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Posteingang organisieren

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Um in Ihrem E-Mail-Fach den Überblick zu behalten, können Sie in Gmail ganz einfach über Konversationen, Labels oder Markierungen Ihre E-Mails organisieren.
06:19

Transkript

Um in Ihrem E-Mail-Postfach den Überblick zu behalten, bietet Gmail eine Reihe nützlicher Funktionen, die andere E-Mail-Programme nicht bieten. In diesem Video erfahren Sie nun, welche das sind. Vorab ist zu sagen, dass bei Google-Mail prinzipiell jede E-Mail nur einmal im Postfach ist. Aber eine E-Mail kann in verschiedenen Ansichten erscheinen. Schauen wir uns die einzelnen Ansichten einmal an. Es gibt den Posteingang. Klar, dort sind alle neuen E-Mails drin. Wenn Sie eine E-Mail im Posteingang markieren, das machen Sie einfach, indem Sie hier vorne auf diesen Stern klicken, das sich dann gelb färbt, dann ist diese E-Mail gleichzeitig auch noch in der Ansicht "Markiert". Genauso gibt es die Ansicht "Wichtig". In "Wichtig" sind alle E-Mails drin, die diesen gelben Pfeil hier vorne stehen haben. Diese Wichtigkeitseinstufung wird von Google automatisch vorgenommen anhand verschiedener Kriterien, beispielsweise der Wörter, die in der E-Mail enthalten sind, oder wenn eine E-Mail von einem bestimmten Empfänger grundsätzlich geöffnet wird. Google lernt hier aber auch automatisch hinzu. Man kann einfach, indem man hier auf diesen gelben Pfeil klickt, die Nachricht als unwichtig markieren, dann weißt Google in Zukunft, dass diese E-Mails nicht wichtig sind und markiert sie auch nicht mehr entsprechend. Diese Wichtigkeitseinstufung kann man auch deaktivieren. Das geht über die Einstellungen, dazu sage ich Ihnen aber nachher mehr. Schauen wir uns noch die weiteren Ansichten an. Es gibt noch eine Ansicht mit den gesendeten E-Mails. Dort sind alle gesendeten E-Mails drin. Eine Entwurfsansicht, dort sind alle Entwürfe von E-Mails drin. Und wenn man hier auf "Mehr" klickt, gehen noch weitere Ansichten auf, wie beispielsweise "Chats", E-Mails mit Spamverdacht, Papierkorb, alle gelöschten E-Mails, oder "Alle Nachrichten", bei "Alle Nachrichten" sind wirklich dann alle Ihre E-Mails in Ihrem Postfach drin. Sie werden jetzt hier vielleicht eine Ordnerstruktur vermissen. Ordnerstruktur, wie sie Sie von LotusNotes oder von Outlook gewöhnt sind. Bei Google-Mail gibt es keine Ordnerstruktur, aber es gibt eine Alternative, Sie können Labels anlegen. Was sind Labels? Labels sind vergleichbar mit Haftnotizen. Sie können einer E-Mail ein Label zuordnen, wie beispielsweise "Projekt 2014". Vorteil von Labels ist, Sie können einer E-Mail mehrere Labels zuordnen, das dann letztendlich das genaue [Unverständlich] Prinzip wie bei einer Haftnotiz, das heißt, Sie können mehrere Haftnotizen auf diese E-Mail kleben. Wie erstelle ich nun ein neues Label? Ganz einfach! Sie markieren beispielsweise diese E-Mail. Dann öffnen sich oben diverse Aktionsbuttons. Hier gbit´s dann auch diesen Button "Labels". Wenn Sie dort drauf klicken, können Sie sagen: Okay, neues Label hinzufügen, oder Sie können auch bereits ein erstellten Label, ein vorhandenes Label benutzen. Wir machen jetzt mal ein neues Label, das da heißt "Projekt A". Klicken auf "Neu erstellen". Dann sehen Sie, ein Label hat auch was von einer Ordnerstruktur, das heißt, wenn Sie später mal mehrere Labels haben, können Sie auch Label einordnen unter, das heiß, man kann dann hier auch Unterlabels machen, vergleichbar mit Unterordnern. Wir machen jetzt mal ein ganz normales Label, klicken auf "Erstellen" und dann sehen Sie, ist dieses Label erstellt. Und diese E-Mails hat jetzt hier dieses Label "Projekt A". Hier auf der linken Seite, bei den Ansichten, gibt´s jetzt zudem auch eine Ansicht, mit dem "Projekt A"-Label und wenn Sie hier drauf klicken, sehen Sie dann quasi diese E-Mail "Thomas Maier", "Aktuelle Informationen zu Projekt X", der ich gerade eben das Label "Projekt A" zugeordnet habe. Außerdem sehen Sie, dass diese E-Mail auch noch das Label "Posteingang" hat. Der Posteingang ist nämlich nichts anderen als ein Label, das heißt, jede neue E-Mail, die in Ihrem E-Mail-Postfach reinkommt, bekommt einfach dieses Label "Posteingang", ist dann in der Ansicht "Posteingang" und aber auch in der Ansicht "Alle Nachrichten". Das heißt, jede E-Mail ist einmal in der Ansicht "Alle E-Mails" enthalten. Gehen wir zurück zum Posteingang. Wenn Sie Ihren Posteingang aufräumen möchten, haben Sie die Möglichkeit E-Mails zu archivieren. Wie geht das? Sie markieren einfach eine E-Mail, dann gehe hier oben entsprechend die Aktionsbuttons auf und dort haben Sie unter anderem die Archivieren-Funktion. Was passiert wenn Sie eine E-Mail archivieren? Archivieren bedeutet nichts anderes, als Sie entfernen das Label "Posteingang" und die E-Mail wird in der Ansicht "Alle E-Mails" weiter verfügbar sein. Sie sehen, die E-Mail ist jetzt aus dem Posteingang entfernt worden. Das heißt, das Label "Posteingang" ist entfernt worden, aber wenn Sie hier bei "Alle Nachreichen" schauen, dann finden Sie diese E-Mail weiterhin hier drin. Eine andere Besonderheit von Google-Mail sind Konversationen. Diese beiden E-Mails hier sind Konversationen. Das erkennt man da dran, dass immer mehrere Empfänger dran stehen und in Klammern noch eine Anzahl der kopierten E-Mails. Die Konversation ist immer eine Kopierung. Das heißt, in den E-Mails der Betreff nicht geändert wurde, man drückt zum Beispiel auf "Antworten" oder auf "Weiterleiten", dann die E-Mail zu einer Konversation zusammengefasst. Das heißt, der gesamte E-Mail-Verkehr zu einem Thema, wird von Google automatisch kopiert. Man hat nicht viele einzelne E-Mails im Postfach, sonder man hat den E-Mail-Verkehr schön gruppiert zusammen und kann immer sagen, okay, ich möchte die erste E-Mail noch anschauen, oder eine dazwischen oder die letzte E-Mail. Und ansonsten hat man im Posteingang die E-Mails eben praktisch zusammen gruppiert in einer Ansicht. Die Konversationsansicht kann auch deaktiviert werden. Aber meine Empfehlung, probieren Sie es einfach mal aus, das ist nämlich wirklich eine praktische Geschichte, sodass man thematisch verwandte E-Mails auf einem Blick anschauen kann. Probieren Sie die neuen Funktionen von Google aus, probieren Sie mit Labels zu arbeiten, probieren Sie die Konversationsansicht und Sie werden sehen, in Kürze werden Sie diese Funktionen nicht vermissen möchten.

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2 Std. 28 min (46 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.09.2014
Aktualisiert am:13.03.2017

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