Office 365: Administration

Postfächer verwalten

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Die Verwaltung von Postfächern gehört zu den wesentlichen administrativen Aufgaben bei Exchange Online. Sehen Sie, wie Sie dabei vorgehen und welche Optionen es gibt.

Transkript

In der Praxis ist es oft erforderlich, die Postfächer Ihrer Benutzer an bestimmte Nutzungsszenarien anzupassen. Dazu gehören beispielsweise weitere E-Mail-Adressen und die Freigabe der Postfächer an bestimmte Benutzer. Das Video gibt einen Überblick über die vorhandenen Optionen. In der Benutzerverwaltung des Office 365 Admin Centers können Sie für jedes Benutzerkonto direkt verschiedene Einstellungen vornehmen. Hier beispielsweise der Benutzername, die Produktlizenzen, oder auch die Gruppenmitgliedschaften. Weiter unten befinden sich auch verschiedene Optionen für das Postfach. Allerdings verfügt das Postfach über deutlich mehr Einstellungsmöglichkeiten, als die hier aufgeführten. Klicken Sie auf Exchange-Eigenschaften bearbeiten, springen Sie in ein Optionsfenster, dass vom Exchange Admin Center stammt, also der Verwaltungsoberfläche von Exchange Online. Dieses Optionsfenster würden Sie auch erreichen vom Exchange Admin Center aus. Ich öffne es gerade, wechsle dann dort zu den Empfängern und öffne dann dort das Postfach. Die Postfach-Optionen sind so vielfältig, dass sie hier in verschiedene Bereiche aufgeteilt sind. Der erste Bereich enthält einige allgemeine Angaben, wie den Vornamen und den Nachnamen. Diese Werte sind auch im globalen Adressbuch ersichtlich, in dem Anwender nach Kontakten aus Ihrer Organisation suchen können. Im Bereich Postfachnutzung sehen wir den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, sowie wie viel Speicherplatz in diesem Postfach bereits belegt wurde. Weiter geht es mit den Kontaktinformationen. Auch diese Angaben sind im globalen Adressbuch sichtbar. Im Bereich Organisation geben Sie an, wo der Anwender in Ihrer Organisation arbeitet. Hier gibt es auch die Möglichkeit, den Vorgesetzten des Benutzers einzutragen. Diese Information wird Beispielsweise für ein Organisationsdiagramm verwendet. Im Bereich E-Mail-Adresse sehen Sie alle Adressen, die für dieses Postfach vorgesehen sind. E-Mail-Adressen erkennen Sie am Typ: SMTP. Dabei erkennen Sie an einem großgeschriebenen SMTP die sogenannte Antwortadresse, oder auch Premiere E-Mail-Adresse. Unter dieser Adresse werden E-Mails aus dem Postfach heraus versandt. Sie können jedoch auch sekundäre E-Mail-Adressen hinzufügen. Beispielsweise, wenn in diesem Postfach E-Mails von mehreren Adressen ausgeliefert werden sollen. Hier ein Beispiel: Angenommen, es sollen E-Mails, die an stark@beispielag.de geschickt werden, in diesem Postfach ankommen, geben Sie hier eine weitere E-Mail-Adresse an. Wählen Sie hier den E-Mail-Adresstyp SMTP und geben dann die E-Mail-Adresse ein. Soll die neue Adresse die Premiere E-Mail-Adresse werden, klicken Sie auch hier auf diese Option. Diese Liste der Adressen enthält aber potenziell nicht nur E-Mail-Adressen, sondern es könnten hier auch andere Adressen aufgeführt sein. Beispielsweise eine SIP-Adresse, was die Kontaktadresse von Skype von Business darstellt. Der Bereich Postfachfunktionen enthält eine Vielzahl von weiteren Optionen. Zunächst sehen wir hier vier verschiedene Richtlinien, bezüglich Freigaben, Berechtigungen, Überrollen, die Aufbewahrung von Postfachinhalten und für die Verwendung des Adressbuchs. Darunter können Sie dann nicht benötigte Protokolle oder nicht benötigte Funktionen deaktivieren. Beispielsweise das IMAP-Protokoll, oder auch das POP3-Protokoll. Mit dem Beweissicherungsverfahren können Sie den Aufbewahrungspflichten Ihres Unternehmens nachkommen, indem Sie Postfachelemente für einen definierten Zeitraum vorhalten, auch wenn Sie den Anwender schon längst aus einem Postfach gelöscht hatten. Die Archivierung hier betrifft ein optionales, zusätzliches Archivpostfach, dass Sie Ihren Anwendern zur Verfügung stellen können. Ein solches Archivpostfach wird in Outlook unterhalb Streamieren-Postfachs eingeblendet. Ganz am Ende finden wir hier dann noch den Bereich Nachrichtenfluss. Mit diesen Optionen richten Sie beispielsweise eine dauerhafte E-Mail-Weiterleiten ein. Geben die Maximalgröße von E-Mails samt anhand vor, und bestimmen wer an dieses Postfach Nachrichten senden darf. Im Bereich Mitglied von sehen Sie, in welchen Gruppen der Benutzer Mitglied ist. Hier ist die Liste auch noch leer. Weiter geht es mit der E-Mail-Info. Bei einer E-Mail-Info handelt es sich um einen kurzen Text, der automatisch in Outlook eingeblendet wird, wenn jemand dieses Postfach als Empfänger ausgewählt hat. Damit können Sie hilfreiche Nachrichten einblenden lassen. Beispielsweise, dass eine Antwort etwas länger auf sich warten lassen kann. Zu guter Letzt haben wir hier noch den Bereich Postfachstellvertretung. Hier geben Sie anderen Benutzern Zugriffsrechte auf das Postfach. Mit Senden als geben Sie einen Benutzer das Recht, von diesem Postfach aus Nachrichten zu versenden. Senden im Auftrag von ist ähnlich, hier doch erkennt der Empfänger an der Absenderangabe, dass die Nachricht zwar von diesem Postfach stammt, sie jedoch von einem andren Benutzer versandt wurde. Und mit der Berechtigung Vollzugriff können die Benutzer sich frei in den Postfach bewegen. Dabei ist es sogar so, dass die Benutzer das Postfach automatisch in Ihrem Outlook eingeblendet bekommen, sofern sie über Vollzugriffsberechtigungen verfügen. Mit den hier dargestellten Optionen können Sie die Postfächer Ihrer Anwender sehr individuell an Ihre Bedürfnisse und die Ihre Organisation anpassen.

Office 365: Administration

Entdecken Sie, wie Sie die Office 365-Implementierung Ihrer Organisation effizient verwalten, u.a. die globalen Einstellungen, die Exchange-Postfächer sowie SharePoint und Skype for Business.

1 Std. 48 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:28.08.2017

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