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Grundlagen des Projektmanagements: Kleine Projekte

Probleme analysieren und lösen

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Wenn einmal das ein oder andere Problem auftritt - und das wird sicher passieren - erweisen sich die hier genannten Tipps als nützlich.
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Transkript

Im Laufe des Projektes müssen Sie Probleme lösen und zahlreiche Entscheidungen treffen. Es ist daher von großem Vorteil, wenn Sie in der Lage sind, sich auf die wichtigsten Dinge konzentrieren zu können. Häufig werden Dringlichkeit und Wichtigkeit verwechselt. Ein klingelndes Telefon ist dringlich, muss aber nicht wichtig sein. Stephen Covey, Autor von "Die sieben Wege zur Effektivität" kategorisiert in einem Diagramm die Dinge, die um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Da die Aufgaben im jeweiligen Grafikbereich einen anderen Ansatz erfordern, bewerten Sie zunächst die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Probleme und Entscheidungen. Als erstes müssen Sie entscheiden, ob eine Sache wichtig ist. Stellen Sie für diese Bewertung zwei Fragen: Hat die Entscheidung oder das Problem eine große Auswirkung? Hält diese Auswirkung länger an? Ist die Auswirkung signifikant und hält Sie lange an ? Ist der Punkt sehr wichtig? Angenommen, Sie sollen den Bodenbelag für das Studio aussuchen. Der Bodenbelag ist entscheidend für den Komfort und die Sicherheit der Kunden. Wenn Sie den falschen Belag aussuchen, hat das längerfristige Auswirkungen. Es sei denn, das Studio wird geschlossen und der Boden ausgetauscht. Diese Entscheidung ist also sehr wichtig. Die Entscheidung für hell- oder dunkelblaue Spinde ist dagegen unwichtig, weil die Farbe keine große Auswirkungen hat. Und die Spinde jederzeit neu gestrichen werden könnten, um die Farbe zu ändern. Im zweiten Schritt der Problemanalyse definieren Sie, wann Sie handeln müssen. Wenn der Generalunternehmer Ihnen mitteilt, dass der Bodenbelag noch heute bestellt werden muss, damit er pünktlich geliefert wird, ist dies eine dringliche Entscheidung. Wenn Sie vier Wochen Zeit dafür haben, ist es nicht dringlich. Ist das Problem oder die Entscheidung wichtig und dringlich, beginnen Sie sofort mit der Arbeit. Ist die Angelegenheit wichtig, aber nicht dringlich, tragen Sie einen Termin für die Arbeit in den Kalender ein. So schaffen Sie Zeit für wichtige Dinge, die vielleicht nicht so offensichtlich sind, wie Planung oder Weiterbildung. Dringliche, aber unwichtige Dinge verschwinden nicht einfach. Wenn jemand etwas Unwichtiges wissen will, zum Beispiel welches Fingerfood für das Status-Meeting bestellt werden soll, können Sie es vielleicht an Andere delegieren. Unwichtige und nicht dringliche Dinge sind am einfachsten. Angenommen, Ihr Posteingang enthält Mails mit unwichtigen Anfragen, delegieren Sie sie in Ihrer Antwort und lassen Sie jemand anders das Fingerfood aussuchen. Beginnen Sie bei der Problemlösung stets damit, das eigentliche Problem zu verstehen. Blicken Sie hinter die Symptome, um die Krankheit zu entdecken. Wenn jemand sagt, dass es nicht funktioniert, wo sollen Sie anfangen? Warum glaubt jemand, dass ein Problem vorliegt und was verursacht es seiner Meinung nach? Fragen Sie, um was geht es? Was haben Sie erwartet und was ist stattdessen passiert? Im nächsten Schritt erfolgt die Bestimmung und Auswertung Ihrer Optionen. Listen Sie die Möglichkeiten auf und definieren Sie die Pros und Kontras, um den Nutzen abzuwägen. Es steht Ihnen auch frei, nichts zu tun. Das kann eine vernünftige Alternative darstellen. Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen braucht Übung. Seien Sie aufmerksam und halten Sie sich an die genannten Schritte, bis Sie sie im Schlaf beherrschen.

Grundlagen des Projektmanagements: Kleine Projekte

Werden Sie ein erfolgreicher Manager kleiner Projekte. Sie erlernen Strategien und Techniken, mit denen Sie kleine Projekte von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung führen.

1 Std. 33 min (37 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2015

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