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Excel: Daten aufbereiten

Probleme mit Inquire aufspüren

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Einige Probleme lassen sich hervorragend mit dem Inquire aufspüren – andere nur schwer.
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Transkript

Ein Wort zum Schluss. Wenn Sie diese Filme nun alle angesehen haben, dann wissen Sie, wie man mit Daten umgeht. Zumindest haben Sie einige Strategien kennengelernt, wie man auf solche Daten losgeht, wie man Sie bearbeiten kann, wie man Fehler findet und so weiter. In dem ersten Film habe ich gezeigt, wie Sie solche Daten ändern können. Das heißt, wie Sie diese Information auf mehrere Spalten aufteilen können. Das würde ich mit dem Assistenten "Daten" "Text in Spalten" machen und damit die Daten dann untereinander stehen, würde ich den Assistenten "Transponieren" verwenden. Hier in diesem Beispiel würde ich entweder mit "Suchen und Ersetzen" auf die Daten losgehen oder die Daten trennen und würde dann versuchen, eben Punkt durch Komma zu ersetzen und hier mit der Funktion "Datum" die einzelnen Teile wieder zu einem Datum zusammenzubauen. Hier ähnlich. Hier würde ich auch mit "Suchen und Ersetzen" im ersten Schritt das Komma entfernen, im zweiten Schritt den Punkt durch ein Komma ersetzen. Hier würde ich überprüfen, ob ein Minus am Ende ist, wenn von rechts das rechteste eine Zeichen ein Minus ist, dann löse bitte den Rest raus und setze ein Minus vorne dran. Wandle das Ganze mit der Funktion "Wert" in eine Zahl um, damit weiter gerechnet werden kann. Nun, das ist ein Fall für GROSS beziehungsweise GROSS2. Damit kann die Groß-Kleinschreibung geändert werden. Diese Sonderzeichen können mit der Funktion SÄUBERN gelöscht werden, mit der Funktion CODE kann die Codezahl ermittelt werden und mit der Funktion WECHSELN kann darüber wiederum das Zeichen durch ein anderes Zeichen ersetzt werden. Hier in dem Beispiel sehen Sie rechtsbündig die entsprechenden Texte und einige Texte weisen ein Leerzeichen auf. Das kann mit der Funktion GLÄTTEN gelöst werden. Auch hier, diese Datenstruktur kann aufgelöst werden mit bestimmten Funktionen beispielsweise mit INDIREKT oder mit BEREICH.VERSCHIEBEN. So weit, so gut. Was ist nun, wenn Sie regelmäßig Daten bekommen? Wenn Sie regelmäßig sich den Kopf zerbrechen, was hat denn der da alles gemacht? Hier sehen Sie zum Beispiel so eine Monsterdatei vor sich. In dieser Monsterdatei sind alle möglichen Formatierungen. Bestimmt sind versteckte Zeilen. Vielleicht sind Zellen miteinander verbunden. Vielleicht sind Bilder drin. Was weiß ich? Was weiß ich? Da kann viel drin sein. Sie sollten auf jeden Fall, wenn Sie einen Datenfluss haben, also wenn Sie Daten aus verschiedenen, unterschiedlichen Quellen bekommen, vor allen Dingen dann, wenn schon mal Menschen an diesen Daten waren, den Assistenten "Inquire" installieren. Sie finden ihn, indem Sie über "Datei" "Optionen" in den "Add-Ins" -- Achtung, nicht die "Excel-Add-Ins", sondern die "Com-Add-Ins"; ganz wichtig, "Inquire" ist ein "Com-Add-In", kein "Excel-Add-In"; los gehts -- indem Sie dort den "Inquire" installieren. Einfach klick, einen Haken reinsetzen und dann mit "OK" bestätigen. Nun haben Sie eine neue Registerkarte, die da heißt "Inquire". Damit kann ich interessanterweise Tabellen vergleichen, kann ich "Übermäßige Zellformatierungen entfernen", kann ich Formeln und Funktionen analysieren, auch zwischen den Tabellenblätter, und -- das möchte ich Ihnen gerne zum Schluss zeigen -- ich kann solche fremden, überstrukturierten Dateien analysieren. Das stellt ein erster, interessanter und vor allen Dingen wichtiger Schritt zur weiteren Analyse, zum weiteren Vorgehen dar. Das heißt, wenn ich hier auf die Schaltfläche "Arbeitsmappenanalyse" klicke -- dauert noch einen kleinen Moment --, dann bietet der an: "Was lieber Anwender möchtest du denn alles analysieren?" Na, ich will doch alles analysieren und wähle hier alle Elemente aus. Die will ich alle analysiert haben und Sie sehen jetzt, er findet sichtbare Blätter. Er findet nur eins, aber er findet auch ein ausgeblendetes Blatt. Interessant, da muss ich gleich mal nachschauen. Er findet "Programmgesteuert ausgeblendete Blätter" keine. Er findet neun Formeln. Auch interessant. Neun numerische Werte in der Liste. Er findet Zellen mit Nachfolgern, Konstanten natürlich, Textzahl. Er findet insgesamt zwölf Kommentare. Aha, einige habe ich schon gesehen. Gültigkeitskriterien gibt es keine, ebenso keine bedingte Formatierung. Und Sie sehen, eine Zeile beziehungsweise Spalte ist ausgeblendet. Auch das ist eine interessante Information. Fünf Bereiche wurden mit Namen versehen, vier Warnungen liegen hinter dem Ganzen und hier drüben noch mal eine kurze Zusammenfassung. Das Ganze kann exportiert werden in eine andere Excel-Datei, dann hätten Sie die Liste noch mal, aber hier sehen Sie auf jeden Fall schon mal einen Überblick, was ist denn da alles drin? All das, was Sie vielleicht so nicht gleich entdecken können findet im ersten Schritt der "Inquire". Achtung, er findet nicht alles. Ich habe schon einige Dinge entdeckt, vor allen Dingen, wenn ich eine Spalte sehr schmal zusammenschiebe, dann ist es für ihn nicht ausgeblendet. Klar, ist es ja auch nicht. Also, trotz diesem hervorragenden Werkzeug, müssen Sie sich natürlich selbst auf die Suche begeben und dazu wünsche ich Ihnen auf jeden Fall viel Erfolg, viel Spaß. Drücke Ihnen die Daumen, dass Sie alles finden, dass die Daten am Ende so herauskommen, dass Sie vernünftig damit arbeiten können.

Excel: Daten aufbereiten

Erfahren Sie, wie Sie effizient und zielsicher importierte Daten für die Weiterverarbeitung aufbereiten.

2 Std. 3 min (30 Videos)
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