Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Per Nachverfolgung Erinnerungen setzen

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Neben den Regeln stellen Erinnerungen eine gute Möglichkeit dar, die eigenen E-Mails zu strukturieren. Wie der Name sagt: Man wird an bestimmte Dinge erinnert.
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Transkript

Nachverfolgungen oder Erinnerungen stellen eine schöne Möglichkeit dar, mich selber an etwas zu erinnern, vor allen Dingen an Mails. Hier geht es mal um das leidige Thema Steuer, und der Termin mit meiner Steuerberaterin, da möchte ich mich natürlich morgen noch mal daran erinnern, weil da muss ich noch ein paar Unterlagen raussuchen. Das heißt, ich wechsele hier zur Nachverfolgung, und kann mich nun morgen an diesen Termin erinnern lassen. Sie sehen hier an diesem kleinen Fähnchen nicht nur visuell, hier ist etwas los, hier muss ich aufpassen, sondern er wird morgen auch eine Erinnerung, ein Erinnerungsfenster bringen, Bitte beachten Sie die Steuer, oder noch mal, auch dieses Beamer ausleihen, da möchte ich mich dran erinnern, in dieser E-Mail, da hätte ich ganz gerne eine Nachverfolgung, für Nächste Woche noch mal, oder ganz genau eine Erinnerung hinzugefügt, für, nein, 1. Februar reicht mir nicht, nächste Woche, 8., da ist genug Zeit, OK, und dann geht eben dieses Erinnerungsfenster wieder auf. Also einerseits visuelle Elemente, ähnlich wie die Kategorien, andererseits ein Erinnerungsfenster. Übrigens eine ganz interessante Sache, ich schicke mal meiner neuen Kollegin eine Neue E-Mail. An Juliane, Betreff: Wir müssen noch die Verträge durchschauen, Verträge, Hallo, Juliane, bitte nicht vergessen: Verträge durchschauen und natürlich mit mir durchsprechen. Liebe Grüße Rene. So. Wenn ich das normal sende, dann ist es klar, dann bekommt sie eben diese E-Mail. Wenn ich dieser E-Mail eine Nachverfogung hinzuweise, eine Erinnerung hinzufüge, Sie erinnere in der Zukunft, dann wird sie natürlich noch mal daran erinnert. Ich kann mich daran erinnern, ich kann auch sie daran erinnern. So, und das Interessante ist, wenn ich sie nicht morgen, übermorgen, nächste Woche daran erinnere, sondern wenn ich sie gestern daran erinnere, ich mache mal ganz frech Montag, das war vorgestern, um 16 Uhr, OK, dann bekomme ich natürlich einen Hinweis, hey, ist eigentlich schon vorbei, willst du das wirklich, ja, ja, klar! Mach ich mal, sende mal bitte raus an meine Kollegin Juliane. Ich selbst habe bei mir natürlich in den gesendeten Objekten eine Erinnerung, Sehen Sie hier, werde also selbst auch nochmal dran erinnert, weil ich das eingestellt habe, aber sie sieht die E-Mail folgendermaßen, ich schalte mal ganz kurz um zu meiner Kollegin Juliane. Und so erhält sie, nachdem ich jetzt Ihren E-Mail-Account aufgemacht habe, Sie sehen hier oben, ich bin jetzt jhammer, nicht mehr Yannick, sie erhält einerseits eine Erinnerung, hey, das ist ja schon längst vorbei, und das wird sie wahrscheinlich schließen, weil sie es nicht ganz versteht, andererseits, die E-Mail, die sie bekommen hat, wird in roter Farbe formatiert. Sie bekommt nicht nur die E-Mail, sondern hier eine besondere Farbe. Ich werde häufig gefragt, wie Leute denn so was machen, dass Sie quasi diese E-Mail schon kennzeichnen, nun, indem sie einfach die Erinnerung, die Nachverfolgung in die Vergangenheit setzen. Heißt also, diese Nachverfolgung können Sie einerseits für sich verwenden, um nochmal daran erinnert zu werden, andererseits auch beim E-Mail-Versenden, dass der andere erinnert wird, und wenn Sie das Ganze in der Vergangenheit machen, ich gebe zu, ein bisschen aufdringlich ist es schon, aber dann wird er auf jeden Fall diese E-Mail mit besonderer Beachtung sehen.

Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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