PowerPoint 2016: Tabellen

PowerPoint ruft Excel – per Hyperlink

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Große Excel-Tabellen auf einer Folie sind nicht gerade einladend für die Zuschauer. Warum nicht gleich eine umfangreiche Excel-Aufstellung oder ein Excel-Szenario aus der Bildschirmpräsentation heraus in Excel zeigen? Die Lösung ist ein Hyperlink zu Excel.
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Transkript

Grosse Excel Tabellen auf einer Folie sind nicht wirklich einladend für die Zuschauer. Warum nicht gleich eine umfangreiche Excel Aufstellung aus der Bildschirmpräsentation heraus in Excel zeigen? Dieser Weg wird eigentlich viel zu selten genutzt, obwohl er technisch gesehen, gar nicht kompliziert ist. Es reicht ein Hyperlink von der Folie zum Excel Arbeitsplatz. Schauen Sie selbst. Ich habe hier eine Folie vorbereitet, und wenn ich in der Bildschirmpräsentation bin und mit der Maus hier auf dieses Rechteck komme, erscheint eine kleine Hand und wenn ich drauf klicke, lande ich sofort in meiner grossen Excel Datei. Und in diesem Scenario kann ich jetzt sehr schön interaktiv alles zeigen, und erklären während der Präsentation, und möchte ich wieder nach PowerPoint, brauche ich einfach nur das Excel wieder zu schliessen oder auch nur zu minimieren und ich bin direkt wieder im PowerPoint. Über einen Klick erneut auf diesen Hyperlink lande ich sofort wieder in dieser Excel Mappe. Diese Beispiel ist übrigens aus dem “Ideenbuch für die perfekte Optik Ihrer Daten” von Dietmar Gieriger und Dieter Schiecke. So schauen wir uns jetzt mal an wie wir aus PowerPoint heraus direkt auf ein Excel Blatt verzweigen können, was wir dafür in PowerPoint tun müssen. Ich habe hier schon eine Folie vorbereitet und Sie müssen eigentlich nichts anderes tun, als entscheiden mit welcher Form oder mit welchem Objekt Sie die Verzweigung nach Excel, oder auch zu einem anderen Program, starten möchten. Ich denke, wir nehmen hier auch dieses Logo und der schnellste Weg, wie wir da jetzt nun einen Hyperlink drauflegen, ist der, man markiert die Form und geht über Steuerung K in den Dialog, um einen Hyperlink zu hinterlegen. Im linken Bereich sagen Sie, dass der Sprung, der Link zu einer Datei oder Website gehen soll und in der Mitte entscheiden Sie zu welcher Datei, wenn wir da eben die Datei wählen als Hyperlink. Und das ist an unserem Beispiel hier das Kapitel 9, die Management Dashboards, und ich klicke auf “ok” und ab dem Moment ist schon alles erledigt. Wenn ich jetzt in die Bildschirmpräsentation gehe und mit meiner Maus auf diesen Hyperlink klicke, lande ich sofort in meiner Excel Datei. Hier können Sie nun während der Präsentation alles zeigen und mit minimieren oder auch schliessen der Excel Datei, sind Sie wieder in PowerPoint. Ist doch super, oder? Aber ganz ehrlich, dass hat nur so super geklappt, weil beim letzten Speichern ich auch genau auf diesem Tabellenblatt war. Das ist aber nicht der Alltag. Hätte ich auf einem anderen Tabellenblatt gestanden, wäre der Sprung dorthin gegangen. D.h. es ist sinnvoll in Excel, noch eine Sache zu hinterlegen. Ich springe mal wieder zu Excel. Und mache jetzt folgendes: Dass ich auf diesem Tabellenblatt, eine Zelle mit einem Bereichsnamen versehe. Ich wähle hier oben die Zelle A1 aus, gehe auf “Formeln”, sage beim “Namensmanager”, dass ich gerne einen neuen Namen vergeben möchte. Ich mache es ganz kurz mit “DB” für Dashboard, und klicke auf “ok”. Klicke auf “Schliessen”, teste mal, Ich stehe irgendwo anders in der Tabelle, und kann hier drüber die Zelle mit dem Namen anspringen und lande genau in A1. Jetzt mach ich folgendes. Ich gehe wirklich mal auf ein anderes Tabellenblatt, speichere die Datei ab, schliesse sie auch mal und in PowerPoint muss ich nun den Hyperlink noch bearbeiten. Ich gehe mal in die normale Ansicht, markiere die Form mit dem Hyperlink und aktiviere den Dialog über Steuerung K und hier in der Zeile wo die Hyperlink Adresse steht, muss ich ganz am Ende eine Raute (#) einfügen und den Namen und das war “DB” und ich klicke auf “ok”, d.h. ich habe den Hyperlink um eine Raute (#) und den Bereichsamen ergänzt. Jetzt teste ich das Ganze aus. Und jetzt müsste ich auf jeden Fall immer auf meinem Dashboard landen. Wunderbar! Das hat geklappt! Sie haben gesehen, dass erstellen eines Hyperlinks ist nicht wirklich schwer und eigentlich auch schnell erledigt. Nutzen Sie diese Technik insbesondere wenn Sie ausgefallene Szenarien, wie das gezeigte Dashboard hier, oder auch sehr grosse Excel Tabellen während einer Präsentation zeigen wollen. Dieser Weg geht meist schneller, als die Tabelle in PowerPoint einzufügen und dort nachzuarbeiten.

PowerPoint 2016: Tabellen

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Erscheinungsdatum:07.11.2016
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