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Outlook für Android lernen

Praktische Tipps und Kniffe

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Die hier genannten Tipps und Kniffe erleichtern hoffentlich Ihr Leben: Sehen Sie, wie durch das "Wischen" vieles bequemer wird!

Transkript

In diesem Video möchte ich mich mit Ihnen gemeinsam ein paar Kleinigkeiten anschauen, die einem im Alltag das Leben erleichtern, wenn man hier mit Outlook arbeitet bzw. auch die ein oder andere Sache, die man einstellen sollte. Zuerst einmal gehen wir hier oben einfach mal in die Einstellungen hinein und wenn wir jetzt hier in den Einstellungen dann dort nach unten blättern, dann haben wir jetzt hier erst einmal den Punkt Wochenanfang. Standardmäßig ist der Wochenanfang hier auf Sonntag gesetzt. Das wäre in der Tat die erste Sache, die ich Ihnen empfehlen würde, das sollten Sie umstellen, sodass der Wochenanfang wirklich auf Montag liegt, weil das hier, das ist, was wir hier in Europa, in Deutschland in der Regel haben, dass die Woche mit dem Montag beginnt. Die nächste Sache, die wir uns hier in den Einstellungen einmal anschauen wollen, das sind die sogenannten Wischoptionen. Wenn ich jetzt hier drauf klicke, kann ich bei den Wischoptionen nämlich einstellen, was dieses Wischen bedeuten soll. Schauen wir uns zuerst einmal an, was dieses Wischen aber überhaupt bedeutet und dazu wechsele ich hier in den Bereich E-Mail. Wenn ich jetzt hier E-Mails erhalte, dann möchte man mit den E-Mails im Alltag, das ein oder andere möglichst schnell machen können, ohne dass man lange hantieren muss. Das sind eben die Möglichkeiten, die man hier mit dem sogenannten Wischen hat. Wenn ich nämlich mit meinem Finger oder in meinem Fall mit dem Stift auf so eine E-Mail gehe, dann kann ich diese E-Mail nämlich einfach so entweder nach links oder nach rechts bewegen und das ist das, was man hier als Wischoption bezeichnet. Wenn ich jetzt hier diese E-Mail beispielsweise von rechts nach links bewege, dann ist hier die Funktion auf Archivieren gesetzt. Dadurch wird die E-Mail automatisch in einen Archivordner verschoben. Die Idee dabei ist, dass eine E-Mail vielleicht noch benötigt wird, aber eben nicht im Posteingang. Sie wollen sie also nicht löschen, Sie wollen sie im Zugriff haben und genau das ist eben die Idee dieses Archivierens. Wenn man das auf seinem Gerät zum allerersten mal macht, dann wird man gegebenenfalls gefragt, in welchen Ordner denn diese E-Mail archiviert werden soll und dann ist man ebenfalls in der Lage diesen Ordner anzulegen. Sie sehen, auf meinem System gibt es bereits einen derartigen Archivordner, deswegen werde ich hier nicht gefragt. Wenn Sie unter Microsoft Outlook auf dem großen PC so einen Archivordner beispielsweise schon erstellt haben, werden Sie hier auf dem Tablet ebenfalls nicht gefragt. Wenn noch kein Archivordner existiert, dann werden Sie gefragt, welcher Ordner soll als Archivordner verwendet werden und gegebenenfalls können Sie dann auch einen neuen erstellen. Eine weitere Sache, die wir hier machen können, ist zum Beispiel von links nach rechts und dann sehen Sie Als Termin einplanen. Was bedeutet aber das nun? Ich lasse das hier einmal los und nun sehen Sie, diese Nachricht als Termin einplanen. Die Idee dabei ist, dass eine E-Mail, die ich vielleicht bekomme, die möchte ich jetzt nicht bearbeiten. Ich muss vielleicht auf diese E-Mail antworten, bin aber gerade unterwegs, habe überhaupt nicht die Ressourcen darauf zu antworten dann kann ich sagen, bitte diese Nachricht, diese E-Mail einplanen und wenn ich jetzt hier zum Beispiel auf Später, heute 20 Uhr drauf tippe, dann verschwindet diese E-Mail hier, sie ist also nicht mehr in meinem Posteingang bis heute Abend um 20 Uhr. Dann um 20 Uhr wird diese E-Mail in meinen Posteingang aufpoppen, dann wird sie dort auch als eine ungelesene E-Mail erscheinen und dann habe ich ja gegebenenfalls die Ressourcen, um diese E-Mail zu bearbeiten. Die Idee, die dahinter steckt, ist, dass man seinen Posteingang möglichst leer hat. Es gibt so ein Konzept, dass man möglichst den Posteingang immer auf Null hat, aber auf Null heißt natürlich gegebenenfalls durchaus, dass man mit dem ein oder anderen E-Mail-Dokument noch etwas machen muss. Bei dieser Funktion Einplanen, da kann ich dann eben wirklich sagen, nein, diese E-Mail möchte ich nicht jetzt bearbeiten ich möchte sie vielleicht archivieren oder ich möchte diese E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten und zwar zu einem definierten Termin und dann kann ich sagen, Als Termin einplanen und Sie sehen es, ich kann dort gegebenenfalls auch einen bestimmten Tag, eine bestimmte Uhrzeit auswählen, beispielsweise hier der 12. September und kann dann sagen, nicht um 20 Uhr, nein, morgens um 9 Uhr, da möchte ich, dass diese E-Mail wieder aufpoppt und dann werde ich über diese E-Mail eben informiert und jetzt ist sie aber erst einmal hier aus dem Posteingang, aus dem Sichtfeld raus, sodass ich jetzt nicht mehr durch diese E-Mail belästigt bin. Genau dieses Verhalten mit dem Wischen, das kann man eben einstellen. Vielleicht wollen Sie diesen Wischfunktionen vielleicht ganz andere Dinge hinterlegen, vielleicht benutzen Sie diese Funktion, Als Termin einplanen überhaupt nicht, sondern wollen hier vielleicht lieber hinterlegen, dass die E-Mail dann sofort gelöscht wird. Dann können Sie das Ganze hier natürlich auswählen und dann können Sie hier sagen, durch dieses Wischen soll diese E-Mail sofort in den Mülleimer verschoben werden. Das sind die Möglichkeiten, die wir hier durch dieses Wischen haben und das sind in der Tat Funktionen, die einem im Alltag das Leben durchaus erleichtern. Des Weiteren können wir jetzt hier noch festlegen, dass E-Mails in Diskussionsgruppen zusammengehalten werden. Also wenn ich eine E-Mail schreibe, eine Antwort bekomme, eine E-Mail darauf wieder antworte, darauf wieder eine Antwort bekomme, dann gehört das ja alles zu einem Diskussionspfad und die zwei E-Mails, die ich zum Beispiel erhalten habe, eine um 9 Uhr und eine um 12 Uhr, wenn die da einfach so im Posteingang liegen würden dann ist das oft nicht vom Vorteil. Deswegen kann man sagen, diese beiden E-Mails dann bitte zusammenhalten und das ist die Funktion, die man hier aus- bzw- einschalten kann, Standardmäßig ist sie eingeschaltet. Des Weiteren kann man hier unten noch im Kalender weitere Dinge einstellen, zum Beispiel die Benachrichtigungen, also die Standardbenachrichtigung. Standardmäßig ist bei mir die Standardbenachrichtigung hier auf 15 Minuten gesetzt und wenn man will, kann man aber auch da sagen, nein, ich möchte die Standardbenachrichtigung vielleicht auf eine halbe Stunde oder auf eine Stunde setzen. Oder, das mache ich zum Beispiel meistens, dass ich standardmäßig über einen Termin gar nicht informiert werde, dann möchte ich standardmäßig, dass diese Funktion deaktiviert ist. Des Weiteren kann man jetzt hier noch festlegen, wie man denn dann benachrichtigt werden soll, beispielsweise durch einen Klingelton oder eben dadurch, dass das Gerät vibriert. Des Weiteren kann man hier noch den Standardkalender festlegen, sodass, wenn Sie die App öffnen und einen neuen Termin erstellen, dann wird dieser Termin standardmäßig immer vielleicht in dem geschäftlichen Terminkalender gemacht. Wenn Sie den Termin dann in dem privaten Terminkalender haben wollen, dann müssen Sie aktiv werden und dann müssen Sie das Ganze eben ändern.

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Erscheinungsdatum:24.02.2017

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