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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Protokollliste

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Zur besseren Nachvollziehbarkeit von wesentlichen Ereignissen in der Vertragsverwaltung konfigurieren Sie eine automatisierte Liste zur fortlaufenden Protokollierung.

Transkript

Nachdem wir nun in der Möglichkeit sind, unsere Dokumentenbibliotheken mit Verträgen zu füllen, möchten wir nun eine Möglichkeit schaffen, uns über Veränderungen in den Dokumentenbibliotheken auf dem Laufenden zu halten. So eine Veränderung könnte das Erstellen eines neuen Vertrages sein oder auch das Auslaufen eines Vertrages. Grundsätzlich haben wir zwar die Möglichkeit, uns über die Benachrichtigungsfunktion im Menüband über das Erstellen und Verändern von Dokumentenmappen informieren zu lassen. Jedoch deckt dies nicht unsere Anforderung in vollem Umfang ab. Zunächst einmal möchten wir, dass sämtliche relevanten Änderungen in einer Protokoll-Liste festgehalten werden. Wie dies technisch möglich ist, zeigen wir in diesem Clip. Zunächst einmal verschaffen wir uns einen Überblick über die neu hinzugekommenen Elemente. In diesem Fall haben wir eine neue Liste namens Protokoll erstellt, die über einen eigenen Inhaltstypen verfügt. Parallel dazu gibt es angefügt an den Websiteinhaltstypen Dokumentenmappe einen Workflow mit dem Titel Vertragsverweis erstellen. Dieser teilt in der Protokoll-Liste mit, wenn in einer dieser vier Bibliotheken, also MV, RV, LV oder DV, ein neuer Vertrag erstellt worden ist. Technisch gesehen funktioniert das Ganze über einen Workflow, der folgendermaßen aussieht. Hier haben wir den Workflow Vertragsverweis erstellen, der an den Inhaltstyp Dokumentenmappe angeheftet ist, der wiederum, wie SIe ja wissen, die Mutterinstanz in der Vererbungshierarchie für die vier von uns definierten Vertragsarten festlegt. Wenn wir also an der Dokumentenmappe diesen Workflow anheften, wird dieser ebenfalls ausgeführt, wenn in MV, RV, LV oder DV ein neuer Vertrag hinzugefügt wird. Konkret macht dieser Workflow folgendes: Wir haben eine lokale Variable in Form einer Zeichenfolge oder vom Typ Zeichenfolge hinzugefügt. Dieser setzt sich nun zusammen aus dem Hyperlink beziehungsweise Verweis zu dem jeweiligen Formular, wo auch gleichzeitig mit Hilfe des entsprechenden Datensatzes beziehungsweise der Datensatznummer oder -ID der passende Datensatz in das Formular geladen wird. Darüber hinaus möchten wir natürlich eine saubere Betitelung des Hyperlinks haben, so dass wir hier im Vertragsverweis einen Bezeichner haben mit einem Hyperlink, der uns zu dem jeweiligen Datensatz weiterschickt. So weit, so gut. Das ist also unsere lokale Variable, die wir wie folgt bestücken. Wir haben zunächst einmal das Feld kodierte absolute URL. Dann setzen wir einen Platzhalter: //.. Dann geht es weiter mit Forms, Schrägstrich, dann dispform.aspx, das ist der Name des Standardformulars zum Anzeigen eines Datensatzes. Hier haben wir ein Fragezeichen, sprich, einen Ware-Verweis, und dann die Initialisierung der entsprechenden ID. Dann hört das Ganze mit einem Komma und einem Leerzeichen auf und hier fügen wir anschließend den Bezeichner des Hyperlinks an. So können wir das Hyperlink-Feld, was wir später mit einem Wert belegen werden, sowohl mit einem URL, das ist der erste Teil vor dem Komma, als auch mit einem Titel, das ist der zweite Teil nach dem Komma, ganz wichtig ist das Leerzeichen hinter dem Komma, versehen. So. Die nächste Workflow-Action ist, dass in der Liste Protokoll ein neuer Datensatz erstellt wird. Der Inhaltstyp, den wir verwenden werden, ist bereits gesetzt. Den Titel, den wir verwenden werden, können wir statisch festlegen, indem wir sagen, hier ist ein neuer Vertrag erstellt worden. Dieser Workflow wird nämlich nur dann ausgeführt, wenn ein neuer Datensatz entsteht. Anschließend haben wir hier die Möglichkeit, unser URL-Feld mit einem Wert zu hinterlegen, und zwar, indem wir hier unsere lokale Variable einspielen. Im Test sieht das nun folgenermaßen aus. Ich erstelle einen neuen Dienstleistungsvertrag für das Projekt ABC. Das ist mein Kürzel. Dann trage ich mich selber als Verantwortlichen ein, setze ein Vertragsbeginnsdatum, setze einen Kostenfaktor von 1000 Euro an und anschließend muss ich mich ein paar Sekunden gedulden bis der Workflow entsprechend durchgelaufen ist. Zunächst einmal wird wie gehabt die ID für den Vertrag generiert. Anschließend ... wird wiederum innerhalb von wenigen Sekunden der Datensatz für die Protokollierung durchgesetzt. Das heißt, jetzt habe ich die Möglichkeit, mir entweder den Datensatz aufzumachen und dann auf den Vertragsverweis zu klicken. Alternativ dazu kann ich auch direkt auf den Datensatz gehen. Ich sehe hier die Metainformationen der Dokumentenmappe und kann mich anschließend durch die Dokumentenmappe hindurchdrillen. Wichtig ist wie gesagt zu beachten, dass wir innerhalb der Protokoll-Liste es mit einer Spalte vom Typ Link oder Bild zu tun haben. Diese Hyperlink-Spalte können wir wie gesagt initialisieren mit einem Hyperlink und einer Hyperlink-Bezeichnung. Dieser Hyperlink, beziehungsweise Hyperlink-Bezeichnung, wird schlicht und ergreifend getrennt durch diese Kommasyntax. Am Anfang steht der URL, sprich der Hyperlink, dann das Komma, eine Leerzeile, und dann der Bezeichner für den Hyperlink. So können wir also über mehrere Dokumentenbibliotheken hinweg eine Protokollierung durchsetzen, ohne dass wir in dem Fall auf eine Look-up-Spalte angewiesen wären. Mit einer Look-up-Spalte wäre das bei dieser Architektur recht schwierig umzusetzen, weil wir nämlich mehrere Dokumentenbibliotheken haben. Hätten wir nur eine Dokumentenbibliothek, hätten wir uns natürlich über eine Hyperlink-Spalte – ich zeig Ihnen das mal – auf eine bestimmte Bibliothek referenzieren können. Jedoch sieht die Praxis innerhalb dieses Anwendungsfalles vor, dass wir mehrere getrennte Dokumentenbibliotheken haben. Außerdem gibt es bei Nachschlagespalten durchaus ein Potential für Performance-Verlust, wenn wir auf Listen referenzieren, die sehr viele Datensätze beinhalten. Dementsprechend ist es eine gute Praxis, die Protokoll-Liste mit einem Workflow mit den anderen Dokumentenbibliotheken logisch zu verknüpfen, so dass über die Protokoll-Liste nachvollzogen werden kann, welcher Vertrag zu welchem Zeitpunkt erstellt worden ist und das über eine zentrale Liste.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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