Office 365: Word Grundkurs

Probleme bei der Zahlenübernahme aus Excel lösen

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Wenn in Excel Zahlen formatiert sind (beispielsweise als Währung) oder als Datum in Excel stehen, müssen Sie bei der Übernahme in Word einige Besonderheiten beachten. Welche das sind, sehen Sie hier.
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Transkript

Eine Sache liegt mir noch am Herzen. Wahrscheinlich deshalb, weil ich oft danach gefragt werde. Hier in dieser Excel-Liste befinden sich nun formatierte Zahlen, oder genauer, hier befindet sich eine Spalte mit einem Rechnungsbetrag in Euro, und hier befindet sich ein Datum, wann dieser Betrag fällig wird. Ich möchte gern diese Leute anschreiben und möchte ihnen gern mitteilen, bitte zahlen Sie diesen Betrag an diesem Datum. Eigentlich keine schwere Sache für uns, oder? Na, doch nicht so einfach. Ich bin hier in Word und ich schreibe einfach mal: Bitte zahlen Sie am: (Doppelpunkt Leerzeichen) den Betrag von: (Doppelpunkt, Danke) Aus diesem Brief mache ich über Sendungen einen Serienbrief, wähle den Empfänger aus, verwende eine vorhandene Liste, hier ist die Liste, ORGDATA, klicke ich an, Öffnen, die Tabelle, prima. Ich entscheide mich hier an den Stellen, die Seriendruckfelder Vorname, Leertaste, Nachname, Enter, Straße, Enter, Postleitzahl, und den Ort einzufügen, und hier weiter unten natürlich, bitte zahlen Sie am nehmen wir Fällig am, ein Leerzeichen fehlt noch, den Betrag von, und hier fügen wir ein, den Geldbetrag, den Rechnungsbetrag. Na, sieht doch ganz gut aus, oder? Was meinen Sie? Vorschau, und jetzt stelle ich fest, Oh-oh, das Datum, - sehen Sie das? Was macht denn der mit dem Datum? Der macht hier das US-amerikanische Format, schauen wir's mal genauer an. 9.1., 10.1., 12.1. und so weiter, der stellt es mir nicht so dar, wie ich es gerne hätte. Das zweite natürlich, den Betrag, er greift sich genau die Zahl, die in Excel steht, also nicht die formatierte Zahl. Das ist ja blöd. Das ist ja doof. Das will ich natürlich nicht. Dafür gibt's eine Lösung, dafür gibt's einen ziemlich versteckten Trick, wie Sie das umgehen können, und zwar, wenn Sie so ein Problem haben, muss ich leider das Dokument schließen, und muss vorher Nicht speichern, in Datei, Optionen, in Erweitert, ziemlich weit unten, Einstellen, ich möchte ganz gerne die Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen. Ich selbst will sie bestätigen. Das heißt, er soll nicht auf Excel so zugreifen, wie er es gerne möchte, sondern ich möchte auf eine andere Art und Weise zugreifen. auf DDE statt OLE. Das werden Sie gleich sehen, ich werde es gleich nochmal erklären, also, wenn Sie den Haken setzen, OK, mach ein Neues Dokument, Datei, Neues leeres Dokument, Enter, Enter, Enter - (lacht) ich schreib einfach mal Danke rein, das reicht mir hier - mach wieder aus Sendungen einen Serienbrief, wähle wieder den Empfänger aus - da ist er, und dann werde ich gefragt, wie möchtest du denn die Datenquelle öffnen? Nicht als OLE, hab ich gesagt. OLE ist die Standardverbindung von Word zu den Datenquellen, wenn Sie die öffnen, dann wird er den Betrag als reine Zahl rein schreiben, das Datum in der Formatierung, wie er es vorschlägt. Nein, Sie müssen es anders öffnen, nicht als Object Linking and Embedding, sondern als DDE. Hier steht "MS Excel Arbeitsblätter über DDE" DDE steht dabei für Dynamic Data Exchange, OK. Gesamtes Tabellenblatt, natürlich - Jetzt hat er es geöffnet, prima, an der Stelle hätte ich ganz gerne den Seriendruckfeld, den Vornamen, Leertaste, und den Nachnamen, und den Rest schenk ich mir mal, Weiter unten hätte ich ganz gerne das Seriendruckfeld Rechnungsbetrag, Enter, Enter, und der wird fällig am - Fälligkeitsdatum, und wenn ich mir das anschauen, aha! Jetzt sehen Sie, jetzt nimmt er die Formatierungen aus meinem Quellprogramm, heißt aus Access oder Excel mit, und jetzt stellt er mir's hier in Word so dar, wie ich es in dem anderen Programm eben vorformatiert hab. Also nochmal: Sie müssen Dateioptionen in Erweitert, fast ganz unten, ziemlich versteckt die Option, Dateiformatkonvertierung einschalten, und dann müssen Sie beim Öffnen statt OLE DDE auswählen. Und das ist schon alles, der Rest ist wie gehabt.

Office 365: Word Grundkurs

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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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