Delve Grundkurs

Personen und Berechtigungen in Delve

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Sie können in Delve gemeinsam mit Kollegen arbeiten und diesen auch Dateien schicken. Wer Zugriff auf solche Dateien erhält, verrät dieser Film darüber hinaus.

Transkript

In den meisten Fällen arbeiten wir gemeinsam an Dokumenten, ob das jetzt im eigenen Team ist, oder vielleicht auch in Projektteams. Die einen Dokumente liegen auf der Sharepoint-Seite, andere vielleicht in einer Office 365 Group und wieder die persönlichen Dateien in OneDrive, die ich aber eventuell auch an verschiedene Benutzer freigegeben habe. Wie kann ich jetzt also mit Kolleginnen und Kollegen mit Delve an diesen Dateien arbeiten? Oder welchen Vorteil bringt mir Delve in diesem Fall? Nun, zum einen werden Ihnen alle Dateien in Office 365, auf die Sie Berechtigung haben, zentral in Delve angezeigt, auch die der verschickten Anlagen. Zusätzlich können Sie in Delve auch die Kollegen auswählen und sehen, mit welchen Dateien Sie gemeinsam arbeiten, auf die Sie Berechtigung haben. Im Hintergrund wird eine Analyse erstellt und die für Sie relevanten Dateien und Dokumente zur Verfügung gestellt. Zusätzlich können Sie auch die Suche nutzen, um weitere Dokumente zu suchen. Wie kann ich also die Dokumente von den Kollegen und Kolleginnen sehen? Dazu befinde ich mich bereits auf der Delve-Startseite, und auf der linken Seite befinden sich etwas weiter unten die verschiedenen Personen. Hier werden die Personen angezeigt, mit denen ich am häufigsten an Dokumenten zusammen arbeite. Weitere Personen können auch über die Suche gesucht werden. Ich wähle nun die Person Marco Breier einmal aus, und gelange nun auf das Profil durch einen einfachen linken Mausklick. Nun befinde ich mich auf der Profilseite, beziehungsweise auf der Seite von Marco Breier. Auf der linken Seite werden mir zunächst die Kontaktinformationen angezeigt, wie die E-Mail-Adresse, die Skype-Adresse, die Telefonnummer und die mit mir geteilten OneDrive-Dateien von ihm. Würde ich etwas weiter unterhalb Profil anzeigen klicken, würde ich zusätzliche Informationen angezeigt bekommen, die Marco Breier gepflegt hat. Rechts davon sehe ich die Dokumente, an denen Marco Breier nun arbeitet. Scrolle ich etwas weiter runter, sehe ich auch die Organisation, sofern diese gepflegt ist. Ich sehe, zum Beispiel, dass Gregor Moretti, der Abteilungsleiter, beziehungsweise der Chef von Marco Breier ist. Wieder etwas weiter rechts könnte ich auch wieder hier Personen auswählen und sehen, woran diese arbeiten, beziehungsweise hier auch das Profil aufrufen. Und unten auf der Seite sehe ich die Dokumente aus Marco Breiers Umfeld. Aber auch hier sehe ich nur die Dokumente, auf die ich Zugriff habe. So können Sie also relativ schnell auch Dokumente sehen, die Sie mit Ihren Kollegen bearbeiten, beziehungsweise, an denen Ihre Kollegen arbeiten, um eventuelle doppelte Arbeit zu vermeiden. Sie werden sich jetzt bestimmt trotzdem fragen, ob Ihre Dateien und Dokumente sicher sind. Dazu gehe ich einmal auf mein eigenes Profil und sehe hier meine Dokumente. Das erste Dokument, was ich sehe, ist ein privates Dokument aus meinem OneDrive, was mir unterhalb des Dokuments angezeigt wird. Benedikt Bruns OneDrive. Ebenfalls erkenne ich das an dem grünen Schloss-Symbol oberhalb des Dokumentes. Hier wird mir angezeigt, dass es sich um ein privates Dokument handelt. Zusätzlich wird mir dies auch neben dem grünen Symbol nochmal beschrieben. Unterhalb des Dokuments stehen verschiedene Optionen zur Verfügung Dort kann ich die drei Punkte für weitere Optionen klicken, und dann ebenfalls auch Wer kann das sehen? anklicken. Klicke ich diesen Link an, bekomme ich eine neue Seite geöffnet, auf der ich alle Personen sehe, die auf dieses Dokument Zugriff haben. In diesem Fall nur ich. Ich schließe diesen Tab noch einmal und mache das nochmal mit einem anderen Dokument, zum Beispiel, der Präsentation rechts. Ich klicke wieder auf die drei Punkte und klicke auf Wer kann das sehen? Nach kurzer Zeit wird mir hier angezeigt, dass das Team Teamdocuments diese Präsentation bearbeiten kann. Ebenfalls jeder aus externen Benutzern. Das bedeutet, jeder in meinem Office 365 Tenant kann dieses Dokument bearbeiten. So können Sie also jederzeit nachvollziehen, wer Berechtigung auf die Dokumente hat. In Delve selbst, können Sie die Berechtigung allerdings nicht ändern. Das tun Sie immer auf der jeweiligen Sharepoint- oder OneDrive-Seite. Auch ein Löschen von Dokumenten ist in Delve nicht möglich. Delve selbst ist nicht das Dateiablagesystem, sondern nur eine Ansicht davon. Ich schließe diesen Tab nun wieder und gehe zurück auf die Delve-Seite, beziehungsweise mein Delve-Profil. Delve hat auch den Vorteil, dass ich von hier aus jetzt Links verschicken kann, beziehungsweise Links kopieren kann. Wenn ich, zum Beispiel, diese Präsentation einem weiteren Kollegen zur Verfügung stellen möchte, klicke ich hier auch auf die weiteren Optionen und sage Link kopieren oder Link senden. Klicke ich Link kopieren, wird mir dies in die Zwischenablage eingefügt. Nach einer kurzen Bestätigung, Zugriff zulassen, könnte ich diese nun kopieren und vielleicht auch per Skype verschicken. Klicke ich auf Link senden, würde mir mein entsprechendes Mailprogramm, in dem Fall Outlook, aufgemacht warden, und ich könnte dann diese E-Mail verschicken, inklusive des Links innerhalb der E-Mail. So muss ich keine Anlage mitschicken, sondern nur einen Link, was den Exchange und den Mailserver dann nicht so belasten würde. Was ist aber mit Dokumenten, die mir als Anlage gesendet werden, also nicht als Link, sondern als Datei in einer E-Mail? Auch diese werden mir in Delve zur Verfügung gestellt. Voraussetzung ist dafür allerdings, dass die E-Mail von einem Benutzer aus demselben Office 365 Tenant geschickt wurde. Um das zu zeigen, gehe ich einmal zurück auf die Startseite von Delve, scrolle ein bisschen nach unten, und sehe dann ein Dokument mit einem Büroklammer-Symbol. Das bedeutet, dieses Dokument wurde mir per E-Mail zugeschickt. Rechts daneben sehe ich ebenfalls, dass mir dieses Dokument von Martina Reinhardt geschickt wurde. Darunter steht auch Per E-Mail gesendet. Wenn ich dieses Dokument jetzt aufrufe, indem ich einmal über die Vorschau gehe und dann rechts unten auf Öffnen klicke, öffnet sich ein neuer Tab mit meinem Outlook. Hier wird mir dann das Dokument auf der linken Seite angezeigt und auf der rechten Seite die E-Mail zu diesem Dokument. Ich kann also hier die E-Mail nochmal nachvollziehen und das Dokument aus der E-Mail aufrufen oder auch herunterladen. Ich kann es nicht direkt bearbeiten, da es nicht auf einem OneDrive oder in einer Sharepointbibliothek liegt. Ich gehe nochmal zurück auf die Delve-Startseite und schließe diesen Tab. Was passiert denn eigentlich, wenn ich über die Suche einen Text aus dieser E-Mail suche? Probieren wir das doch mal aus. "Anbei wie besprochen" stand in der E-Mail. Ich bestätige dies mit Enter und bekomme auch das Dokument angezeigt, das in dieser E-Mail angehängt wurde. Auch hier kann ich jetzt das Dokument wieder öffnen. Allerdings kann ich in Delve nicht alle E-Mails suchen, sondern nur die E-Mails, die einen Anhang enthalten und die von einem Benutzer aus demselben Office 365 Tenant verschickt wurden. Sie sehen also, das Zusammenarbeiten mit Personen und Dokumenten innerhalb von Delve ist deutlich einfacher. Egal, aus welchen Office 365-Bereichen Sie kommen, alle werden zentral in Delve angezeigt. Sie können diese Dokumente aus Delve heraus öffnen, sogar wenn es E-Mail-Anlagen von Kolleginnen oder Kollegen sind. Es erspart Ihnen viel Zeit.

Delve Grundkurs

Erfahren Sie, wie Sie mit der Office 365-App Delve Ihre Produktivität steigern.

59 min (10 Videos)
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Erscheinungsdatum:09.08.2017

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