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Outlook 2013 Grundkurs

Postfach aufräumen, Elemente archivieren

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In Outlook stehen einige Tools für das Aufräumen eines Postfachs sowie zur Archivierung von Outlook-Elementen zur Verfügung.
04:15

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihr Postfach aufräumen und wie Sie Outlook-Elemente archivieren können. Im Laufe der Arbeit mit Outlook sammeln sich viele E-Mails, Notizen, Aufgaben und Termine an, sodass Sie Ihr Postfach aufräumen müssen. Je nachdem, wie die Speicherrichtlinien in Ihrem Unternehmen festgelegt wurden, haben Sie ggf. die Möglichkeit, sämtliche Outlook-Elemente lokal auf Ihrem Computer zu speichern. Um Outlook-Elemente zu archivieren oder das Postfach aufzuräumen gehen Sie wie folgt vor: Über das Register "Datei" wechseln Sie in der Backstage-Ansicht direkt hier bei Informationen über die Schaltfläche "Tools zum Aufräumen". Sie können im Menu direkt ganz oben "Postfachbereinigung" auswählen und es öffnet sich ein Dialogfeld. Über die Schaltfläche "Postfachgröße anzeigen", hier wird Ihnen die Größe aller Outlook-Ordner und -Unterordner angezeigt. Auch die Größe aller Aufgaben, Kalender, Notizen wird Ihnen hier aufgelistet dargestellt. Sie können hier mit der Bildlaufleiste nach unten blättern. Damit haben Sie schnell einen Überblick, was am meisten Speicherplatz benötigt. In diesem Fall schließe ich dieses Dialogfeld. In diesem Bereiche "Elemente suchen, die älter sind als 90 Tage", könnten Sie jetzt schauen, welche Elemente sind jetzt schon älter, welche könnte ich ggf. löschen? Man kann die Tage auch nach oben setzen oder weiter heruntersetzen, je nachdem, wonach Sie suchen möchten. "Elemente suchen, die größer sind als ..." eine bestimmte Anzahl an Kilobytes, somit können Sie große Dateien oder bzw. E-Mails mit großen Anhängen ausfindig machen und dann überlegen, ob Sie diese ggf. löschen möchten. Dann "AutoArchivieren", sobald Sie diese Schaltfläche anklicken, wird eine AutoArchivdatei lokal angelegt und Elemente, die älter als 6 Monate sind, werden dann archiviert. In der Ordnerleiste Ihres Postfaches wird Ihnen dann auch noch zusätzlich ein Archivordner angezeigt, wo Sie dann weiterhin auf Elemente, die eben älter als 6 Monate sind, zugreifen können. In diesem Beispiel klicke ich es an, ich wechsle einmal zurück in mein Postfach. Hier im unteren Bereich sehen Sie, dass hier das Archiv angelegt wurde. Im Augenblick gibt es hier noch nichts, weil mein Outlook noch nicht so lange installiert ist, dass es 6 Monate alt ist, also werden hier keine Elemente archiviert sein. Ich wechsle noch einmal in die Backstage-Ansicht über "Datei", wechsle noch mal auf die "Tools zum Aufräumen" und noch mal auf die "Postfachbereinigung". Über die Schaltfläche "Leeren" werden alle Elemente, die sich im Ordner "Gelöschte Elemente" befinden, endgültig gelöscht. In diesem Beispiel schließe ich einmal das Fenster. Wenn Sie die AutoArchivierung aktiviert haben, dann wird Outlook Sie alle 14 Tage fragen, ob Sie Elemente, die älter als 6 Monate sind, archivieren möchten. Sie können aber auch ein anderes älteres Datum festlegen, ab wann archiviert werden soll. Dafür klicke ich noch mal auf "Tools zum Aufräumen" und diesmal wähle ich "Archivieren". Hier im unteren Bereich sehen Sie "Elemente archivieren, die älter sind als ..." und da habe ich den Kalender und kann individuell das Datum festlegen. Zusätzlich noch mal den Hinweis, Sie haben hier die Option "Alle Ordner gemäß ihrer AutoArchivierungseinstellung archivieren". Möchten Sie alle Outlook-Module ein Mal manuell archivieren, dann aktivieren Sie die obere Option. Dann werden alle Inhalte der Module mit archiviert. In diesem Fall klicke ich auf "OK" und wechsle wieder in den Posteingang. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr Postfach aufräumen und wie Sie Outlook-Elemente archivieren.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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