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Outlook 2013 Grundkurs

Posteingang: Organisation vorbereiten

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Der Posteingang wird für die Organisation der E-Mails vorbereitet. Das umfasst die Wahl einer anderen Ansichtsdarstellung, das Gruppieren von Nachrichten anhand der Betreffzeile sowie das Erstellen zusätzlicher Ordner.
07:26

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen aufzeigen, wie Sie Ihren Posteingang für die Organisation Ihrer E-Mails vorbereiten, und dadurch einen sehr guten Überblick erhalten können. Um einen Überblick zu schaffen, werde ich eine andere Ansichtsdarstellung wählen. Den Kalender und die Aufgaben einblenden, und Ordner anlegen. Im ersten Schritt werde ich meine E-Mails als Unterhaltung anzeigen lassen. Damit werden mir meine Mails nach dem Betreff gruppiert. Ich wechsle in das Menübandregister "Ansicht" in die Gruppe "Nachrichten". Dort aktiviere ich das Kontrollkästchen als "Unterhaltungen anzeigen". Es folgt sofort ein Dialogfeld, wo ich auf die Schaltfläche "Allen Postfächern" klicke, da ich alle Outlook-Ordner einbeziehen möchte. Sie sehen nun in meinem Posteingang, dass mir Gruppen angezeigt werden. "Unterhaltung" werden mit einem Pfeil dargestellt, und durch einmaliges Klicken wird mir eine Unterhaltung angezeigt, und durch zweimaliges Klicken habe ich auch die Möglichkeit, meine gesendeten E-Mails zu sehen. Damit stehen mir zukünftig alle meine E-Mails gruppiert zu einem Betreff zur Verfügung. Im nächsten Schritt möchte ich mir den Kalender und die Aufgabenleiste im Posteingang einblenden lassen. Dafür bleibe ich im Register "Ansicht", ich wechsle in die Gruppe "Layout". Dort sehen Sie die Schaltfläche "Aufgabenleiste", und über das Kontextmenü kann ich den Kalender aktivieren. Und wenn ich noch einmal auf die Schaltfläche "Aufgabenleiste" klicke, aktiviere ich noch zusätzlich die Aufgaben. Im Kalender wird mir standardmäßig der aktuelle Monat und das aktuelle Datum angezeigt, das aktuelle Datum ist immer blau hervorgehoben. Und zusätzlich im Kalender werden mir die heutigen Termine angezeigt. In der Aufgabenleiste werden mir alle zugewiesenen und eigenen Aufgaben, die im Outlook erstellt wurden, aufgelistet. Somit habe ich mir schon einmal einen guten Überblick geschaffen: Ich sehe die gruppierten Unterhaltungen, ich habe rechts den Kalender, in dem ich auch blättern kann, ich kann zukünftige Monate einblenden, ich kann in die vergangenen Monate blättern, und ich sehe meine aktuellen Aufgaben. Da ich in diesem Beispiel für das Firmenevent auch zuständig bin, möchte ich gerne im Ordnerbereich einen Unterordner erstellen, den ich für die Eventplanung und auch zukünftige Events verwenden möchte. Sie können für jeden aufgeführten Ordner in der Ordnerleiste Unterordner erstellen. Nur sollten Sie überlegen, wo Sie den Ordner genau anlegen. Ich möchte Ihnen die Unterschiede verdeutlichen, deshalb lege ich zunächst den Ordner für das Firmenevent unterhalb des Posteingangs ein. Und hier gibt es unterschiedliche Wege: Sie können über das Register "Ordner" immer neue Ordner anlegen. Sie haben aber auch die Möglichkeit mit der rechten Maustaste direkt auf einen Ordner zu klicken, und dann einen neuen Ordner anzulegen. Entscheiden Sie für sich, welcher Weg für Sie der bessere ist. Ich klicke noch einmal in einen freien Bereich, um das Kontextmenü zu schließen. Die wichtige Voraussetzung ist, dass Sie immer den Ordner anklicken, unter dem Sie einen weiteren Unterordner anlegen möchten. "Posteingang" ist ausgewählt, ich wähle den Rechtsklick aus, wähle "Neuer Ordner" und es erfolgt direkt ein Eingabefeld, wo ich jetzt den Namen für den Ordner festlege, und zwar "Firmenevent". Ich bestätige mit Enter, und der Ordner ist angelegt. Nun kann ich zukünftig alle E-Mails, die die Events angehen, direkt in den Ordner verschieben, oder später auch durch automatische Regeln hier hinzufügen. Da ich zukünftig immer für alle Events zuständig sein werde, bin ich gerade am überlegen, ob es sinnvoll ist, wirklich alle E-Mails, was Events angeht, hier in diesen Ordner zu verschieben. Ich denke, es wäre besser, wenn dieser Ordner noch unterteilt wird, und zwar nach Jahren. Deshalb möchte ich noch einmal mit Ihnen zusammen einen Unterordner erstellen. Das bedeutet, ich klicke wirklich noch einmal auf "Firmenevent", weil dort möchte ich den Unterordner erstellen. Und dieses Mal wähle ich im Register "Ordner" die Schaltfläche "Neuer Ordner". In diesen Fall wird mir ein Dialogfeld angezeigt, wo ich ebenfalls einen Namen eingeben kann, und zwar das Jahr. Im unteren Bereich hätte ich jetzt die Möglichkeit, den Ordner auszuwählen, der übergeordnet ist. Aber in diesem Fall hatte ich ja "Firmenevent" schon ausgewählt, und deshalb übernehme ich alle Einstellungen, und bestätige mit "OK". Sie sehen der Ordner "2013" ist angelegt. Um Ihnen jetzt noch einmal ein weiteres Beispiel zu vermitteln, benötige ich noch einen Ordner. Und da meine täglichen Aufgaben auch die Betreuung der Kunden betrifft, und ich von den Kunden selbst viele, viele E-Mails bekomme, möchte ich noch einen weiteren Ordner erstellen namens "Kunden". Dieses Mal klicke ich direkt auf das Postfach, was immer dargestellt ist, entweder mit Ihrer E-Mail-Adresse oder mit dem Namen "Postfach". Ich klicke hier mit der rechten Maustaste, und wähle "Neuer Ordner". Es erfolgt wieder ein Eingabefeld, und hier schreibe ich den Namen "Kunden" rein. Ich bestätige wieder mit Enter. Sie sehen, dass die Anordnung des Ordners "Kunden" alphabetisch unterhalb des Ordners "Posteingang" angeordnet wurde. Das bedeutet, dass je nachdem, welchen übergeordneten Ordner Sie auswählen, die Anordnung des Unterordners sich entsprechend ändern kann. Während Ihr Ordner "Postfach" übergreifend für alle Ordner steht, steht der Ordner "Posteingang" extra im oberen Bereich, damit Sie dort eine alphabetische Ordnerstruktur darstellen können. Ein weiterer Hinweis noch zu den Ordnern: Möchten Sie eine Aktion, wie bspw. einen Ordner umbenennen, einen Ordner kopieren, verschieben oder löschen, wählen Sie zuerst den Ordner aus, wechseln Sie dann in das Register "Ordner", und in der Gruppe "Aktionen" haben Sie z.B. die Möglichkeit, den Ordner umzubenennen, Sie können den Ordner kopieren, verschieben oder löschen. Alternativ können Sie natürlich auch kontextbezogen solche Aktionen durchführen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken, stehen Ihnen auch hier die einzelnen Aktionen zur Verfügung. In diesem Video habe ich Ihnen aufgezeigt, wie Sie Ihren Posteingang für die Organisation Ihrer E-Mails vorbereiten, und dadurch einen guten Überblick bekommen.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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