Outlook 2016 Grundkurs

Postfach aufräumen, Outlook-Elemente archivieren

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Räumen Sie Ihr Postfach auf oder archivieren Sie ältere Elemente. Über die Postfachbereinigung lässt sich feststellen, wo Speicherbedarf vorliegt. Mit der Autoarchivierung wird automatisch eine Archivdatei lokal angelegt.
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Transkript

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Ihr Postfach aufräumen, und wie Sie Outlook Elemente archivieren können. Bei der täglichen Arbeit mit Outlook sammeln sich viele E-Mails, Aufgaben, Termine und Notizen an, so, dass das Postfach gelegentlich aufgeräumt werden muss. Je nachdem, wie die Speicherrechtlinien in Ihrem Unternehmen festgelegt wurden, haben Sie eventuell die Möglichkeit sämtliche Outlook Elemente lokal auf Ihrem Computer zu speichern. Gehen Sie über das Register Datei, direkt hier im Bereich Informationen in der Backstageansicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Tools zum Aufräumen, und Sie wählen ganz im oberen Bereich den Befehl Postfachbereinigung. Es öffnet sich ein Dialog, über die Schaltfläche Postfachgröße anzeigen, wird Ihnen die Größe aller Outlook Ordner und Unterordner angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit mit der Bildlaufleiste hoch und runter zu blättern, und Sie sehen hier auch die Größe des Kalenders oder der Notizen. Und mit diesem Dialog haben Sie einen schnellen Überblick, wo am meisten Speicherplatz benötigt wird. In diesem Fall schließe ich den Dialog. Im nächten Abschnitt des Dialoges, Elemnte suchen die älter sind als 90 Tage. Hier können Sie die Elemente filtern, die älter als 90 Tage alt sind, und Sie könnten diese Elemente dann löschen. Sie können aber auch das Alter der Elemente erhöhen, bzw. herabsetzen. Im Bereich Elemente suchen, die größer sind als 250 Kb, können Sie größere Dateien ausfindig machen, wie zum Beispeil E-Mails oder Kalendereinträge mit großen Anhängen, und Sie können dann entscheiden, ob und welche Elemente Sie löschen möchten. Bevor Sie auf die Schaltfläche Autoarchiv klicken, kurz ein Hinweis, sobald auf die Schaltfläche geklickt wird, wird automatisch die Archivierung gestartet, und eine Archivdatei lokal angelegt. Und Elemente die älter als sechs Monate sind, weden dann automatisch archiviert. Sie erhalten dann im Ordnerbereich des Postfaches einen Archivorder, in dem Sie die archivierten Elemente, die älter als sechs Monate sind, aufsuchen können. In meinem Beispiel klicke ich auf die Schaltfläche, und wechsel direkt über den Pfeil zurück in mein Postfach, und wenn ich einmal ganz nach unten blättere, da sehe ich jetzt den Archivordner. Mein Outlook hier in diesem Fall ist noch nicht so alt, deshalt gibt es bei mir keine archivierten Elemnte. Ich wechsel noch mal zurück, und zwar über das Register Datei, im Bereich Informationen, über die Schaltfläche Tools zum Aufräumen, noch mal in die Postfachbereinigung, denn hier gibt es noch einmal die Schaltfläche Größe von gelöschten Elementen anzeigen, und hier gibt es auch die Schaltfläche Leeren. Über die Schaltfläche Leeren löschen Sie endgültig alle Elemente, die sich im Ordner "Gelöschte Elemente" befinden Das ist vielleicht auch noch mal ein Hinweis um schnell das Postfach aufzuräumen. In diesem Beispiel schließe ich einmal diesen Dialog. Auch noch mal ein kleiner Hinweis, also sobald Sie die Autoarchivierung aktiviert haben, wird Outlook Sie alle 14 Tage fragen, ob Sie Elemente, die älter als sechs Monate sind, archivieren möchten. Sie können das Archievierungsdatum auch manuell festlegen, ab welchem Datum archiviert werden soll. Dafür klicke ich noch mal auf Tools zum Aufräumen, und in diesem Fall klicke ich direkt hier unten auf Archivieren. Und Sie sehen hier im unteren Bereich, Elemente archivieren, die älter sind als, und wenn ich auf diesen Dropdownpfeil klicke, öffnet sich der Kalender, und hier habe ich die Möglichkeit manuell ein Datum zu setzen. Möchten Sie nicht nur den Posteingang, sondern alle Outlook Modulle einmal manuell archivieren, dann aktivieren Sie im obereb Bereich die Option, alle Ordner gemäß Ihrer AutoArchivierungseinstellung archivieren, dann werden alle Outlook Module, und deren Elemente archiviert. In diesem Fall bestätige ich nochmal mit OK, und wechsle zurück in den Posteinbgang. In diesem Video haben Sie gelernt, wie Sie ihren Posteingang aufräumen und Outlook Elemente archivieren können.

Outlook 2016 Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook 2016 (für Windows) im Griff.

4 Std. 46 min (48 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.11.2015

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