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Office 365: Outlook Grundkurs

Postfach aufräumen, Outlook-Elemente archivieren

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Räumen Sie Ihr Postfach auf oder archivieren Sie ältere Elemente. Über die Postfachbereinigung lässt sich feststellen, wo Speicherbedarf vorliegt. Mit der Autoarchivierung wird automatisch eine Archivdatei lokal angelegt.
05:20

Transkript

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Ihr Postfach aufräumen und wie Sie Outlook-Elemente archivieren können. Bei der täglichen Arbeit mit Outlook sammeln sich viele E-Mails, Aufgaben, Termine und Notizen an. So dass das Postfach gelegentlich aufgeräumt werden muss. Je nachdem, wie die Speicherrichtlinien in Ihrem Unternehmen festgelegt worden, haben Sie eventuell die Möglichkeit sämtliche Outlook-Elemente lokal auf Ihrem Computer zu speichern. Gehen Sie über das Register "Datei" direkt hier im Bereich "Informationen", in der Backstage-Ansicht, klicken Sie auf die Schaltfläche "Tools zum Aufräumen" und Sie wählen ganz im oberen Bereich den Befehl "Postfachbereinigung". Es öffnet sich ein Dialog. Über die Schaltfläche "Postfachgröße anzeigen" wird Ihnen die Größe aller Outlook-Ordner und Unterordner angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit mit der Bildlaufleiste hoch und runter zu blättern und Sie sehen hier auch die Größe des Kalenders oder der Notizen und mit diesem Dialog haben Sie einen schnellen Überblick, wo am meisten Speicherplatz benötigt wird, in diesem Fall schließe ich den Dialog. Im nächsten Abschnitt des Dialoges "Elemente suchen, die älter sind als 90 Tage". Hier können Sie die Elemente filtern, die älter als 90 Tage alt sind und Sie könnten diese Elemente, dann löschen. Sie können aber auch das Alter der Elemente erhöhen, beziehungsweise herabsetzen. Im Bereich "Elemente suchen, die größer sind als 250 KB", können Sie größere Dateien ausfindig machen, wie zum Beispiel E-Mails oder Kalendereinträge mit großen Anhängen und Sie können dann entscheiden, ob und welche Elemente Sie löschen möchten. Bevor Sie auf die Schaltfläche "AutoArchiv" klicken, kurz ein Hinweis: Sobald auf die Schaltfläche geklickt wird, wird automatisch die Archivierung gestartet und eine Archivdatei lokal angelegt. Und Elemente, die älter als sechs Monate sind, werden dann automatisch archiviert. Sie erhalten dann im Ordnerbereich des Postfaches einen Archivordner, indem Sie die archivierten Elemente, die älter als sechs Monate sind aufsuchen können. In meinem Beispiel klicke ich auf die Schaltfläche und wechsel direkt über den Pfeil zurück in mein Postfach. Und wenn ich einmal ganz nach unten blättere, da sehe ich jetzt den Archivordner. Mein Outlook hier in diesem Fall ist noch nicht so alt, deshalb gibt es bei mir keine archivieren Elemente. Ich wechsel nochmal zurück, und zwar über das Register "Datei" im Bereich "Informationen" über die Schaltfläche "Tools zum Aufräumen", nochmal in die "Postfachbereinigung", denn hier gibt es noch einmal die Schaltfläche "Größe von "Gelöschten Elementen" anzeigen" und hier gibt es auch die Schaltfläche "Leeren". Über die Schaltfläche Leeren löschen Sie endgültig alle Elemente, die sich im Ordner "Gelöschte Elemente" befinden. Das ist vielleicht auch nochmal ein Hinweis, um schnell das Postfach aufzuräumen. In diesem Beispiel schließe ich einmal diesen Dialog. Auch nochmal ein kleiner Hinweis: Also sobald Sie die Autoarchivierung aktiviert haben, wird Outlook Sie alle 14 Tage fragen, ob Sie Elemente, die älter als sechs Monate sind archivieren möchten. Sie können das Archivierungsdatum auch manuell festlegen, ab welchem Datum archiviert werden soll. Dafür klicke ich nochmal auf "Tools zum Aufräumen" und diesem Fall klicke ich direkt hier unten auf "Archivieren". Und sie sehen hier im unteren Bereich "Elemente archivieren, die älter sind als" und wenn ich auf diesen DropDown Pfeil klicke, öffnet sich der Kalender und hier habe ich die Möglichkeit manuell ein Datum zu setzen. Möchten Sie nicht nur den Posteingang, sondern alle Outlook-Module einmal manuell archivieren, dann aktivieren Sie im oberen Bereich die Option "Alle Ordner gemäß ihrer AutoArchivierungseinstellung archivieren". Dann werden alle Outlook-Module und deren Elemente archiviert. In diesem Fall bestätige ich nochmal mit OK und wechsel zurück in den Posteingang. In diesem Video haben Sie gelernt, wie Sie Ihren Posteingang aufräumen und Outlook-Elemente archivieren können.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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