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Office 365: Outlook Grundkurs

Posteingang für die Organisation der E-Mails vorbereiten

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Verschaffen Sie sich im Ordnerbereich mit neuen Unterordnern eine bessere Übersicht über Ihre E-Mails und zeigen Sie Ihre Termine und Aufgaben mithilfe des Kalenders und der Aufgabenleiste an.
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Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihren Posteingang für die Organisation Ihrer E-Mail-Nachrichten, Ihrer Termine und Aufgaben vorbereiten, und dadurch eine sehr gute Übersicht erhalten können. Um eine Übersicht aller E-Mails, aller anstehenden Termine und Aufgaben zu schaffen, werde ich eine andere Ansichtsdarstellung wählen. Ich werden den Kalender und die Aufgaben einblenden. Meine E-Mails werde ich in Unterhaltungsgruppen anzeigen lassen und Ordner anlegen. Im ersten Schritt lasse ich den Kalender und die Aufgaben einblenden. Dafür wechsle ich in das Register Ansicht. In der Gruppe Layout befindet sich die Aufgabenleiste, und wenn ich auf diesen Dropdown-File klicke, habe ich die Möglichkeit den Kalender und die Aufgaben anzeigen zu lassen. Im rechten Fensterbereich sehen Sie jetzt im oberen Bereich den Kalender, den ich durchblättern kann und bestimmte Tage auswählen kann, und im unteren Bereich sehen Sie die Aufgaben. Hier ist nochmal zu berücksichtigen, wenn ich nochmal die Aufgabenleiste öffne und das nochmal deaktivire, wenn ich zuerst die Aufgaben auswähle, dann werden mir die Aufgaben im oberen Bereich angezeigt, und wenn ich danach den Kalender auswähle, wird der mir im unteren Bereich angezeigt, ich finde diese Anordnung nicht optimal, deshalb ändere ich das nochmal kurz um. Im zweiten Schritt möchte ich meine E-Mails in Unterhaltung anzeigen lassen, damit werden mir die Mailsnach dem Betreff gruppiert, ich bleibe im Register Ansicht und in der gruppe Nachrichten, da habe ich die Möglichkeit meine nachrichten als Unterhaltung anzeigen zu lassen, ich aktiviere das Kontrollkästchen und es erfolgt sofort ein Dialog, innerhalb des Dialoges lege ich jetzt fest, dass ich alle E-Mail-Ordner miteinbeziehen möchte, deshalb klicke ich auf die Schaltfläche Allen Postfächern. Die E-Mails werden mir jetzt in Gruppen angezeigt, und die Unterhaltungen sind gekennzeichnet mit einem Pfeil-Symbol. Klicke ich auf so einen Pfeil-Symbol, werden mir semtliche Unterhaltungen hier angezeigt, auch von mir gesendete E-Mails, damit stehen mir meine Mails von nun an gruppiert nach einem Betreff zur Verfügung. Im dritten Schritt möchte ich einen Ordner erstellen, den ich für meine Projekte verwenden möchte. Sie können für die aufgeführten Ordner hier im Ordnerbereich jeweils Unterordner erstellen. Ich zeige Ihnen hier nun ein paar Beispiele, denn man sollte gut überlegen, wo die Ordner angelegt werden. Ich lege zuerst einen Projektordner unterhalb vom Posteingang, also des Ordners Posteingangs an, dafür habe ich jetzt zwei Möglichkeiten, ich klicke den Ordner direkt an und wähle das Register Ordner, und hier gibt es die Schaltfläche Neue Ordner. Alternativ kann ich auch mit der rechten Maustaste direkt auf den Posteingang klicken und auch hier Neue Ordner auswählen. Es folgt sofort ein Eingabefeld, wo ich jetzt das Wort Projekte eintrage. Ich bestätige mit Enter, und der Ordner wurde angelegt. Da ich in mehreren Projekten mitwirke, benötige ich einen weiteren Unterordner innerhalb von Projekten, dieses Mal klicke ich den Ordner Projekte an und gehe über das Register Ordner und über die Schaltfläche Neuer Ordner. In diesem Dialogfeld kann ich jetzt auch den Ordnernamen vergeben, zusätzlich könnte ich hier, im unteren Bereich auch noch den übergeordneten Ordner auswählen, da ich aber hier im linken Bereich, im Ordnerbereich bereits den Ordner Projekte ausgewählt habe, wird er hier auch direkt markiert dargestellt. Sobald ich den Namen eingegeben habe, klicke ich auf OK, und Sie sehen im Ordnerbereich den neuen Projektordner Skype for Business. Bitte achten Sie beim Anlegen von Ordnern immer darauf, wo sie sich befinden und wo Sie den Unterordner anlegen. Zukünftig kann ich nun meine E-Mails, die projektbezogen sind, direkt in meinen Projektordner verschieben oder später über sogenannte Regeln steuern. Nun möchte ich Ihnen ein weiteres Beispiel anzeigen, dafür benötige ich einen weiteren Ordner für die Kundenkorrespondenz. Und diesen Ordner lege ich nicht im Ordner Posteingang an, sondern ich lege ih direkt im Postfach an. Dafür klicke ich direkt auf den Namen hier oben, und wähle Neuer Ordner. Auch hier bestätige ich mit Enter, und der Ordner wurde angelegt. Wie Sie sehen, wurde er jetzt nicht hier im oberen Bereich mit hinzugefügt, sondern hat sich alphabetisch hier im unteren Bereich angeordnet. Die Anordnung der erstellten Ordner bedeutet, dass je nachdem, welchen übergeordneten Ordner Sie auswählen, die Anordnung des Unterordners sich entsprechend ändern kann. Während die Ordner Postfach übergreifend für alle Ordner steht, steht der Ordner Posteingang extra im oberen Bereich, damit Sie unterhalb des Ordner Posteingangs eine alphabetische Ordnerstruktur darstellen können. Noch ein weiterer Hinweis zu Ordnern, möchten Sie einen Ordner kopieren, verschieben, umbenennen oder löschen, können Sie diesen Vorgang ebenfalls vornehmen über das Register Ordner, in der Gruppe Aktionen finden Sie die entsprechenden Befehle, alternativ können Sie auch auf den Ordner mit der rechten Maustaste klicken und hier entsprechend die Befehle ausführen. In diesem Video habe ich Ihnen aufgezeigt, wie Sie Ihren Posteingang für die Organistaion Ihrer E-Mails, Ihrer Termine und Aufgaben vorbereiten, und dadurch eine gute Übesicht erhalten.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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