. Und Sie können auf diese Art und Weise Prozessinformationen super in SharePoint visualisieren. Sie haben gesehen, wie man Visio-Dateien in SharePoint veröffentlicht und über das Webpart Visio Web Access zur Verfügung stellt.

SharePoint 2013 Grundkurs

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9 Std. 24 min (87 Videos)
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