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Grundlagen des Projektmanagements: Kleine Projekte

Projektdateien verwalten

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Ob und inwieweit Sie die Informationen in einem Dokument vorhalten können, oder sie auf mehrere Dokumente verteilen müssen, das erläutert dieses Video.
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Transkript

Egal, ob Sie im Team oder allein arbeiten, Ihr Projekt läuft reibungsloser ab, wenn Sie Ihre Projektdateien effektiv verwalten. Ganz kleine Projekte mit einem sehr kleinen Team lassen sich vielleicht in einzelnen Dateien verwalten, zum Beispiel eine Datei für Änderungen, eine für Probleme und eine für Risiken. Welche Dateitypen bieten sich an? Wenn Sie den Inhalt eines Dokuments mit bspw. Spezifikationen oft überarbeiten müssen, dann erstellen Sie ein Textverarbeitungsdokument. Ein Tabellenblatt unterstützt dagegen das Sortieren und Filtern von Lsiten, und Sie können Berechnungen durchführen, beispielsweise die Stunden für alle genehmigten Änderungswünsche addieren. Wenn für das Projekt viele Daten wichtig sind, gibt es unter Umständen mehrere Dateien für einen Bereich. Erstellen Sie dann für jede Kategorie einen Ordner, zum Beispiel Probleme, und speichern Sie dort alle Probleme-Dateien. Sie müssen außerdem in der Lage sein, Änderungen in Dateien nachzuverfolgen. Verfügt Ihr Programm über eine solche Funktion, sieht jeder beim Bearbeiten die Änderungen der anderen. Erfolgen die Änderungen als Sequenz, können Sie über die Dateinamen die Versionen und Bearbeiter kennzeichnen. Fügen Sie zum Beispiel das Datum und die Initialen an den Dateinamen an. Wenn ich die Probleme-Datei am 5. Oktober 2014 überarbeite, lautet der Name "Probleme-141005bb" Durch das Format "Jahr Monat Tag" erscheinen die Dateien in chronologischer Reihenfolge. Verschieben Sie in jedem Bereich die älteren Dateiversionen in einen separaten Unterordner und behalten Sie nur die aktuellen Versionen im übergeordneten Ordner. So bleiben die aktuellen Versionen griffbereit, und Sie können auf die älteren Versionen jederzeit zurückgreifen. Angenommen, Sie arbeiten mit fünf Personen aus drei Firmen an einem Projekt. Jeder lebt in einer anderen Stadt. Zwei Personen arbeiten mit Windows PCs, die anderen drei mit Macs. Mit welchen Verfahren können Sie die Zusammenarbeit und den Datenaustausch im Projekt gewährleisten? E-Mails sind meist der gemeinsame Nenner für die Kommunikation. Sie sind einfacher als Telefonate und Konferenzschaltungen. Ein Online Speicherdienst kann Probleme zwischen Windows und Mac-Rechnern reduzieren. Nutzen Sie für einfache Dateien einen Dienst, bei dem die Dateien online erstellt und bearbeitet werden. Für welches Verfahren Sie sich auch entscheiden, eine Effektive Verwaltung der Projektdateien unterstützt den gesamten Projektverlauf.

Grundlagen des Projektmanagements: Kleine Projekte

Werden Sie ein erfolgreicher Manager kleiner Projekte. Sie erlernen Strategien und Techniken, mit denen Sie kleine Projekte von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung führen.

1 Std. 33 min (37 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2015

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