Unsere Datenschutzrichtlinie wird in Kürze aktualisiert. Bitte sehen Sie sich die Vorschau an.

Dynamics 365: CRM 2016 – Anpassung

Prozessautomatisierung mit Workflows

Testen Sie unsere 2017 Kurse

10 Tage kostenlos!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Workflows sind die kleinen und großen Helferlein in Dynamics CRM. Ob manuell gestartet oder automatisch durch ein Ereignis angestoßen, bieten sie die Möglichkeit, automatisch Datensätze zu erstellen, zu ändern, neue E-Mails zu versenden und vieles mehr – ohne programmieren zu müssen.

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie automatisierte Prozesse in Microsoft Dynamics CRM einbinden können. Bleiben wir bei unserem Beispiel unseres Flugmanagements. Wir haben hier die Anforderung, dass, sobald ein Passagier eine Buchung vorgenommen hat, eine Buchungsbestätigung bekommen möchte. Hier haben wir in Microsoft Dynamics CRM nun die Möglichkeit, mit einem Workflow darauf zu reagieren. Ich gehe dazu hier wieder in meine Lösung, die ich hier schon vorbereitet habe, wo einige Entitäten vorhanden sind, und ich kann jetzt hier unter "Prozesse" mir einen Prozess auch hier hinzufügen. Ich empfehle Ihnen hier, das nicht in der gleichen Solution zu machen, sondern für Prozesse zum Beispiel eine eigene Solution herzunehmen. Ich gehe dazu hier in mein System, auf "Einstellungen", und lege mir nun hier eine weitere Lösung an, damit habe ich unterteilt mein System einerseits in meine Main-Solution, in der hier meine Feldanpassungen und Formulare sind, und ich nenne sie nochmal hier "Flugmanagement.Serverseitig", wo hier nun all meine serverseitigen Prozesse hineinkommen. Wir suchen's auch hier, "8.1.0.0", dann sage ich mal "Speichern", und lege mir jetzt hier drin nur die Prozesse an. Das heißt, würde ich dann diese Lösungen exportieren und in ein Zielsystem einfügen, dann bräuchte ich nur die Lösung importieren, die sich gerade geändert hat. Ich sage mal hier "Neu", und lege mir jetzt hier einen Prozess an. Das heißt, ich bin hier vorher auf die Prozesse gegangen, habe hier jetzt nur gesagt, neuen Prozess anlegen, ich lege hier nun einen Prozess, der da heißt: "e-Mail nach Buchung versenden". Und von der Kategorie her kennt Microsoft Dynamics CRM vier Arten, einerseits Aktionen, Aktionen werden Endpunkte, die das System bereitstellt, wo externe Applikationen, zum Beispiel ein anderes ERP-System, oder wo von externen Seiten auf CRM zugegriffen wird, beziehungsweise dort bestimmte Funktionen gestartet werden. Ein Dialogfeld wäre so etwas ähnliches wie ein geführter Dialog, ein Wizard, der mich durch einen Prozess führt. Den Geschäftsprozessfluss ist die visuelle Darstellung auf einer Entität, auf einer Form, und wir wollen jetzt hier einen Workflow anlegen, und zwar basierend auf einer Entität, und zwar dann, wenn die Buchung durchgeführt wird. Und hier lohnt es sich wieder, dass wir in einem unserer vorigen Videos eine manuelle Zwischentabelle angelegt haben, eine Zwischenentität, und zwar die Flugbuchung. Denn bei automatisierten Zwischenentitäten kann ich hier nicht darauf zugreifen. Das heißt, wenn Sie sich zurückerinnern, ich habe auch eine automatische N zu N-Relation angelegt, zwischen Flug und zwischen Kontakt, die eben diese Passagier-Relation, und die automatische habe ich hier nicht zur Verfügung. Ich kann hier auf die Flugbuchung zugreifen, und hier ist ein Häkchen aktiviert: "Diesen Workflow im Hintergrund ausführen." Das heißt, Microsoft Dynamic CRM bietet mir die Möglichkeit, einen Workflow im Hintergrund auszuführen, oder im Vordergrund. Im Vordergrund würde bedeuten, er läuft gleich, und ich muss warten, bis er fertig ist, während im Hintergrund läuft er asynchron, und ich kann ganz normal weiterarbeiten, während das System dann, wenn Ressourcen verfügbar sind, diesen Workflow durchführt. Ich klasse ihn auf Hintergrund. Ich starte mit einem leeren, sage hier OK, und komme hier in diese Prozessdesignmaske herein. Was kann ich hier alles ausfüllen? Einerseits diesen Workflow im Hintergrund ausführen, kann ich hier nicht aktivieren oder deaktivieren, dafür gibt es hier oben einen bewussten Button, das heißt, hier kann ich ihn wechseln zwischen, in Echtzeit oder als Hintergrundprozess. Ich warte noch ganz kurz, bis ich den hier drücke. Ich kann ihn als bedarfsabhängigen Prozess starten, das heißt, ich kann ihn manuell starten über einen Tastenklick. Die Alternative wäre, dass es sogenannte Ereignisse gibt, wann der Workflow gestartet wird. Und so ein Ereignis könnte sein, wenn der Datensatz erstellt wird, wenn sich der Datensatzstatus ändert von aktiv auf inaktiv, oder inaktiv wieder zurück auf aktiv, oder ein eigener Status, wenn der Datensatz zugewiesen wird, das heißt, wenn sich das Feld Owner ändert, wenn sich irgendeines der Felder ändert, oder wenn er gelöscht wird. In unserem Fall, wenn der Datensatz erstellt wird, und hier als Bereich will ich jetzt hier die Organisation, das hängt vom Wording hier wieder zusammen mit den Security-Rollen, Sie können hier definieren, auf welchem Level hier der Workflow berechtigt ist, und auf welche Objekte er zugreifen kann, auf Organisation gibt's die wenigsten Probleme. Was haben wir hier noch möglich? Ich könnte ihn als untergeordneten Prozess starten, das heißt, ich kann aus einem Prozess einen weiteren Prozess starten. Wenn ich jetzt hier einen Prozess habe, den ich an den verschiedensten Stellen wiederverwenden möchte, kann ich ihn auch als Prozessvorlage oder als untergeordneten Prozess definieren. Und hier könnte ich nochmal sagen, all jene, die abgeschlossen sind, löschen wir entsprechend raus aus diesen Prozesssitzungen. Ich nehm's mir zuerst weg, denn dieser Prozess hat nämlich noch eine schöne Eigenheit, er protokolliert alle Läufe, und ich kann dann bei diesen Prozesssitzungen hier schauen, was hat er denn alles gemacht. Gut, und das, was wir jetzt hier machen, ist hier unten können wir nun definieren, was passiert. Ich sage mal zuerst einen Schritt auswählen, und zwar kann ich hier sagen, ich gebe eine Phase ein, das ist nur einfach eine Untergliederung, wenn ich einen großen Workflow habe, ich habe dann den Bereich der Überprüfungsbedingungen, ein klassisches If, wenn etwas eintritt, dann mache, oder dann mache nichts, oder gehe in den oder-Zweig, oder mache eine Standardaktion, das ist quasi der Else-Bereich. Ich kann ihm hier eine Wartebedingung eingeben, das geht nur bei Hintergrundprozessen, warte solange, bis irgendetwas eintritt, bis ein Feld gesetzt ist, bis ein Wert gesetzt ist, bis etwas gelöscht wird, und ich habe aber auch noch eine parallele Warteverzweigung: Geh weiter, während er hier wartet. Und dann stellen wir hier ein paar Funktionen zur Verfügung: "Im Datensatz erstellen", "Datensatz aktualisieren", "Datensatz zuweisen", das heißt, ich kann hier einen neuen Datensatz erstellen, ich kann einen bestehenden aktualisieren, zum Beispiel den, auf dem ich gerade bin, ich kann einen Datensatz jemand anderem zuweisen, ich kann ein E-Mail senden, das werden wir dann machen, könnte weitere starten, ich könnte auch Aktionen durchführen, Aktionen wären zum Beispiel ein Word-Template generieren, das heißt, auch das würde hier gehen, oder den Status ändern bzw. beenden. Ich mache mal hier eine Überprüfungsbedienung, denn ich möchte, dass er jetzt nur ein E-Mail schickt, wenn der Kontakt auch eine E-Mail-Adresse hat. "Nur wenn der Kontakt e-Mailadresse hat", gebe da eine Beschreibung ein, und hier habe ich schon falls Bedienung, dann, ich klicke auf diese Bedienung, dann kommt hier die erweiterte Suche wieder daher, und ich kann jetzt hier sagen, wenn bei der Flugbuchung etwas passendes ist, oder aber, wenn hier der Passagier, also der Kontakt im Feld E-Mail Daten enthält, enthält Daten, dann möchte ich eine E-Mail verschicken. Dann gehe ich her und sage hier beim Schritt einfügen: "E-mail senden", und sage eben hier "Bestätigung senden", und kann jetzt hier sagen, ich möchte eine neue Nachricht erstellen, oder ich möchte eine Vorlage verwenden, das heißt, Sie können hier schon Systemvorlagen definieren, und sich eine Vorlage auswählen. Ich habe halt nur bei der Flugbuchung noch keine Vorlage, das heißt, ich muss jetzt hier eine neue Nachricht erstellen, sage hier: "Eigenschaften festlegen", und komme jetzt hier in so einen kleinen Formulardesigner wieder rein, wo ich sage, wer soll's denn wegschicken, und kann mir jetzt hier jemanden fix auswählen, oder aber kann sagen, OK, ich nehme jetzt hier einen dynamischen Wert, und kann sagen, OK, der Besitzer der Flugbuchung soll's wegschicken, oder der, der die Flugbuchung erstellt hat, oder von dem Passagier der Besitzer, das heißt, der primäre Ansprechpartner, der diesen Passagier angelegt hat. Das werden wir hier machen, der soll's wegschicken, an wen soll diese E-Mail gehen, die soll an den Passagier gehen, und zwar hier an den Kontakt. Das heißt, damit nimmt er seine primäre E-Mail-Adresse, ich nehme einen Betreff noch rein, "Flugbuchungsbestätigung", und kann jetzt hier auch wieder dynamische Werte einfügen, und zwar sage ich hier: von der Flugbuchung möchte ich jetzt hier zum Beispiel den Flug einblenden, oder den Namen. Und kann hier sagen, "Sehr geehrter Kunde", und füge zum Beispiel hier den Kundennamen ein, indem ich auch hier wieder ein dynamisches Feld vom Kontakt nehme, und zwar den vollständigen Namen, "Ihr Flug geht am" und füge zum Beispiel das Buchungsdatum ein. Wann hat er den Flug gebucht, Flugbuchung, bzw. haben wir sonst noch das Buchungsdatum, und entferne aber vorher dieses Feld, sonst würde er mir beide hinzufügen, sondern nehme das wieder raus, gehe auf Buchungsdatum, und sage hier OK. "mfg Ihr Team". Das heißt, ich kann mir hier ein paar Dinge zusammenstellen, und ich kann sogar nochmal sagen, z. B. hier den Bezug zu setzen, ich möchte, dass dieses E-Mail im Bezug zur Flugbuchung steht, zum Beispiel zum Flug oder zum Passagier, das könnte ich eben hier auch nochmal mitgeben, ja, vielleicht fast der Passagier, der Passagier ist sowieso zugewiesen, damit passt der Flug ganz gut, damit gibt's auch da einen Bezug dazu, und sage hier "Speichern" und "Schließen". Damit würde er das hier schon machen, und ich mache auch noch einen quasi-Alternativzweig, dazu markiere ich jetzt hier das Falls hier oben, weil wenn ich hier bin, und sage hier "Schritt Hinzufügen", habe ich hier diese Menüpunkte, während, wenn ich hier auf das "Falls" gehe, habe ich hier auch die Standardaktion, zum Beispiel das Else, was soll passieren, wenn er keine E-Mail-Adresse hat. Dann sage ich hier, ich will einen Datensatz erstellen, und für mich wird das eine Aufgabe geben, an Backoffice Daten zu pflegen. Das heißt, hier muss sich jemand darum kümmern, dass dieser Kontakt in Zukunft eine E-Mail-Adresse bekommt, das heißt, ich mache einfach eine Aufgabe, und schreibe da rein: "Bitte E-Mail von Passagier nachfassen." Und das nette ist hier, ich kann bei der Aufgabe auch wieder den Bezug setzen, indem ich sage: OK, da geht's hier um einen Passagier, da wiederum den Kontakt, damit ist er nur einen Klick entfernt. Ich könnte aber auch bei der Aufgabe hier hereingehen auf den Passagier, und habe da etwas, dass ich es finde bei den vielen Feldern, eine URL, und zwar den Datensatz-Link Datensatz-URL, und kann den jetzt hier hinzufügen, und hätte da jetzt den Link gleich drin. Das heißt, auch hier kann man dann draufklicken. Gut, legen wir die beiden jetzt hier an. Der wird automatisch erstellt, wenn der Datensatz angelegt wird, läuft jetzt im Hintergrund. Ich kann ihn auch per Taste steuern, nur als kurzer Unterschied, würde ich jetzt hier sagen: Als Echtzeit-Workflow, was würde sich ändern? Eine Kleinigkeit in der Darstellung, also der Prozess hier unten bleibt genau gleich, aber hier habe ich dann wieder den Bereich, und zwar starten, nachdem der Datensatz erstellt wird. Und hier habe ich noch ein paar Möglichkeiten, und zwar, wenn ich sage, Datensatz wird geändert. Ich könnte auch vorher starten, bzw. auch nachher. Das heißt, ich habe hier ein paar Möglichkeiten, beim Löschen ist es klar, dass es vorher wird. Ich klasse ihn aber als Hintergrundprozess, da kann ich mir schön die Prozesssitzungen anschauen, so, das habe ich jetzt gemacht, ich sage jetzt hier "Speichern", und hier muss ich zusätzlich sagen, "Aktivieren". Das heißt, ich aktiviere jetzt hier diesen Workflow, lasse das Fenster hier offen, muss ihn nicht unbedingt veröffentlichen, sondern gehe jetzt hier herein auf einen meiner Flüge, um den Testflug hier, und lege mir nun einen Datensatz hier an, indem ich hier Plus sage, und mache einen neuen Datensatz vom Typ her Flugbuchung. Ich wähle einen Passagier aus, mit einem Buchungsdatum, da nehmen wir den 27. mit 500 Euro, gebe dem auch einen Namen mit, Testflug nach Hause, und sage jetzt hier "Speichern" und "Schließen". Wo sehe ich nun, was hier passiert ist? An zwei Stellen: Einerseits, ich kann hier wieder zurückgehen zu meinem Prozess, den habe ich hier noch irgendwo offen, und kann mir jetzt hier die Prozesssitzungen anschauen, und würde sehen, ich habe hier dieses E-Mail nach Buchung versenden Testflug nach Hause wurde erfolgreich gemacht. Das heißt, ich kann mir den auch mit Doppelklick mal ein bisschen anschauen, ich sehe, was hat er denn gemacht, ich würde sehen, ah, die Schritte wurden getätigt. Das heißt, er hat auch wirklich hier das E-Mail verschickt, und ich kann hier direkt drauf klicken, und würde jetzt hier das E-Mail sehen, ich würde sehen, OK, genau das wurde hier verschickt, da haben wir ein paarmal oft den Namen drinnen, das müssten wir vielleicht nochmal anschauen, aber ich sehe hier die Flugbuchung- Bestätigung, Testflug nach Hause, und da hat er auch den Namen eingegeben. Alternativ würde ich das Ganze bei einem Kontakt machen, der keine E-Mail-Adresse hat, zum Beispiel, ich mache hier eine neue Buchung, und nehme hier einen Passagier, der keine E-Mail-Adresse hat, dann sollte auch eine Aufgabe angelegt werden. Schauen wir nochmal, dass er das auch macht. So, er kann mir hier sagen, Passagier, auch hier könnte ich sagen, ich lege einen neuen an. Mein Hans Maier, der bekommt keine E-Mail-Adresse, der fliegt aber am 14. weg, der Maier-Flug ist das. Ich sage "Speichern" und "Schließen". Dann würde ich auch hier sehen, wenn ich mir diesen Datensatz nochmal anschauen würde, würde ich auch hier sehen, unter Hintergrundprozesse, dass hier einer gelaufen ist, und auch hier, wenn ich mir hier die Details anschaue, würde ich sehen, in dem Fall hat er eine Aufgabe erfasst, und zwar hier eben, dass diese E-Mail-Adresse erfasst werden soll. Einerseits mit der URL hier drinnen, andererseits auch nochmal mit dem Bezug, das heißt, der Mitarbeiter, der diese Aufgabe bekommt, ist auch mit einem Klick dort, und kann dann hier die E-Mail-Adresse erfassen. In diesem Video habe ich Ihnen einen einfachen Workflow gezeigt, mit dem wir ein bisschen Automatismus in unser System gebracht haben.

Dynamics 365: CRM 2016 – Anpassung

Passen Sie Ihre Customer-Relationship-Management-Lösung in Dynamics 365 an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

5 Std. 26 min (32 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 
Hersteller:
Software:
Dynamics CRM Dynamics CRM 2016
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:01.02.2017

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!