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Persönliche Ansichten erstellen

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Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie persönliche Ansichten erstellen, um schnell auf persönliche Dokumente zuzugreifen. Zusätzlich erfahren Sie, wie diese Ansichten geändert und gelöscht werden.
07:52

Transkript

Je mehr Dateien innerhalb einer Bibliothek abgelegt werden, desto umfangreicher müssen Sie jeweils in der Bibliothek scrollen, um bestimmte Dokumente wiederzufinden. In diesem Video möchte ich Ihnen die Möglichkeiten von persönlichen Ansichten zeigen. In SharePoint Bibliotheken lassen sich schnelle Ansichten erstellen, damit können Sie zukünftig schneller auf bestimmte Dateien zugreifen. Ich hätte jetzt gerne in meinem Beispiel eine Ansicht, die die Dateien filtern, die ich zuletzt bearbeitet habe. Dabei sollen natürlich auch immer die aktuellsten Dokumente oben angezeigt werden. Das bedeutet ich klicke erst einmal auf geändert und wähle jetzt die "Neuseten oben" und als nächstes filtere ich hier nach meinem Namen. Ich bin hier als Trainer angemeldet. Und jetzt sehe ich eben die neusten, aktuellsten Dokumente in absteigender Reihenfolge und eben halt nur die, die ich geändert habe. So, un diese Einstellung möchte ich nicht jedes Mal vornehmen, wenn ich in diese Bibliothek wechsle. Ich möchte das Ganze als eine eigene Ansicht speichern. Das bedeutet ich klicke einmal hier im oberen Bereich und klicke auf "Ansicht speichern" und hier ist jetzt etwas ganz wichtiges zu nennen und zwar wenn wir jetzt direkt auf "speichern" klicken, dann würde er die Ansicht "alle Dokumente" überspeichern und dem nach würden nicht mehr alle Dokumente angezeigt werden, sondern nur hier meine zueltzt geänderten Dokumente. Also änder ich das jetzt einmal um, den Namen [typing] und speicher das jetzt erst. Also es ist wirklich ganz ganz wichtig, dass Sie alle Dokumente umbenennen. So, wenn ich jetzt hier im Bereich Ansichten einmal schaue, dann kann ich jetzt zwischen "alle Dokumente" und zwischen meinen Dokumenten wechseln. Als nächstes möchte ich mir nochmal alle Dokumente einblenden lassen. Und ich möchte zukünftig alle Konzepte sehen. Das bedeutet, also ich möchte über diese Ansicht hier oben auf alle Konzepte schnell zugreifen können. Das bedeutet ich sortiere erst einmal wieder, dass das Neuste oben angezeigt wird. Danach wähle ich den Dokumententyp, die Spalte habe ich selber erstellt und dann in der Ansicht hinzugefügt. Das bedeutet die muss erst konfiguriert werden. So und im nächsten Schritt wähle ich jetzt hier einmal die Konzepte aus und jetzt speicher ich das Ganze noch einmal, damit ich zukünftig schnell drauf zugreifen kann. Ich wähle wieder "Ansicht speichern", schreibe da jetzt [typing] alle Konzepte und ich speicher das Ganze. Das bedeutet, wenn ich zukünftig in die Bibliothek komme, also ich klicke hier einmal auf Dokumente, dann sehe ich alle Dokumente und wenn ich jetzt meine Dokumente, oder nur die Konzepte sehen möchte, dann wähle ich diese Ansicht hier im Menü aus. Je nachdem welche Berechtigung Sie besitzen innerhalb der Bibliothek, so können Sie weitere Spalten innerhalb der Bibliothek einbelnden lassen. Dazu müssen wir einmal in die Ansichtsverwaltung. Das bedeutet ich gehe hier über den drop down Pfeil über alle Konzepte, wähle hier im unteren Bereich "Ansichten verwalten", dann gelange ich in die Einstellung der Bibliothek und hier muss ich einmal ganz nach unten blättern. Und dort sehe ich im Bereich Ansichten, alle aktuellen Ansichten, die innerhalb der Bibliothek, als öffentliche Ansichten vorhanden sind und je nachdem welche Berechtigung Sie haben, können Sie jetzt hier eine Ansicht erstellen. Dann müssen Sie der Ansicht einen neuen Namen geben. Sie haben die Möglichkeit die Spalten festzulegen. Ich wechsle jetzt einmal in die Ansicht "alle Dokumente", denn es gibt eine Sache, die ich Ihnen gerne noch mitgeben möchte, wenn Sie mit dem Auschecken arbeiten. Sie haben hier im oberen Bereich einmal den Namen der Ansicht und hier im Bereich "Spalten" werden Ihnen alle mitgelieferten Spalten schon angezeigt und unter anderem gibt es dort die Spalte "augecheckt von". Das bedeutet, dass man die Spalte einbelnden lassen kann und das man dann auch immer sieht, dass eine Datei ausgecheckt ist und vor allen Dingen sieht man auch von wem Sie ausgecheckt ist. Das bedeutet ich aktiviere diese Spalte und ich setzte sie immer gerne an die zweite Position, also die Position von links, damit das auch richtig schön ins Auge fällt, wenn eine Datei ausgecheckt ist. Ich geh nochmal weiter runter. Hier haben wir die Möglichkeit standardmäßig nach bestimmten Eigenschaften sortieren zu lassen. Hier nehme ich gerne "geändert", also wann eine Datei zuletzt bearbeitet wurde und dann in absteigender Reihenfolge. Sie können aber natürlich auch nach Namen sortieren, oder "erstellt von", also jenachdem, wie ihr Anwendungsfall ist. Zusätzlich hab ich dann noch die Möglichkeit auch hier die Filter festzulegen. Das hatten wir ja schon gemacht, dass wir gesagt haben, wir wollen nur die Konzepte sehen. Das bedeutet ich würde jetzt hier die Einstellung Elemente nur im folgenden Fall anzeigen. Elemente anzeigen, wenn die Spalte "Dokumentyp" ist gleich Konzept. Das bedeutet hier wäre jetzt die Möglichkeit auch nochmal zu filtern. Aber in diesem Fall mache ich das nicht. Ich wähle hier nochmal "alle Elemnte in dieser Ansicht anzeigen", denn ich befinde mich ja in der Ansicht "alle Dokumente" und die möchte ich ungern verändern. So, dann blättere ich ganz nach unten und bestätige einmal mit Okay. Und jetzt sehen Sie hier, dass die Spalte "ausgecheckt von" direkt eingeblendet wird und ich checke jetzt einfach mal eine Datei aus. Und Sie sehen hier steht der Name. Normalerweise würde dort jetzt Melanie Schmidt stehen. Das bedeutet, dass vielleicht auch Personen, die das Auschecken noch nicht kennen, zumindest mal nachfragen. Hier steht "ausgecheckt Melanie Schmidt", oder "ausgecheckt Trainer". Was bedeutet das eigentlich? Und ich checke die Datei noch einmal kurz ein und dann steht hier auch kein Name mehr. Das bedeutet Sie können jederzeit über die Ansichtssteuerung, beziehungsweise hier unten über "Ansichten verwalten" eigene Ansichten erstellen, oder eben halt vorhandene Ansichten auch ändern. Möchte ich beispielsweise alle Konzepte löschen, dann klicke ich die Ansicht an und hier im oberen Bereich habe ich jetzt auch die Schaltfläche "löschen". Also so kann man auch selbst angelegte Ansichten wieder entfernen. Beachten Sie aber jeweils Ihre Berechtigung. Wenn Sie nur Leserechte haben, dann können Sie nur perönliche Ansichten erstellen. Sobald Sie mitwirken dürfen, oder eben Besitzer sind, dann können Sie auch öffentliche Ansichten esrtellen und entsprechend für alle in Ihren Team bereitstellen.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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