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Typische Probleme in Projekten lösen

Problemlösungstechniken einsetzen – Schritt für Schritt

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Die Problemlösungstechniken, die im Training vorgestellt wurden, lassen sich in zwölf Schritten abarbeiten.

Transkript

Ich habe Ihnen in diesem Videotraining einige Techniken und Instrumente vorgestellt mit denen Sie Probleme vermeiden oder entschärfen können. Damit können Sie verschiedenen Arten von Problemen begegnen, die im Laufe der Projektarbeit auftauchen. Vielleicht ist es nützlich, wenn wir uns diese Techniken einmal in einer bestimmten zeitlichen Abfolge anschauen. So sehen Sie, wie Sie jede davon nutzen können während Sie ihr Projekt planen und durchführen. Für die Premiumabonnenten unter Ihnen, habe ich diese Übersicht nach einem Dokument zusammengefasst, dass Sie herunterladen können. Insgesamt können wir 12 Schritte unterscheiden, die Sie nacheinander ausführen sollten. Schritt 1, umfasst die Definition der Ziele ihres Projekts gemeinsam mit den Beteiligten. Den Rahmen dafür bildet das Kick-Off-Meeting mit allen Beteiligten. Beispielsweise mit einem Kunden und einem Kreis von Experten aus ihrer Fachabteilung. Mit einer sorgfältigen Zielformulierung schließen Sie von vornherein Probleme aus, die durch unterschiedlichen Erwartungen der Beteiligten entstehen. Die Zielformulierung umfasst auch den einvernehmlich mit dem Kunden festgelegten Lieferumfang und die Bestandteile der Lieferung im einzelnen. Schritt 2, ist der Aufzählung der Aufgaben gewidmet, die erfüllt werden müssen, um das Projekt zu verwirklichen. Denken Sie unbedingt daran ihr Team in diesem Schritt einzubinden, um sicher zu gehen, dass sich alle seine Mitglieder für das Projekt engagieren. Erinnern wir uns an die drei Wege zur Erarbeitung der Aufgabenliste, die ich in diesem Videotraining vorgestellt habe. Das kreative Brainstorming, die systematische Planung der Projektstruktur und der Rückgriff auf die Erfahrungen von Experten, so wie auf Bewertungen ähnlicher bereist realisierter Projekte. Wenden Sie diese Methoden an, denn Sie verhelfen Ihnen zu einer vollständigen Liste, in der an alles gedacht wurde. Dank einer solchen Liste, vermeiden Sie außerdem spätere Kostenprobleme. Schritt 3, umfasst die Schätzung der Projektkosten und der Projektlaufzeit. Sie vermeiden Kosten- und Zeitprobleme, indem Sie alle möglichen Probleme berücksichtigen, die auftreten könnten. Verwenden Sie keine Durchschnittswerte. Ordnung mit einem Aufschlag von 10 Prozent oder einen solchen, oder ähnlichem Aufschlag. Verwenden Sie stattdessen den Wert, der in der Mitte zwischen dem Durchschnittswert und dem Wert liegt, die im schlimmsten anzunehmenden Fall zu Stande kämen. Schritt 4, umfasst die Erstellung des Netzplans und die Bestimmung des kritischen Pfades. Damit vermeiden Sie Verspätungen, die beispielsweise dann entstehen, wenn Sie unwissentlich den falschen Weg nehmen, mit der Folge, dass Sie umkehren und neu anfangen müssen. Ein Blick auf das Diagramm zeigt Ihnen alle Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Tätigkeiten innerhalb des Projektes und die aus den Abhängigkeiten folgenden Sequenzen. Schritt 5, besteht ausschließlich darin, den kritischen Pfad so zu verfeinern, bis er dem Ziel entspricht, das Projekt ohne fruchtlose Verzögerungen zu realisieren. Die Aufgabe im sechsten Schritt lautet, den Netzplan in ein Gantt-Diagramm zu überführen. Das Gantt-Diagramm gibt die zeitliche Abfolge der Aufgaben und ihre jeweilige Dauer in Wochen und Monaten wieder. Seine Verwendung erspart Ihnen Probleme in der Kommunikation mit den verschiedenen Projektbeteiligten. Es unterstützt Sie bei der Überwachung des Projektfortschritts und der Planung der Ressourcen für das Projekt. Damit kommen wir direkt zu Schritt 7, der "Ressourcenplanung". Bedenken Sie bei der Ressourcenplanung, dass ihr eigenes Projekt mit anderen Projekten konkuriert. Und das deshalb die Möglichkeit besteht, dass Sie ihre Ressourcen zeitweilig für andere Projekte abstellen müssen. Schritt 8, betrifft die Risikoanalyse. Bei der Analyse der Faktoren, die den reibungslosen Ablauf der Projektarbeit gefährden können, sollten Sie ihr Team einbeziehen. Gemeinsam mit ihren Mitarbeitern erkennen Sie garantiert auch Risiken, die Ihnen alleine im stillen Kämmerlein nicht einfallen würden. Außerdem sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie Risiken vermeiden können und Pläne zur Schadensverhütung für den Fall erstellen, dass schadensträchtige Ereignisse trotz aller vorsorgenden Maßnahmen eintreten. Schritt 9, umfasst die Implementierung des Projekts. Mit Hilfe des Gantt-Diagramms überwachen Sie den Projektfortschritt. So können Sie verhindern, dass ihr Projekt in Verzug gerät, ohne dass Sie frühzeitig davon erfahren. Schritt 10, dient der Überwachung der Ausgabenentwicklung im Projekt. Dazu stehen Ihnen zwei Instrumente zur Verfügung. Mit Änderungsformularen stellen Sie sicher, dass die Projektarbeit nicht durch schleichende Erweiterungen des Projektumfangs beeinflusst wird. Mit Hilfe des Gantt-Diagramms können Sie den tatsächlichen Kostenverlauf verfolgen. So können Sie Fehleinschätzungen vermeiden. Beispielsweise können Sie erkennen, ob die die bis zum Zeitpunkt x angefallenen Kosten, innerhalb des Budgets liegen und ob das Projekt dem Zeitplan gemäß fortgeschritten ist. Oder umgekehrt formuliert, wenn beispielsweise die tatsächlich angefallenen Kosten geringer sind, als die geplanten, dann können Sie mit Hilfe des Gantt-Diagramms, den Grund dafür erkennen. Ist das Projekt in Verzug, oder haben ihre Mitarbeiter unerwartet sparsam gewirtschaftet? Oder treffen beide genannten Gründe zu? Schritt 11 ist nur dann von Bedeutung, wenn Sie ihre Projektplanung überarbeiten müssen. Im Wesentlichen ziehen Sie dabei die Formulare mit den freigegebenen Änderungen zu Rate, die Sie seit dem Startschuss für das Projekt gesammelt haben. Damit schaffen Sie die Grundlage, die Sie benötigen, um gegenüber ihrem Kunden, Anpassungen des Projektumfangs, oder Zeitplans zu vertreten. Schritt 12 ist der Projektüberprüfung gewidmet. Schauen Sie sich ihr Projekt an. Welche der gerade beschriebenen Schritte sind Sie gegangen? Wo gab es Schwierigkeiten? Verwerten Sie ihre Befunde. Fragen Sie sich, was Sie im Hinblick auf zukünftige Projekte aus ihren Erkenntnisen lernen können. Wenn Sie gerade mitten in einem Projekt stecken, fragen Sie doch einmal, in welcher Phase Sie gerade sind. Dann können Sie mit den richtigen Techniken ansetzen, um Probleme im weiteren Verlauf des Projekts zu vermeiden. Und nicht zu letzt, um für zukünftige Projekte besser vorbereitet zu sein. Denn das Ziel sollte lauten, Projekte innerhalb der vorgegebenen Zeit, des vorgegebenen Budgets und einer angestrebten Qualität zu verwirklichen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

1 Std. 14 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017
Laufzeit:1 Std. 14 min (15 Videos)

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