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Excel 2016: Management-Reports

Präsentation vorbereiten

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In Excel lässt sich ein Bericht hervorragend "live" präsentieren. Hierfür sollten alle für die Präsentation unwichtigen Elemente der Excel-Benutzeroberfläche ausgeblendet werden.

Transkript

Dieser Report über den Verlauf der Produktverkäufe von der ersten bis 34. Kalenderwoche soll über einen Beamer präsentiert werden. Hierbei sollen alle Elemente von Excel ausgeblendet werden, die nicht zur Präsentation gehören. Also zum Beispiel das Menüband, die Bearbeitungsleiste, die Zeilen- und Spaltenbeschriftung, die Blattregister, die Statuszeile, die Bildlaufleisten. Zurück bleibt der eigentliche Report. Zusätzlich wird der Report mit einem Blattschutz versehen, sodass der Zellzeiger nicht mehr zu sehen ist, und Elemente wie das Drehfeld, das Kontrollkästchen oder das Kombinationsfeld nicht aus Versehen in ihrer Position verändert werden. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie Elemente von Excel ausblenden und nach der Präsentation wieder einblenden. Diesen Vorgang zeichne ich mit dem Makrorekorder auf und speichere die beiden Makros in der persönlichen Makroarbeitsmappe ab. Ein Makro bereitet die Präsentation vor, das andere blendet alle Elemente wieder ein. Sollte die persönliche Makroarbeitsmappe bei Ihnen noch nicht existieren, wird sie automatisch erstellt. Mit einer einfachen Tastenkombination ist es später möglich, auch für andere Reports die Präsentation vorzubereiten und zu beenden. Zunächst blende ich mal über das "Dropdown" der Auswahl "Weitere Befehle", statt "Häufig verwendete Befehle", "Alle Befehle", ich klicke hinein, die Schaltfläche "Vollbildansicht" in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein. Ich tippe das "V" ein, scrolle noch etwas herunter und dort finde ich dann den Befehl "Vollbildansicht". Ich klicke auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und schließe die Excel-Option mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK". Klicke ich auf diese Schaltfläche, wird mir das Menüband, die Bearbeitungsleiste und die Statuszeile ausgeblendet. Mit "Esc" werden sie mir wieder eingeblendet. Über die Registerkarte "Ansicht" "Makros" "Makros" starte ich die Aufzeichnung. In dem Dialogfeld vergebe ich für das erste Makro einen Namen: "PräsentationVorbereiten", klicke in das Bearbeitungsfeld, um eine Tastenkombination zu vergeben, in Anlehnung an den Namen des Makros, "Umschalt+V", und das Makro soll gespeichert werden in der persönlichen Makroarbeitsmappe. Ich klicke auf "OK". Und jetzt folgende Schritte, ganz egal, ob sie mit Aufzeichnung oder ohne Aufzeichnung, das sind die gleichen Schritte. Über die Registerkarte "Datei" "Optionen" "Rubrik Erweitert", scrolle ich ungefähr in die Mitte und deaktiviere folgende Kontrollkästchen: "Bearbeitungsleiste anzeigen", etwas weit herunter, "Horizontale Scrollleiste anzeigen", "Vertikale Scrollleiste anzeigen", "Blattregisterkarten anzeigen", auch das wird deaktiviert, und im nächsten Abschnitt "Zeilen- und Spaltenüberschriften einblenden" wird ebenfalls deaktiviert. Ich klicke auf "OK". Klicke jetzt auf die Schaltfläche "Ganzer Bildschirm". Jetzt kann ich den Vorgang natürlich jetzt so nicht rückgängig machen, darum drücke ich die "Esc-Taste" und beende die Aufzeichnung über die Registerkarte "Ansicht" "Makros" "Aufzeichnung beenden". Jetzt zeichne ich genau den umgekehrten Vorgang auf. Ich starte den Makrorekorder über die Registerkarte "Ansicht" "Makros" "Makro aufzeichnen". Hier vergebe ich dem Makro den Namen "PräsentationBeenden", Tastenkombination: "Umschalt+B", also drei Tasten, "Strg+Umschalt+B", wiederum wird das Makro in der persönlichen Makroarbeitsmappe abgespeichert. Und ich klicke auf "OK", damit geht's los mit der Aufzeichnung. Über die Registerkarte "Datei" "Optionen" "Rubrik Erweitert", scrolle ich wieder ungefähr in die Mitte, "Bearbeitungsleiste anzeigen", noch etwas weiter herunter, im nächsten Abschnitt "Horizontale Scrollleiste anzeigen", "Vertikale Scrollleiste anzeigen", "Blattregisterkarten anzeigen" und nochmal ein Stück weit herunter, "Zeilen- und Spaltenüberschriften einblenden." Die Excel-Option schließe ich mit einem Klick auf "OK". Über die Registerkarte "Ansicht" "Makros" beende ich die Aufzeichnung des Makros. Jetzt teste ich die Tastenkombination und die beiden Makros. Für die "PräsentationVorbereiten" "Strg+Umschalt+V". Ja hier stimmt doch etwas nicht, denn nach dem Ausblenden haben wir die Vollbildansicht sofort wieder einblenden müssen. Hier müssen wir noch eine Änderung durchführen. Und "Strg+Umschalt+B" für einblenden. In der VBA-Entwicklungsumgebung brauche ich nur eine einzige Zeile verschieben. Dann stimmt auch das erste Makro. Mit "Alt+F11" wechsle ich in die Entwicklungsumgebung und nehme mir jetzt die letzte Zeile des ersten Makros, das ist Makro "PräsentationVorbereiten", markiere es am Anfang komplett und nehme es mit und ziehe es an die erste Stelle vor der ersten Zeile des zweiten Makros. Und dann ist schon alles erledigt. Wenn ich im Projekt-Explorer meine persönliche Makroarbeitsmappe "PERSONAL.XLSB" markiere, kann ich sie auch gleich speichern und muss das nicht später machen. Mit "Alt+F11" wechsle ich wieder zurück zur Excel-Ansicht. Ich teste die beiden Makros erneut, "Strg+Umschalt+V". Ja, jetzt ist nur noch die Titelleiste zu sehen, und "Strg+Umschalt+B". Prima, es ist alles wieder eingeblendet. Ich positioniere die Präsentationsebene mittig, indem ich die Spalte "A" verbreitere. Da müssen Sie ein bisschen ausprobieren, ja, das könnte schon so ungefähr klappen. Mit der Tastenkombination "Strg+Umschalt+V" blende ich mal alle Elemente aus und sehe, dass im Moment die Spalte "A" noch etwas breiter sein kann, und die Präsentationsfläche etwas zu hoch auf der Präsentationsebene dargestellt wird. Ich blende wieder alle Elemente ein mit "Strg+Umschalt+G", Spalte "A" etwas verbreitern und Zeile 1, das schätze ich jetzt mal ab, etwas erhöhen. Ich benutze Tastenkombination "Strg+Umschalt+V", ja, das sieht doch gut aus, und "Strg+Umschalt+B". Das Arbeitsblatt "Report" wird jetzt mit einem Blattschutz versehen und zwar so, dass auch der Zellzeiger nicht mehr zu sehen ist. Über die Registerkarte "Überprüfen" "Blatt schützen" entferne ich alle Häkchen aus den Kontrollkästchen, also alle Kontrollkästchen sind deaktiviert. "OK" und damit ist auch der Zellzeiger nicht mehr zu sehen. Bereite ich die Präsentation mit der Tastenkombination "Strg+Umschalt+V" vor, bleiben nur noch die Elemente, die für die Präsentation wichtig sind, zu sehen. Die Titelleiste bleibt nach wie vor eingeblendet. Mit Hilfe des Drehfeldes, des Kontrollkästchens oder dem Kombinationsfeld kann ich eine Auswahl treffen und damit präsentieren, ohne dass ich aus Versehen ein Element verschiebe oder Formeln oder andere Elemente aus Versehen lösche. Ist bei Ihnen im Moment noch die Taskleiste von Windows zu sehen, so führen Sie einen Rechtsklick auf die Taskleiste aus, wählen "Eigenschaften" und aktivieren in dem Menü das Kontrollkästchen "Taskleiste automatisch ausblenden". Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK". Die Taskleiste wird ausgeblendet und immer, wenn Sie die Maus in die Nähe der Taskleiste bringen, wird Sie wieder eingeblendet. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie eine Präsentation vorbereiten und beenden. Ich habe die Schritte mit dem Makrorekorder aufgezeichnet, aber das müssen Sie nicht machen. Das hat aber dann zur Folge, dass Sie alle Schritte manuell durchführen müssen, sowohl was das Ausblenden als auch was das Einblenden betrifft. Der Report ist mit einem Blattschutz versehen, so dass nicht mal mehr der Zellzeiger zu sehen ist. Auch die Taskleiste von Windows wurde automatisch ausgeblendet. Mit einem auf diese Weise eingerichteten Report präsentieren Sie auch in Excel überzeugend.

Excel 2016: Management-Reports

Präsentieren Sie Ihre Zahlen verständlich und überzeugend mit den Werkzeugen und Arbeitstechniken aus diesem Video-Training.

4 Std. 7 min (38 Videos)
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