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Office 365: PowerPoint Grundkurs

Präsentation als PDF speichern und weitergeben

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Wenn Sie eine Datei im PowerPoint-Format weitergeben, kann sie als offene Datei sehr leicht verändert werden. Dies können Sie verhindern, wenn Sie sie als PDF-Dokument weiterleiten.
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Transkript

Wenn Sie eine Datei im PowerPoint Format weiterleiten, kann sie als offene Datei sehr leicht verändert werden. Dies können Sie verhindern, wenn Sie sie als PDF Dokument weiterleiten. Wie Sie dabei vorgehen, zeige ich Ihnen in diesem Video. Zunächst einmal hat PowerPoint diese Art der Weiterleitung bereits vorbereitet. Klicken Sie dazu zunächst auf den Reiter Datei in dem Menüband und wählen Sie dann Freigeben aus. Für die Weitergabe per E-Mail, klicken Sie nun auf den betreffenden Eintrag. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche, als PDF senden, klicken, bereitet PowerPoint im Hintergrund das Speichern als PDF vor und öffnet Outlook mit einer neuen E-Mail-Nachricht. Die PDF Datei ist als Anlage bereits eingefügt und Sie müssen nur noch Ansprechpartner und Nachrichtentext ergänzen und das Ganze abschicken. Der Nachteil dieser Einstellung ist, Sie können keine Auswahl treffen, wenn Sie Ihr PDF erstellen. Daher zeige ich Ihnen als Alternative, wie Sie den Vorgang manuell durchführen können. Dazu bleibe ich im Bereich Datei und klicke jetzt aber auf Speichern unter. Zunächst wähle ich den Speicherort, hier meinen Ordner Präsentationen und lege jetzt im Dialogfeld Speichern unter als erstes den neuen Dateityp fest. Dazu gehe ich in dem Listenfeld auf den kleinen Pfeil, und wähle jetzt als Eintrag PDF aus der Liste. Mit dem Wechsel des Dateiformats haben sich auch die Einträge im unteren Bereich des Dialogfeldes verändert. Möchte ich nun nur einen Teilbereich meiner Präsentation in diesem PDF speichern, klicke ich auf die Schaltfläche Optionen. Jetzt habe ich beispielsweise die Möglichkeit, nur die aktuelle Folie zu speichern oder wenn ich auf Auswahl klicke, eine markierte Auswahl von Folien. Klicke ich hier auf diese Einstellung Folien, so kann ich die Foliennummern in einem zusammenhängenden Bereich angeben. Zusätzlich kann ich mich unter Veröffentlichungsoptionen entscheiden, ob ich Folien, Handzettel, Notizenseiten oder die Gliederungsansicht als PDF speichern möchte. Gleichzeitig habe ich die Möglichkeit, einen Folienrahmen zu formatieren und ich kann zusätzlich durch Anklicken dieses Kästchens bewirken, dass auch die Kommentare, die ich in der Präsentation stehen habe, mit in das PDF einbezogen werden. Damit habe ich einmal die wichtigsten Einstellungen vorgenommen und klicke auf OK. Wenn Sie die Präsentation ausschließlich per E-Mail versenden wollen, reicht als zusätzliche Einstellung im Dialogfeld Speichern unter hier die minimale Größe. Damit reduzieren Sie die Größe der Datei vor allem dann, wenn sie viele Bilder oder Fotos enthält. Für den Ausdruck der Folien reicht die Qualität hier allerdings nicht aus. Lassen Sie das Häkchen hier gesetzt, so können Sie nach dem Klicken auf Speichern, das PDF Ihrer Präsentation noch einmal im PDF Reader kontrollieren, bevor Sie es an eine E-Mail-Nachricht anhängen und weiterleiten. Wie Sie in diesem Film gesehen haben, haben Sie zwar auf dem letzten Weg mehr Arbeit als bei dem ersten, können dafür aber auch einzelne Folien der Präsentation oder andere gewählte Ausschnitte weiterleiten.

Office 365: PowerPoint Grundkurs

Gestalten Sie überzeugende Präsentationen mit PowerPoint in Office 365. Sie lernen alle wesentlichen Programmfunktionen an anschaulichen Beispielen kennen.

5 Std. 27 min (82 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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