Projektmanagement: Initiierung und Setup

Projektvorbereitung

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Dieses Video vertieft im Anschluss an das Startmodell die Inhalte der Projektvorbereitung. Dazu gehört, dass Sie noch einmal über das Projektziel nachdenken und angesichts der möglichen politischen Dimension die Freiheitsgrade klären.

Transkript

Nachdem Sie das einfache Modell für den Startprozess bereits kennengelernt haben, wollen wir uns in diesen kurzen Film nun vertieft auf die Inhalte der Projektvorbereitung stürzen. Auf die besondere Bedeutung der Projektvorbereitung habe ich bereits ausdrücklich hingewiesen. Hier stellen wir bereits die ersten Weichen für einen späteren Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts. Aber kommen wir zur Projektvorbereitung. Zunächst geht es darum, die Projektidentität festzulegen und Freiheitsgrade zu klären. Projektidentität ist weit mehr als nur ein Logo oder ein Projektname. Es geht um den "mindset" und das gemeinsame Verständnis des Projektteams bezüglich des Projektgegenstands, aber auch bezüglich der gemeinsamen Zusammenarbeit. Projekte geraten dabei sehr schnell auch in Konflikte mit der Regelorganisation. Manche Vorgaben der Regelorganisation beißen sich mit den Anforderungen Ihres Projekts. Das kann sowohl Anforderungen an Projektmanagementprozesse als auch Anforderungen an den Projektgegenstand betreffen. Unter Umständen sind Sie gezwungen, Regeln zu brechen. Sei es, dass Sie die normalen Einkaufsprozesse für Ihr Projekt teilweise außer Kraft setzen müssen, sei es, dass in Ihrem Projekt bestehende Unternehmensstandards und -prozesse neu gestaltet werden. Sie merken, Projekte bekommen hier schnell eine politische Dimension. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihren Handlungsspielraum und den Handlungsspielraum des Projekts im Rahmen der Vorbereitung klären. Dies ist mit der Klärung der Freiheit gerade gemeint. Tun Sie dies nicht, können Sie später böse Überraschungen erleben. Eine Klärung im Vorfeld bewahrt Sie vor späteren Konflikten oder erleichtert zumindest die Lösung solcher Konflikte. Die Vorbereitung ist auch der richtige Zeitpunkt, um Ihr Projektziel noch einmal fundamental zu hinterfragen. Sie werden zwar auch im Projektverlauf immer wieder gezwungen sein, dies zu tun, um nicht Gefahr zu laufen, ein totes Pferd zu reiten. Aber die Vorbereitung ist genau der Zeitpunkt, zu dem der in Ihr Projekt investierte Aufwand noch überschaubar ist. Noch ist das Kind nicht in den Brunnen gefallen. Jetzt wäre der richtige Zeitpunkt, gegebenenfalls die Reißleine zu ziehen und Ihr Unternehmen käme mit einem blauen Auge davon. Später im Projektverlauf bestehen möglicherweise Verpflichtungen, zum Beispiel aus Investitionen, die Folgekosten verursachen. Haben Sie eine neue Werkshalle gebaut, so entstehen Kosten für den Unterhalt der Halle, egal, ob Sie die Halle tatsächlich nutzen - oder nicht. Wie bereits erwähnt, geht es bei der Vorbereitung noch nicht um die Lösung für Ihr Problem, sondern lediglich darum, die Voraussetzungen für die Problemlösung zu schaffen. Gerade, weil Sie noch weit von der inhaltlichen Arbeit entfernt sind, hat die Projektplanung nur einen ganz rudimentären Charakter. Die Verbindlichkeit und Detaillierung der Projektplanung sind zwangsläufig noch sehr gering. Tun Sie sich selbst einen Gefallen, und setzen Sie ein klar definiertes Ende für die Vorbereitung. Mit dem Projekt Kick-off, dem Start des eigentlichen Projekts, sollte die Vorbereitung abgeschlossen sein. Nur so erreichen Sie eine Verbindlichkeit für die im Rahmen der Vorbereitung getroffenen Festlegungen. Jede spätere Änderung an diese Festlegung stellt eine neue Anforderung dar. Solche Änderungswünsche solten Sie transparent machen und als "change requests" dokumentieren und behandeln. Änderungswünsche sind etwas ganz natürliches und selbstverständliches in einem Projekt. Zieht sich hingegen die Vorbereitung weit in Ihr Projekt hinein, besteht die Gefahr, dass der Projektgegenstand zu einem "moving target" wird. Und ein Ziel, dass Sie schlecht fassen können, werden Sie auch nicht erreichen. Ich hoffe, ich konnte mit diesen Ausführungen zur Projektvorbereitung Ihre Sinne schärfen. Entsprechende Sorgfalt lohnt sich, auch wenn das Projektgeschäft mitunter sehr hemdsärmlig daherkommt. Aber Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit wird deutlich steigen. Sie wünschen sich doch erfolgreiche Projekte. Ich wünsche Ihnen jedenfalls erfolgreiche Projekte.

Projektmanagement: Initiierung und Setup

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt starten – vom Startprozess über die Auftragsklärung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit bis zum Kick-off.

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Erscheinungsdatum:27.02.2017

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