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Excel 2016: Management-Reports

Performance-Indicator

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Mit dem Performance-Indicator lässt sich der Fortschritt bzw. Erfüllungsgrad z. B. der Maschinenauslastung oder der Kundenzufriedenheit anschaulich über einer frei wählbaren Bewertungsskala abbilden.

Transkript

Der Performance-Indicakor ist ein Diagramm, das auf kleinem Raum überzeugend Informationen zum Beispiel zur Maschinenauslastung, der Kundenzufriedenheit, oder dem Krankenstand gibt. Der Performance-Indicator ist ein Verbund aus einem Balken und Punkt-XY-Diagramm. Der Balken ist entweder einfarbig und damit neutral, oder bewertet mit einem Farbverlauf, beziehungsweise mit unterschiedlichen Farben grün, orange, rot, den Wert, der dargestellt werden soll. Hier ist ein angestellter Krank, also liegt der Krankenstand im Moment im grünen Bereich. Es lassen sich auch Performance-Indicator mit umgekehrter Skala, Plus-Minus-Skala, oder sogar mit zwei oder mehr Markern erstellen. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie einen Standartperformance- Indicator mit einem einfarbigen Balken erstellen. Hierzu habe ich das Arbeitsblatt "Erstellung" vorbereitet. Der Performance-Indicator benötigt zwei Werte. Einen Markerwert, also der Wert, der die Performance, zum Beispiel der Maschinenauslastung anzeigt und den höchsten Wert in der Skala. Hier die 100. Ich markiere die vier Zellen und über die Registerkarte "Einfügen" erstelle ich ein Balkendiagramm aus dem Diagrammtyp "kopierte Balken". Excel hat aus den beiden Werten eine Datenreihe gemacht. Damit kann ich aber im Performance-Indicator nicht zwischen einem Balkendiagramm und im Punkt-XY-Diagramm unterscheiden, deshalb klicke ich in der Registerkarte "Diagrammtools" " Entwurf", auf die Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln". Die unterschiedlichen Farben zeigen, dass es sich jetzt um zwei Datenreihen mit jeweils einem Datenreihenpunkt handelt. Markiere ich den dunkelblauen Balken, dann ist das der Skalenwert, markiere ich den hellblauen Balken, dann ist das der Markerwert. Den markierten hellblauen Balken ändere ich jetzt in den Diagrammtyp Punkt-XY. Hierzu klicke ich auf der Registerkarte "Diagrammtools" "Entwurf" "Diagrammtyp ändern". Excel öffnet automatisch den Diagrammtyp "Verbund", zeigt mir die Live-Vorschau, die Datenreihennamen, Markerwert und Skalenwert und den momentan Diagrammtyp. Den Markerwert ändere ich jetzt in einen Punk-XY-Diagramm. Ich klicke auf das Dropdown, ziehe Bildlaufleiste nach unten und finde dort Punk-XY mit einem einzelnen Punkt. Da ist er bereits zu sehen. Automatisch wird dieser Diagrammtyp auf die Sekundärachse verschoben. Und genau das brauche ich. Der Marker soll über den Balken schweben und komplett zu sehen sein. Diese Einstellungen übernehme ich mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK". Die Angaben zum Punkt-XY-Diagramm müssen vervollständigt werden. Dazu markiere ich den Punkt, und über die Registerkarte "Diagrammtools" "Entwurf" "Daten auswählen", markiere ich die Datenreihe "Markerwert" und klicke auf die Schaltfläche "Bearbeiten". Der Reihenname wird aus der Zelle "B3" entnommen. "Werte der Reihe X" das ist im Moment der Wert in Zelle "C3". "Werte der Reihe Y" das ist genau die Null. Diese Angaben bestätige ich mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK". Und noch einmal mit "OK" das Dialog verschließen. Im Diagramm ist der Punkt jetzt auf der Nulllinie und im Wert 65 zu finden. Der Punkt wird jetzt in einen dreieckigen Markertyp verändert. Dazu markiere ich ihn und über die Registerkarte "Diagrammtools" "Format" "Auswahl formatieren", öffne ich den Aufgabenbereich. Ich klicke auf die Schaltfläche "Füllung und Linie", den Eintrag "Markierung" und öffne die Rubrik "Markierungspositionen". Hier wähle ich die Option "Integriert" und als Typ das Dreieck. Die Größe verändere ich auf ungefähr 10 bis 12. Ich nehme mal hier ruhig 12, damit der Marker, das Dreieck deutlich zu erkennen ist. Die Füllung soll einfarbig sein und rot. Und der Rahmen soll nicht angezeigt werden. Im Moment ist noch ein kleiner hellblauer Rahmen zu sehen. "Keine Linien". Damit der Marker nachher wie schwebend über den Balken aussieht, bekommt er einen Schatten. Ich klicke auf die Schaltfläche "Effekte". In der Rubrik "Schatten" wähle ich aus den Voreinstellungen "Offset diagonal unten rechts". Unterhalb des Markers soll der aktuelle Markerwert angezeigt werden. Dazu gehe ich über die Registerkarte "Diagrammtools" "Entwurf" und klicke auf "Diagrammelemente hinzufügen" "Datenbeschriftungen" und wähle nicht "Unter", das wäre schon in Ordnung, sondern gleich "Weitere Datenbeschriftungsoptionen", um mehrere Einstellung auf einmal vornehmen zu können. Ich klicke auf die Schaltfläche "Beschriftungsoptionen" und wähle den "X-Wert" und deaktiviere den "Y-Wert". Führungslinie benötige ich nicht, darum deaktiviere ich das Kontrollkästchen, und die Beschriftungsposition soll unterhalb des Markers sein. Ich markiere den Balken. Und als Füllung bekommt ihr eine einfarbige Füllung, aber gibt ein helles Grau. Im Moment fehlt noch die Größenachse oberhalb des Balkens, die blende ich jetzt ein. Und zwar über "Diagrammtools" "Entwurf" "Diagrammelemente hinzufügen" "Achsen", und zwar hier ist es schon zu sehen "Sekundär horizontal". Ich markiere die Achse und lege die Skalierung fest. Über die Achsenoption "Minimum" ausdrücklich auf Null, "Maximum" auf ein Hundert und das "Hauptintervall" auf 20. Das Gleiche mache ich mit der anderen Größenachse. Ich markiere sie. Das "Minimum" auf Null festlegen, das "Maximum" auf ein Hundert und das "Hauptintervall" ausdrücklich auf 20. Für den Performance-Indicator soll nur noch die obere Größenachse sichtbar bleiben. Alle anderen entferne ich. Ich markiere die linke Größenachse, Taste "Entfernen". Ich markiere die rechte Größenachse, Taste "Entfernen". Und ich markiere die untere Größenachse, Taste "Entfernen". Weil ich schon mal dabei bin, entferne ich auch noch die Hauptgitternetzlinien, Markieren Entfernen. Und den Diagrammtitel Markieren und Entfernen. Die Größenachse benötigt noch eine Linie mit Teilstrichen. Ich markiere sie und über die "Achsenoptionen" "Teilstriche" richtig als Haupttyp "Außen" ein, der ist zwar hier schon zu sehen, aber ich muss ihn einmal abwählen und kehre zu "Außen" wieder zurück. Erst dann wird auch sichtbar, und die Linie wird eine "Einfarbige Linie" in einem hellen Grau. Ich klicke mal zur Seite, um das sichtbar zu machen. Ja, so soll es aussehen. Es folgt Kleinarbeit, Bei der ich etwas Geduld aufbringen muss, denn ich möchte den Datenbereich und die Zeichnungsflüsse verkleinern und die Datenbeschriftung unterhalb des Markers gut lesbar haben. Zunächst verkleinere ich den Diagrammbereich. Ich markiere das Diagramm, klicke auf den mittleren Anfasser, und wenn ich jetzt die Steuerungstaste drücke, dann wird gleich die gegenüberliegende Seite mit skaliert. Also. Und entsprechend mache ich es mit der Zeichnungsfläche. Ich markiere sie, klicke auf den mittleren Anfasser, "Steuerungstaste" und zusammenziehen. So. Jetzt ist die Beschriftung unterhalb des Markers wieder gut zu sehen. Ich verkleinere nochmal den Diagrammbereich, auf den mittleren Anfasser, Steuerungstaste drücken und gedrückt halten und nochmal ein bisschen zusammenziehen. Ok. Damit der Balken bis an die Skala heranreicht, markiere ich ihn und über die "Datenreihenoptionen" ändere ich die "Abstandsbreite", dann füllt komplett die Zeichnungsfläche aus. Die Zeichnungsfläche kann ich im Moment nicht mit der Maus markieren. Aber über die Registerkarte "Diagrammtools" "Format" kann ich im Listenfeld die "Zeichnungsfläche" auswählen und markieren lassen. Wiederum packe ich den mittleren Anfasser an, klicke darauf, Steuerungstaste gedrückt und nochmal etwas weiter verschmälert. Alle Beschriftungen bekommen eine kleinere Schriftgröße. Über die Registerkarte "Start" wähle ich die andere Schriftgröße, meist reichen acht Punkte aus. Das Diagramm soll keine Rahmen bekommen, deshalb ist es als Ganzes markiert und als Rahmen hier bekommt es "keine Linie". Den Performance-Indicator kann ich positionieren mit Hilfe der Alt-Taste und lege ihn unterhalb der Werte ab. In der Zelle "C3" lasse ich mit Hilfe der Funktion "Zufallsbereich", Werte zwischen 0 und 100 generieren. Drücke ich die Taste "F9", wird eine neuere Zeit generiert und im Performance-Indicator dargestellt. Taste "F9" und nochmal Taste "F9". Den Skalenwert benötige ich nicht mehr, deshalb markiere ich mal im Performance-Indicator den Balken und bekomme in der Bearbeitungsleiste die Funktion "Datenreihe", die hat Excel selber erstellt, angezeigt. Und hier ist zu sehen "Erstellung", dass das der Name des Arbeitsblattes und Zelle "C4". Wenn ich dieses Argument markiere, und mit der Taste "F9" auswerten lasse, dort steht jetzt Hundert. Das setzte ich mal fest mit Hilfe der" Enter"-Taste. Auch den Namen dieser Datenreihe "Skalenwert" ändere ich fest ab, er wird nicht mehr aus der Zelle "B4" genommen. Ich markiere ihn, Taste "F9", lasse ihn auswerten und drücke die "Enter"- Taste. Jetzt kann ich diese Zeile komplett löschen. Strg -. Und trotzdem arbeitet mein Performance-Indicator, Taste "F9". Taste "F9". Diesen Performance-Indicator brauchen Sie nicht ein zweites Mal erstellen, denn Sie brauchen nur die aktuellen Werte einfrieren. Den Performance-Indicator auf ein anderes Arbeitsblatt oder in eine andere Arbeitsmappe kopieren und dort wieder zum Leben erwecken. Wie geht das? Ich markiere den Marker, bekomme in der Bearbeitungsleiste wieder die Funktion "Datenreihe" angezeigt und ebenfalls das erste Argument, das wäre der Namen der Datenreihe, markieren, Taste "F9", auswerten lassen und das zweite Argument Erstellung "C3" markieren, Taste "F9" auswerten lassen, "Enter-Taste". Jetzt ist der Performance-Indicator eingefroren. Ich kopiere ihn mit "Strg+ C", erstelle neues Arbeitsblatt, lege ihn dort hinein, markiere den Marker und statt der 49 verweise ich jetzt auf eine andere Zelle in diesem Arbeitsblatt. Zum Beispiel Zelle "A1". "Enter". Klar. Im Moment hat die Zelle "A1" noch keinen Wert. Außer trage ich dort mal ein. 45, und der Performance-Indicator ist wieder zu neuem Leben erweckt. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie einen Standartperformance- Indicator erstellen. Versuchen Sie doch einmal, ihn mit einem Farbverlauf, oder mit drei unterschiedlichen Farben zu erstellen. Der Trick bei diesen unterschiedlichen Farben liegt einfach nur darin, dass nicht ein Balken, sondern ein Balken aus gestapelten Werten, aus dem Diagrammtyp gestapelter Balken erstellt wird. Haben Sie den Performance-Indicator erstellt, können Sie ihn einfrieren und auf andere Arbeitsblätter, oder in andere Arbeitsmappen übernehmen und dort wieder zu neuem Leben erwecken. Mit dem Performance-Indicator haben Sie ein Diagramm, das auf kleinem Raum wichtige Informationen verdeutlicht.

Excel 2016: Management-Reports

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4 Std. 7 min (38 Videos)
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