Rechtsgrundlagen: E-Mail-Marketing

Pflichtinformationen in der  E-Mail-Signatur

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In allen geschäftlichen und auch in Werbe-E-Mails muss ein korrektes Impressum enthalten sein. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Mail-Signatur entsprechend gestalten können.

Transkript

In Deutschland gilt seit dem 01.01.2007 das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister, sowie das Unternehmensregister, kurz EHUG. Die eigentliche Zielrichtung des EHUG ist die für jedermann kostenfreie Bereitstellung von bestimmten Unternehmensdaten über das Internet. Durch das EHUG wurde aber auch eine Vielzahl von Einzelregelungen in Bezug auf Geschäftsbriefe eingeführt, unter anderem im Handelsgesetzbuch, im GmbH-Gesetz oder auch im Aktiengesetz. Daraus resultiert die Pflicht für bestimmte Unternehmensformen bestimmte Pflichtangaben in Geschäftsbriefen zu führen. Dies umfasst auch die elektronische Korrespondenz, insbesondere also E-Mails. Als Geschäftsbrief im Sinne des EHUG gelten solche Schreiben und E-Mails, wenn sie an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, wie zum Beispiel Angebotsschreiben, Lieferscheine oder Rechnungen. Interne Kurzmitteilungen oder Ähnliches fallen hingegen nicht unter diese Kategorie, ebenso wenig wie reine Werbeschreiben oder Newsletter, die sich an einen nicht individuell bestimmten Personenkreis richten. Allerdings ist E-Mail-Werbung in aller Regel schon an individuelle Empfänger gerichtet, sodass im Zweifel immer eine den EHUG-Vorgaben entsprechende E-Mail-Signatur zu verwenden ist. Das EHUG gilt zwar nicht für Freiberufler, sehr wohl aber für viele andere Unternehmensformen, wie etwa die GmbH, die AG, die GmbH und Co. KG, Partnerschaftsgesellschaft, Genossenschaften, oder letztlich auch für Einzelkaufleute. Folge der EHUG-Regelung ist, dass in allen an Dritte gerichteten Geschäftsbriefen, also auch allen externen E-Mails, folgende Pflichtangaben enthalten sein müssen. Unternehmensname, inklusive Rechtsformzusatz, entsprechend einer bestehender Registereintragung, der Sitz der Gesellschaft, wobei sinnvollerweise natürlich die komplette Anschrift angegeben werden sollte, Vor- und Nachname aller Geschäftsführer, Registerangaben, also Registergericht und Registernummer, bei Bestehen eines Aufsichtsrates Vor- und Nachname des beziehungsweise der Aufsichtsratsvorsitzenden. Da die betreffenden Vorschriften des EHUG letztlich auf der sogenannten EU-Publizitätsrichtlinie beruhen, sind die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen, beziehungsweise geschäftlichen E-Mails, europaweit, also zum Beispiel auch für Österreich verbindlich. Die Pflichtangaben finden sich typischerweise in der E-Mail-Signatur, also dem Textabschnitt am Ende des eigentlichen Mail-Inhalts, der die Funktion von Unterschrift und Briefkopf gleichermaßen erfüllt. Es geht also um den Text unterhalb des Mit freundlichen Grüßen-Abschnitts. Verpflichtend ist das allerdings nicht, man kann die Information auch in den HTML-Briefkopf einbinden, den man für seine geschäftlichen E-Mails nutzt. Allerdings ist zu beachten, dass die Angaben dann möglicherweise nicht bei allen Empfängern gleich gut oder gegebenenfalls auch gar nicht sichtbar sind, wenn zum Beispiel der Empfang von HTML-Mails deaktiviert ist und nur reine Textinhalte zugelassen sind. Ideal ist also die Einbindung als Text, oder eben nicht als Grafik unterhalb der Schluß-, beziehungsweise Grußformel. Die beispielhafte E-Mail-Signatur für eine Muster-GmbH gemäß EHUG könnte etwa wie folgt aussehen. Muster-GmbH, Musterstraße 123, in 12345 Musterhausen Geschäftsführer: Max Mustermann, Handelsregister: AG Musterhausen, HRB 12345 Im Grunde kann man auch die Pflichtangaben aus dem eigenen Impressum übernehmen. Dann ist man auf jeden Fall auf der sicheren Seite. Alle Informationen, die darüber hinausgehen, wie zum Beispiel Bankverbindung, oder auch der Hinweis auf die sogenannte OS-Plattform der EU, sind gegebenenfalls sinnvoll, sollten aber mit Bedacht ausgewählt werden. Letztlich sollte die Mail-Signatur nicht unübersichtlich werden.

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Erscheinungsdatum:26.07.2018

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