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SharePoint 2016 Grundkurs

Persönliche Ansichten erstellen

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Dieses Video zeigt Ihnen, wie sich persönliche Ansichten erstellen lassen, um schnell auf persönliche Dokumente zuzugreifen. Zusätzlich erfahren Sie, wie diese Ansichten geändert und gelöscht werden.
09:12

Transkript

Sie können innerhalb von Listen und Bibliotheken individuelle Ansichten erstellen, damit Sie auch die Inhalte sehen, die für Sie wichtig sind. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie persönliche Ansichten erstellen, ändern oder löschen können. Ich befinde mich derzeit in der Bibliothek Dokumente in meinem Projekt SharePoint, und jede Bibliothek besitzt die Ansicht Alle Dokumente. Hier lassen sich alle Dokumente auflisten, die in der jeweiligen Bibliothek vorhanden sind. In einer Liste - ich wechsele einmal in die Aufgaben - gibt es auch immer die Ansicht Alle Vorgänge oder Alle Elemente, das bedeutet, diese Ansicht zeigt immer alle Elemente an, während andere Ansichten gegebenenfalls filtern. Ich wechsele noch einmal in die Dokumente, die Ansicht Alle Dokumente oder eben halt Alle Elemente, sollten Sie nicht verändern, gegebenenfalls lassen Sie sich weitere Spalten dort einblenden, mehr jedoch nicht. In meinem Beispiel möchte ich eine Ansicht erstellen, wo ich meine eigenen Dokumente angezeigt bekomme, die ich erstellt habe. Und diese Ansicht soll auch anzeigen, welche Dateien ausgecheckt sind, und zusätzlich sollen auch die aktuellsten Dateien oben in der Auflistung stehen. Möchte ich eine neue Ansicht erstellen, klicke ich auf die drei Punkte und wähle dort den Befehl Ansicht erstellen. Als Ansichtstyp wähle ich die Standardansicht aus, und muss jetzt für meine Ansicht einen Namen vergeben, ich nenne das auch ruhig mal Meine Ansicht, und je nach Berechtigung dürfen Sie gegebenenfalls das Ganze zur Standardansicht machen, das würde bedeuten, alle Teammitglieder und Besucher dieser Website, die Leserechte haben innerhalb der Bibliothek, würden diese Ansicht, die ich jetzt gerade erstelle, sehen. Deshalb die Standardansicht sollte wirklich durchdacht sein, und von der Berechtigung her kann das auch nur der Besitzer verändern. Im Bereich Publikum anzeigen gibt es einmal den Bereich Persönliche Ansicht erstellen, und es gibt einmal Öffentliche Ansicht erstellen. Die Persönliche Ansicht bezieht sich immer auf die Person, die diese Ansicht erstellt hat, also ich bin jetzt hier mit Melanie Schmidt angemeldet, wenn ich das zur persönlichen Ansicht mache, dann steht auch nur mir diese persönliche Ansicht zur Verfügung. Erstelle ich eine öffentliche Ansicht, dann können alle anderen Kolleginnen und Kollegen auf diese Ansicht zugreifen. In vielen Fällen dürfen Sie nur eine persönliche Ansicht erstellen, also ist das bei Ihnen hier unten ausgegraut. Ich belasse das einmal auf persönliche Ansicht, und blättere weiter nach unten, hier kommen wir direkt zum Bereich Spalten, und hier werden alle Spalten, die SharePoint hier schon mitliefert, aufgelistet, wir haben hier im linken Bereich bei Anzeigen die Möglichkeit, die Spalten zu aktivieren, oder eben auch Spalten zu deaktivieren, indem ich das Häkchen herausnehme, und für mich war ja jetzt die Spalte Ausgecheckt von, das ist ja auch nochmal ganz wichtig, damit ich einfach sehe, ist eine Datei von mir ausgecheckt, die aktiviere ich, und auf der rechten Seite haben wir Positionen von links, hier können wir festlegen, in welcher Reihenfolge die Spalte angezeigt werden soll, und ich setze das Ganze einmal auf die Position 2. Danach wechsele ich nochmal weiter nach unten zum Bereich Sortieren, hier haben wir die Möglichkeit, Spalten alphabetisch oder nach bestimmten Spalteneigenschaften zu sortieren, das bedeutet, ich wollte immer die aktuellsten Dokumente oben sehen, so habe ich die Möglichkeit, die Spalte Geändert in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen, das würde bedeuten, dass alle Dokumente, die ich jetzt eben angezeigt bekomme, immer so aufgelistet sind, dass das aktuellste Dokument, also das, was ich zuletzt angefasst habe, ganz oben in der Bibliothek angezeigt wird. Im Bereich Filter habe ich die Möglichkeit festzulegen, dass Elemente anzeigen, wenn die Spalte Erstellt von - das ist ja meine Anforderung gewesen, ich möchte nur meine eignen Dateien sehen, Ist gleich - und hier in diesem Feld könnte ich jetzt Melanie Schmidt eintragen, ich hätte aber auch die Möglichkeit, eine Funktion hier festzulegen, dass ich mit dem angemeldeten Namen - dass er da automatisch danach sucht - das bedeutet, hier auf der linken Seite können Sie das auch nochmal lesen, also wenn ich das Wort ich in eckige Klammern setze, dann schaut er immer hier oben auf den Anmeldenamen, und würde dann entsprechend die Dokumente anzeigen. Da es jetzt eine persönliche Ansicht ist, bringt das mit der Funktion nicht viel, also kann ich hier direkt meinen Namen eintragen. Also der SharePoint prüft im Hintergrund, beziehungsweise die Ansicht prüft im Hintergrund, ob in der Spalte Erstellt von Melanie Schmidt steht. Habe ich soweit alle Einstellungen vorgenommen, navigiere ich ganz nach unten und bestätige mit OK. Und mir werden jetzt alle Dokumente, die ich hier in der Bibliothek hochgeladen habe, angezeigt. Auch wenn hier der SharePoint-Administrator vielleicht eine Änderung vorgenommen hat, das bedeutet trotzdem, dass die Dokumente, die ich hier wirklich neu hinzugefügt habe, dass die mir aufgelistet werden. Und schauen Sie, die Spalte Ausgecheckt von, die ist jetzt hier vorne eingeblendet, so dass ich, wenn ich jetzt eine Datei auschecke, immer den Überblick behalten kann, welche Datei ausgecheckt ist. Denn in dem Augenblick, wo ich sie auschecke, wird hier der Name angezeigt, in diesem Fall meine Dateien, die ich erstellt habe, und wenn andere Kollegen daran arbeiten, und diese Datei auschecken, dann steht auch der Name der Kollegin oder des Kollegen hier. Sie haben noch eine andere Möglichkeit, Ansichten zu erstellen, also Sie sehen jetzt hier Alle Dokumente und Meine Ansicht, ich kann jetzt nochmal Alle Dokumente anklicken, dann wird mir die ursprüngliche Ansicht dargestellt, klicke ich Meine Ansicht an, dann habe ich hier meine spezielle, meine persönliche Ansicht, die mir hier angezeigt wird. Ich wechsele nochmal auf Alle Dokumente, ich möchte jetzt beispielsweise nur die Kalkulation mir für diese Filterung einer Ansicht erstellen, so gehe ich jetzt hier direkt bei und klicke Projektdokumentart an, und wähle einmal die Kalkulation aus, und habe jetzt hier im oberen Bereich die Möglichkeit, diese Ansicht zu speichern, ich klicke direkt auf den Link, hier muss ich jetzt wirklich nochmal den Namen ändern, wenn ich jetzt einfach auf Speichern klicken würde, dann - wäre die Ansicht Alle Dokumente gespeichert mit der Filterung der Kalkulationen, und die Kolleginnen und Kollegen würden sich wundern, warum gibt es hier nur Kalkulationen? Wo sind die ganzen Berichte und die Konzepte geblieben, also ändere ich hier den Namen, und auch hier habe ich die Möglichkeit, eine öffentliche Ansicht oder eine private Ansicht zu erstellen, In diesem Fall wähle ich lieber die private Ansicht und ich speichere das Ganze. Und Sie sehen, jetzt habe ich hier Alle Dokumente, Alle Kalkulationen und Meine Ansicht. Möchte ich eine Ansicht löschen, zum Beispiel Alle Kalkulationen, dann muss ich erst die Ansicht einmal auswählen, ich wechsele über die drei Punkte, gehe auf Ansicht ändern, und finde im oberen Bereich der Einstellungen, der Ansichten, hier einmal die Schaltfläche Löschen, ich klicke darauf, bestätige das darauf folgende Dialogfeld, und die Ansicht ist verschwunden. Möchte ich jetzt meine Ansicht vielleicht nochmal ändern, klicke ich meine Ansicht an, klicke auf die drei Punkte, gehe nochmal auf Ansicht ändern, und könnte jetzt eben entsprechend hier Änderungen innerhalb meiner Ansicht vornehmen. In diesem Fall breche ich ab, und befinde mich wieder in meiner Bibliothek.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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