Excel 2013 für Profis

PowerPivot - eine neue mächtige Möglichkeit, Daten zu analysieren

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PowerPivot ist ein COM-Add-in. Statt mit der normalen PivotTable arbeiten Sie hier mit der Feldliste von PowerPivot. Diese Feldliste beinhaltet auch die Möglichkeit des Datenschnitts, mit dem die anzuzeigenden Daten selektiert werden können.

Transkript

Zur Datenanalyse gibt es in Excel zwei "Power"-volle Tools, die als Add-In oder genauer gesagt als COM-Add-In vorliegen. Bevor Sie diese verwenden können, müssen Sie sie erst laden. Das machen Sie über "Datei", "Optionen", gehen Sie in die Add-Ins, und wählen Sie hier die COM-Add-Ins aus. Klicken Sie dann auf "Gehe zu", und Sie sehen, hier befinden sich beide COM-Add-Ins "Microsoft Office Power Preview für Excel 2013" und das neue "Power View". Beide Tools werde ich Ihnen vorstellen. Ich klicke nun auf "OK", und Sie sehen, dass hier im Menüband eine neue Registerkarte erscheint - "PowerPivot". Diese klicke ich nun an, und Sie sehen, falls Sie bereits mit Excel 2010 gearbeitet haben, eine neu gestaltete Leiste. Um meine Daten zu holen, klicke ich auf "Datenmodell" und "Verwalten". Nun öffnet PowerPivot in Excel ein Fenster, mit dem ich auf meine externen Daten zugreifen kann. Diese externen Daten kann ich abrufen, die können bspw. aus einer Datenbank kommen, aus einem Datendienst, aus anderen Quellen, oder ich kann auch vorhandene Verbindungen wählen. Mich interessieren jetzt die Daten aus Datenbank, und Sie sehen, die von Microsoft gelieferten Datenbanken "Access" und "SQL-Server" können hier direkt ausgewählt werden, genauso wie "Analyses Services" oder "PowerPivot". Ich klicke auf "Access", und nun muss ich meine Datenbank angeben, meinen Datenbanknamen. Dazu klicke ich auf "Durchsuchen", und wähle hier die Datenbank "Workshop AG 2013" aus. Diese Datenbank enthält nicht sehr viele Datensätze, es sind etwa 350. Selbstverständlich könnte ich dieses Beispiel auch machen mit 5 Millionen Datensätzen, allerdings zur Demonstration der Fähigkeiten reicht natürlich hier auch eine etwas kleinere Datenbank aus. Ich klicke auf "Öffnen", und hier erscheint mein Datenbankname. Ganz wichtig ist, dass Sie diese Verbindung immer testen, denn erst wenn Sie den Test hergestellt haben, wird die Verbindung auch durchgeführt. Erwartungsgemäß ist die Testverbindung erfolgreich, ich klicke auf "OK", und kann nun zum nächsten Schritt gehen. Ich möchte gerne Daten aus einer Liste von Tabellen und Sichten auswählen, um die Daten, die ich letztendlich zurückgegeben haben möchte, zu importieren. Also klicke ich auf "Weiter". Jetzt sehen Sie die Daten, die in dieser Datenbank enthalten sind, und hier hätte ich gern die Tabelle "Kunden", die Tabelle "Aufträge", die Tabelle "Auftragspositionen" und die Tabelle "Artikel". Ich hätte auch sagen können: "Ich möchte gerne die verknüpften Tabellen auswählen.", d.h. ich wähle jetzt noch mal diese Tabellen ab, nur die Tabelle "Kunden", und klicke auf "Verknüpfte Tabellen auswählen", und Sie sehen, eine Verknüpfung von meiner Tabelle "Kunden" besteht zur Tabelle "Verkaufsgebiete". Die möchte ich nicht haben. Aber es besteht auch eine Verknüpfung zur Tabelle "Aufträge". Dann gehe ich auf die Tabelle "Aufträge", und sage, auch hier möchte ich gerne verknüpfte Tabellen auswählen. Und er bietet mir natürlich wieder an die "Verkaufsgebiete", auch die "Rechnungen" - auch die möchte ich im Moment nicht haben - aber ganz wichtig die "Auftragspositionen". Wenn ich die "Auftragspositionen" anklicke, und sage "Verknüpfte Tabellen auswählen", bekomme ich wieder eine Reihe von Tabellen. Auch hier wähle ich wieder ab, aber wichtig die Tabelle "Artikel" hat er ebenfalls angesprochen. Das sind diese vier Tabellen, die ich natürlich auch manuell auswählen könnte, aber hier habe ich eine gewisse Unterstützung durch "Verknüpfte Tabellen auswählen" erhalten. Ich klicke nun auf "Fertigstellen", und Sie sehen, diese Analyse wird durchgeführt. Es sind insgesamt vier Tabellen importiert worden, und außerdem wurde die Datenvorbereitung abgeschlossen. Ich klicke auf "Schließen", und bekomme nun vier Tabellen geliefert, und zwar sehen Sie, hier oben steht: "PowerPivot für Excel Mappe 1". Ich mache mal hier ein Vollbild, und nun sehen Sie, dass sich hier unten diese vier Tabellen, die ich gerade importiert habe, befinden. Die ordne ich etwas anders an. Ganz vorne soll die Tabelle "Kunden" stehen, dann soll die Tabelle "Aufträge" folgen, dann die Tabelle "Auftragspositionen", und zum Schluss die Tabelle "Artikel". Dadurch, dass ich verbundene Tabellen gewählt habe, hat mir der Assistent noch eine kleine Arbeit abgenommen. Ich hätte sonst hierher gehen müssen, und sagen müssen, ich möchte gerne nach dieser Tabelle oder mithilfe dieser Tabelle eine Beziehung herstellen. Eine Beziehung, die bereits hergestellt wurde. Ich kann das aber trotzdem noch mal machen. Ich gehe hier auf Tabelle "Kunden", und diese Tabelle "Kunden" ist verknüpft mit der Tabelle "Aufträge". Die Suchspalte wäre die Kundennummer. Nun bekomme ich eine Information, dass die Beziehung nicht in die gewünschte Richtung erstellt werden kann. Das ist auch nur eine Information. Er muss es umdrehen, er muss nämlich eine Beziehung von "Aufträge" zu "Kunden", und nicht von "Kunden" zu "Aufträge" herstellen. Für Sie hat es im Moment keine Bedeutung, Sie können auf "Erstellen" klicken, und diese Verbindung würde hergestellt werden, wenn nicht bereits eine entsprechende Beziehung bestehen würde. Doppelt kann diese natürlich nicht hergestellt werden, deswegen klicke ich hier auf "OK", und dann auf "Abbrechen". Wie gesagt, der Assistent hat mir diese Aufgabe bereits abgenommen. Bevor ich nun meine PowerPivot-Tabelle erstelle, muss ich noch einige Spalten hinzufügen, so z.B. für den Gesamtpreis, der ja in der Tabelle "Auftragspositionen" so nicht vorliegt. Dazu muss ich die Menge mit dem Einzelpreis multiplizieren, und das funktioniert so ähnlich, wie Sie das aus Excel kennen. Ich gehe hier oben in die Bearbeitungszeile, geben ein Gleichheitszeichen ein, klicke auch die Menge, und multipliziere, gebe das Malzeichen ein mit dem Einzelpreis, bestätige mit "Enter", und er führt diese Berechnung komplett durch - für die gesamte Spalte - und nennt das Ganze "Calculated Column 1". Das ist natürlich kein Name, den ich verwenden möchte. Ich klicke dieses "Calculated Column 1" an, und überschreibe es mit Gesamtpreis. Dann gehe ich in die Tabelle "Aufträge". In der Tabelle "Aufträge" befindet sich mein Auftragsdatum, nach dem ich nachher gruppieren möchte. Allerdings liegt dieses Auftragsdatum für die Gruppierung nicht so vor, wie ich es gerne hätte. Deswegen werde ich auch hier zwei neue Felder hinzufügen, und zwar ein Feld "Monat/Jahr" und ein Feld "Jahr". Diese muss ich entsprechend berechnen, und das mache ich mithilfe einer Formatierung. Auch hier gehe ich wieder in die Bearbeitungszeile, gebe ein Gleichheitszeichen ein, und dann die Funktion "Format". Sie sehen, "Format" konvertiert einen Wert im Text im eingegebenen Zahlenformat. Genau das möchte ich machen. Meinen Wert finde ich ja bei "Auftragsdatum". Das muss ich lediglich nur anklicken. Dann folgt ein Semikolon, und nun kommt Format, in dem ich das Ganze angezeigt haben möchte. Das ist ein Text, deswegen in Anführungszeichen. Ich hätte gerne das Jahr "YYYY" und dann den Monat "MM", getrennt durch ein Leerzeichen, Anführungszeichen oben, Klammer geschlossen, und "Enter". Sie sehen, er fügt wieder eine "Calculated Column" ein, und Sie sehen mein Datum entsprechend formatiert. Auch hier wieder eine Namensvergabe, nämlich "Jahr/Monat". Und weil es so schön war, das Gleiche noch mal. Ich möchte wieder die Funktion "Format" verwenden, ich brauche wieder den Bezug aufs Auftragsdatum, ein Semikolon, Anführungszeichen. Dann für "Year" viermal das "Y", dann Klammer zu und "Enter", und er gibt mir jetzt das entsprechende Jahr aus. Auch hier die Bezeichnung ändern in "Jahr". Damit habe ich im Prinzip alles gemacht, was ich machen musste. Ich habe jetzt die Möglichkeit, entsprechend meine "Pivot Tables" zu erstellen. Dazu klicke ich jetzt auf die Registerkarte "Home", und jetzt sehen Sie, hier bietet er mir an, dass ich Pivot-Tabellen erstellen kann. Eine ganz normale, ich kann ein "Pivot Chart" erstellen. Ich habe hier die Möglichkeit Diagramm und Tabelle horizontal, vertikal, zwei Diagramme, sowohl horizontal als auch vertikal, und hier vier Diagramme. Ich entscheide mich für vier Diagramme, klicke hier auf diese Option, und er sagt, ich benötige eventuell ein neues Arbeitsblatt, kann das Ganze aber auch in ein vorhandenes Arbeitsblatt einfügen. Ich wähle hier "Vorhandenes Arbeitsblatt", weil ja dieses Arbeitsblatt leer ist, klicke auf "OK", und er holt mir jetzt meine Daten in Excel. Sie sehen hier oben das kontextsensitive Menü PowerPivot, Analysieren, Entwurf und Format. Allerdings sind hier die Tabellen einzeln aufgeführt, d.h. möchte ich meine Daten auswählen, dann habe ich hier die Möglichkeit, die Tabelle anzuklicken, und aus dieser Tabelle entsprechend einen Wert zu wählen. Ich klicke jetzt auf "Kundenname", und der Kundenname wird mir eingefügt. Sie sehen, er macht das hier in dem ersten Diagramm. Dann möchte ich weiter neben dem Kundennamen in der Tabelle "Kunden" nichts mehr haben. Allerdings bei den Aufträgen hätte ich jetzt gerne mein Auftragsdatum, und zwar nach Monat und Jahr. Das soll allerdings nicht hier stehen, sondern das soll praktisch hier bei "Legende Reihe" stehen. Sie sehen, er fängt hier schon entsprechend an, das Diagramm aufzubauen, und das Dritte, was ich haben möchte, sind natürlich meine Werte. Diese Werte, die stehen bei den Auftragspositionen, das ist das Feld, das ich gerade angelegt habe - der Gesamtpreis. Und dieser Gesamtpreis wird automatisch natürlich in Werte übertragen. Damit habe ich mein erstes Diagramm von PowerPivot erstellt. Nun kann ich natürlich für alle vier Diagramme aus meinen vier entsprechenden "Pivot Tables" die entsprechenden Felder auswählen. Ich gehe auf "Diagramm 2". Sie sehen hier wieder keine eingetragenen Werte. Ich möchte hier das Ganze gerne nach den Artikeln aufbauen. Ich möchte gerne den Artikelnamen haben. Weiter soll hier bspw. von den Aufträgen wieder das Datum kommen, und von den Auftragspositionen benötige ich wieder den entsprechenden Gesamtpreis. Sie sehen, hier erscheint meine Auswahl im "Diagramm 2" mit den gewählten Daten. Dann habe ich hier mein "Diagramm 3". Auch hier möchte ich eine entsprechende Aufstellung machen, und zwar interessiert mich hier, wie sich volumenmäßig meine Artikel zusammensetzen. Ich wähle also aus der Tabelle "Artikel" den Artikelnamen aus, und dann weiter aus meiner Tabelle "Auftragspositionen" den Gesamtpreis. Das wäre z.B. auch eine hübsche Darstellung, die könnte ich so stehenlassen. Ich möchte aber gerne den Diagrammtyp ändern. Ich möchte gerne hier ein Kreisdiagramm haben, in dem ich die entsprechende Verteilung sehe. Das könnte ich natürlich auch mit einem anderen Diagramm machen, oder mit einem Kreis aus einem Kreis - auch sehr interessant - oder Balken aus Kreis. Auch das ist eine interessante Darstellung - oder z.B. auch mithilfe eines solchen Ringdiagramms. Bestätige ich mit "OK", dann sehen Sie, wie sich die Prozessoren umsatzmäßig zu den Grafik-Chips und den Festplatten verhalten. Vielleicht das gleiche nochmals, allerdings als Säulengrafik. Ich habe mein "Diagramm 4" angeklickt, gehe nochmals auf die Artikel, und möchte hier die Artikelbezeichnung dieses Mal haben, als anderen Eintrag natürlich den Gesamtpreis, der aus den Auftragspositionen kommt. Klicke das Ganze an, und Sie sehen hier eine entsprechende Aufteilung nach den Produkten, die ich hier habe, nach den Prozessoren oder nach den Festplatten. Na ja, vielleicht möchte ich das nicht ganz so, wie es dargestellt wird, sehen, sondern vielleicht wäre es mir lieber, ich sähe das nur für einen ganz bestimmten Artikel, d.h. ich würde hier noch einen entsprechenden Filter mit einbauen. Ich gehe noch mal auf die Artikel und hole mir hier den Artikelnamen. Und dieser Artikelname, der soll hier bei den Filtern auftauchen, und ich möchte jetzt gerne nach dem entsprechend filtern, d.h. also, ich würde gerne hier bei den Artikelnamen nur die Prozessoren sehen. Allerdings, auch hier kann ich das anders machen. Ich nehme Artikelname hier noch mal raus, und möchte gerne statt des Filters einen Datenschnitt verwenden. Dazu muss ich in "Analysieren" gehen, hole mir hier "Datenschnitt einfügen", und hier klicke ich noch mal den Artikelnamen an, klicke auf "OK", und er platziert mir hier in meiner entsprechenden Grafik einen entsprechenden Datenschnitt. Und wenn ich nun auf "Festplatte" oder "Grafik-Chips", oder wie ich es vorhatte, auf "Prozessor" klicke, dann sehen Sie hier nur noch die Prozessoren entsprechend angezeigt. Wichtig ist, und das ist verbessert gegenüber Excel 2010, dieser Datenschnitt bezieht sich jetzt nun wirklich nur auf dieses Diagramm, das ich gerade ausgewählt habe. Möchte ich noch etwas Schönes haben, z.B. eine Zeitachse, dann klicke ich auf "Zeitachse", und habe hier die Möglichkeit, für das Auftragsdatum. Das gilt allerdings dann für alle Tabellen, eine Zeitachse einzufügen, und Sie sehen, ich hätte hier z.B. dann die Möglichkeit zu sagen, ich möchte nur meine Werte anzeigen für den Januar oder für den Februar oder für den März. Das war jetzt ein kurzer Einblick auf die Möglichkeiten, die Ihnen hier von PowerPivot angeboten werden. Ein wirklich mächtiges Tool, das sich auch im Vergleich zur Version Excel 2010 doch noch mal deutlich verbessert hat.

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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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