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Crystal Reports 2016 Grundkurs

Parameter erstellen und mit Filtern verwenden

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Benutzereingaben für einen Bericht sind in Crystal Reports über Parameter möglich. In diesem Film lernen Sie verschiedene Parameterarten kennen und sehen, wie Benutzereingaben verarbeitet werden und wie der Bericht darauf reagieren kann.

Transkript

In vielen Berichten ist es so, dass vor Berichtsbeginn Benutzerabfragen erfolgen, auf die sich dann im Bericht bezogen wird. So kann es bei einer Umsatzanalyse natürlich dazu kommen, dass ein Benutzer nach dem Auswertungszeitraum gefragt wird und die Umsatzanalyse dann genau die Umsätze eben für jenen gewählten Zeitraum ausweist. Diese Benutzerabfragen von denen ich spreche, heißen in "Crystal Reports" Parameter und werden über die Parameterfelder angelegt. Diese finden Sie im "Feld-Explorer". Den ersten Parameter, den wir anlegen wollen ist die Benutzerauswahl des Versanddienstleisters. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf Parameterfelder, wählen "Neu". Jetzt öffnet sich das Parameterfenster und als allererstes geben wir einen sinnvollen Namen ein. Wie zum Beispiel "Versandt durch". Als nächstes definieren Sie, von welchem Datentyp diese Parameter sein sollen. Das wäre eine alphanumerische Zeichenfolge. Und sie können die Werteliste definieren, ob diese statisch, oder dynamisch sein soll. Wir belassen sie zunächst auf statisch. In den Werteoptionen ganz unten haben Sie die Möglichkeit weitere Optionen für den Parameter anzugeben. Dort haben Sie zum Beispiel den Eingabeaufforderungstext. Das heißt, den Text, mit dem der Benutzer aufgefordert wird hier einen Wert einzugeben. In unserem Fall einen Versender. Sie haben weiterhin die Möglichkeit zu sagen, dass es sich um eine optionale Eingabeaufforderung handelt. Das heißt, der Benutzer muss diesen Wert nicht ausfüllen, kann den Bericht auch so starten. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn wir später dann nach diesem Versanddienstleister, den der Benutzer eingibt, filtern wollen und wenn der Benutzer keinen Versanddienstleister angibt, dann wollen wir alle Aufträge anzeigen. Dann haben Sie die Möglichkeit zu sagen, ob es sich bei dem Parameter um Mehrfachwerte, diskrete Werte, oder Bereichswerte handelt. Dabei ist diskrete Werte etwas ungünstig übersetzt worden. ''Discreet'' im Englischen bedeutet soviel wie Einzelwert. Und in dem Fall ist der Versanddientsleister - Tatsache - ein Einzelwert. Also es wird einer eingegeben. Sie könnten auch sagen, es gibt Mehrfachwerte. Das heißt, dann könnte der Benutzer eine Liste von Versanddienstleistern dort eingeben. Also zum Beispiel "UPS", "FedEx" und so weiter, oder eben Bereichswerte. Bereichswerte kommen meistens im Datumsbereich vor, dass man sagt okay, wir machen eine Umsatzanalyse vom 1.01 bis 31.12 und dann wollen wir alles auswählen, vielmehr was dann innerhalb dieses Bereichs fällt. Das ist allerdings noch Zukunftsmusik, weil wir erstellen erstmal nur einen Parameter, also nur eine Benutzerabfrage. Wir werden später noch im Bericht darauf reagieren. Eins weiter oben können Sie noch einen Standardwert festlegen. Hier könnten wir zum Beispiel schon mal "UPS", oder "FedEx", oder wen auch immer vorgeben, dass der Benutzer dann, wenn er nichts angibt, diesen vordefinierten Wert benutzt. Das lassen wir jetzt aber und sagen erstmal "Okay", um den Parameter zu erstellen. Sie sehen dann hier unter den Parameterfeldern gibt es ein neues Feld "Versandt durch" und das ist unser Parameter, den wir nun verwenden können. Ich wechsle jetzt mal in die Entwurfsansicht und schließe dafür auch die Vorschauansicht, und ziehe per drag-and-drop meinen "Versandt durch" - Parameter auf die Oberfläche, in dem Fall auf den Berichtskopf. Wenn Sie genau hingucken, ich kann auch ein bisschen rein zoomen, sehen Sie, dass Parameterfelder mit einem Fragezeichen gekennzeichnet werden. Wenn ich jetzt in die Vorschauansicht wechsle, also über Ansicht Vorschau, oder eben F5 drücke, dann werde ich nach einem Parameter gefragt. Und zwar "Versandt durch" und das habe ich mir jetzt gemerkt, "UPS" nehmen wir mal und dann gibt es hier eine Umsatzanalyse, und in dem Parameter steht "UPS" drin. Das ist das, was ich eben eingegeben habe. Wenn ich jetzt nochmal F5 drücke, dann gibt es einen neuen Dialog. Da möchte Crystal Reports wissen, ob ich den aktuellen Parameterwert verwenden möchte, also "UPS", oder ob ich neue Parameterwerte eingeben möchte. Dann könnte ich hier "FedEx" zum Beispiel eingeben und dann steht in der Umsatzanalyse "FedEx" drin. Das wiederum hat allerdings noch überhaupt nichts damit zu tun, dass wir hier auf einen Versanddienstleister, der gleich heißt, vielleicht sogar Einfluss nehmen, sondern es ist erstmal nur der pure Parameter, der hier angezeigt wird. Wenn Sie jetzt dieses Parameterfeld löschen und die Vorschau mit F5 zum Beispiel neu laden, dann werden Sie nicht mal mehr nach dem Parameter gefragt. Das liegt daran, das Crystal Reports den Parameter gar nicht verwendet. Sie können hier erstellen, was Sie möchten im Feld-Explorer. Solange Sie es nicht verwenden, wird es auch nicht ausgewertet und im Falle der Parameterfelder ist es so, solange Sie den Parameter nicht verwenden, wird der Benutzer auch nach diesem Parameter nicht gefragt. So, deswegen fügen wir jetzt den Parameter erstmal wieder hinzu. Dann wird wieder gefragt nach dem Parameter. Ich gebe hier mal "UPS" ein. Sie können hier im übrigen im Moment natürlich auch Ihren Namen eingeben, das hat ja noch keine Bewandtnis. Aber Sie sehen dann, dass der Parameter, oder das Parameterfeld hier einen kleinen grünen Hacken bekommen hat und das bedeutet, dass er verwendet wird. Damit wir jetzt auch die Datenhohlung und damit auch den Bericht so einschränken, dass es Sinn macht, nämlich dass der Versanddienstleister - Tatsache - verknüpft wird, mit diesem Parameter "Versandt durch" müssen wir im zweiten Schritt noch einen Filter setzen. Das tun wir wieder über das Filter-Icon, oder über Bericht Auswahl-Assistent Datensatz und wir filtern die Versandart, oder das "Ship Via" Feld und sagen dort nicht "hat beliebigen Wert", sondern "ist gleich" und in der Auswahl erscheinen dann zum einen, natürlich alle Versanddienstleister, die in dem Bericht auftauchen. Und auch Sie sehen es, der Parameter, Fragezeichen, Versandt durch, in geschweiften Klammern heißt das immer, dass es ein Datenfeld ist. Das wählen wir jetzt aus und klicken dann auf OK. Wieder kommt die Abfrage, ob wir gespeicherte Daten, oder die Daten regenerieren wollen. Wir regenerieren und Sie sehen, weil der Parameter auf "UPS" gesetzt war, sehen wir jetzt alle Versanddienstleister, die "UPS" haben. Wenn ich jetzt erneut F5 drücke und sage neue Parameterwerte anfordern, ich klicke auf OK, habe ich die Möglichkeit einen weiteren Versanddienstleister auszuwählen, nämlich FedEx. Ich klicke auf OK und dann werden mir eben alle Aufträge angezeigt, die per FedEx versendet wurden. Wenn Sie jetzt außerdem noch einen Blick auf den Parameter "Versandt durch" werfen, dann sehen Sie, dass sich das Icon hier vorne ein bisschen geändert hat. Und zwar ist es gewichen für ein Icon Fragezeichen mit Datentonne. Das bedeutet, dass dieser Parameter nicht einfach nur verwendet wird, sondern genau in der Datenhohlung verwendet wird. Also als Antwortwert auf einen Filter. Und wenn wir jetzt erneut F5 drücken, neue Parameterwerte anfordern und dann können wir hier eingeben, was wir möchten. Jetzt ist es natürlich so, dass wenn so ein Benutzer jetzt hier ein Versanddienstleister eingeben soll, dann weiß er ja vielleicht gar nicht, was er wählen soll. Und deswegen sieht das hier natürlich auch ein bisschen benutzerunfreundlich aus und das wollen wir jetzt im nächsten Schritt einfach mal ändern, dass wir hier eine etwas bessere Auswahl für die Benutzer hinbekommen. Dazu editieren wir den Parameter ein wenig. Und zwar gehen Sie dazu in den Parameter mit der rechten Maustaste, klicken auf "Bearbeiten". Und ich habe Ihnen ja vorhin die Werteliste gezeigt und dort gab es zwei Werte, Sie sollten es auf "Statisch" lassen und es gab den anderen Wert "Dynamisch". Dynamisch heißt also, dass wir nun den Parameter, beziehungsweise die möglichen Antworten für den Parameter dynamisch laden. Und zwar aus einer Datenquelle. Und diese Datenquelle kommt aus dem Feld "Ship Via". Das heißt, dass alle Werte, die Crystal Reports in ''Ship Via'' findet in die Antwortmöglichkeiten für diesen Parameter aufgenommen werden. Crystal Reports wird eine Combo Box, oder eine Auswahlbox erstellen und die hat immer ein sogenanntes Wertepaar bestehend aus Wert und Beschreibung. "Name" und "Value Pair" heißt das im Englischen. Und Sie können jetzt angeben, der Wert kommt aus '"Ship Via" und wir könnten zusätzlich noch eine Beschreibung angeben, die käme aber auch nur aus "Ship Via", weil da steht auch nur "UPS", oder "FedEx", oder irgendwie sowas drin. Wenn die Versanddienstleister jetzt durchnummeriert werden, wie eins, zwei, drei, vier, sowas Nichtssagendes, dann wäre es so, dass wir bei Wert - Tatsache - das Feld für eins, zwei, drei, vier ausgeben müssten, weil das zurückgegeben wird an den Parameter. Und als Beschreibung würden wir etwas menschlich Lesbares, wie zum Beispiel "UPS", oder "FedEx" eben benutzen. In unserem Fall ist aber "Ship Via" bereits mit menschlich lesbaren Versanddienstleistern gefüllt und deswegen brauchen wir auch nicht unbedingt eine Beschreibung. Auf der Spalte "Parameter" klicken wir einfach drauf und dann wird dieser Parameter erstellt. Klicken wir auf OK. Wenn Sie jetzt F5 drücken für die Vorschauansicht refreshen, dann können Sie über "neue Parameterwerte anfordern" den Parameter neu setzen. Und Sie sehen es gibt eine Combo Box und die besteht aus Werten wie "FedEx", "Loomis", "Parcel Post", "UPS" und so weiter. Und jetzt nehmen wir mal "Parcel Post". Das hatten wir noch nicht. Klicken auf OK und dann wird gefiltert nach "Parcel Post". Zum Abschluss zeige ich Ihnen noch den optionalen Parameter. Das heißt, wir editieren jetzt den Parameter "Versandt durch". Klicken mit der rechten Maustaste auf "Bearbeiten" und setzen die Werteoption "Optionale Eingabeaufforderung" auf "Wahr". Das heißt, dass der Benutzer nun den Parameterwert für den Versanddienstleister setzen kann. Dann wollen wir ja gerne, dass danach gefiltert wird. Das heißt, dass auch nur die Aufträge angezeigt werden, die für diesen Versanddienstleister gelten. Oder er lädt den Parameterwert nicht. Das heißt, er gibt nichts an und dann sollen alle Aufträge angezeigt werden. Die Warnung besagt hier, dass wenn wir Formeln auf diesen Parameter gesetzt haben, wie wir ja haben über den Filter, dann könnte es jetzt leicht zu Fehlern kommen. Das ist uns klar. Wir werden das auch gleich beheben. Sagen OK. Müssen dann den Parameter eingeben. Wir können hier ganz normal "FedEx", oder einen auswählen, oder wir sagen halt nichts. Sagen OK. Und dann schimpft Crystal Reports schon "Parameter hat keinen Wert". Und wir sehen, es ist der Formel-Workshop, also der Formel-Editor für die Datensatzauswahl, der diesen Fehler bringt. Dann werden wir kurz die Formel einfach mal löschen. Beachten Sie, dass jetzt zwar alle angezeigt werden, so wie wir das wollen. Aber wenn wir jetzt mit F5 neue Parameterwerte anfordern, hier "FedEx" eingeben, dann werden eben immer noch alle angezeigt, weil "Versandt durch", - Sie sehen es schon - das Fragezeichen mit der Datentonne ist weg. Dieser Parameter wird nicht mehr in dem Filter verwendet. Das müssen wir jetzt neu binden. Gehen wir wieder in den Datensatz "Auswahl-Assistenten". Wir filtern "''Orders" Tabelle, "Ship Via" Feld. Und zwar einfach sagen wir dann "ist gleich" und wählen wieder den Parameter aus. Klicken auf OK. Sagen "Daten regenerieren" und da "FedEx" noch drin steht wird jetzt nach "FedEx" gefiltert. Wenn Sie F5 drücken, "neue Parameterwerte anfordern" und wir geben jetzt hier nichts an. Dann werden - Tatsache - wieder alle angezeigt. Wenn Sie sich dazu die Formel jetzt angucken, oder das was Crystal Reports daraus gemacht hat, dann sehen Sie hier erstmal oben unter "Orders.Ship Via" ist gleich Parameter "Versandt durch". Das ist genau das, was wir eingestellt haben, aber Crystal Reports hat eine etwas komplexere Formel da draus gemacht, nämlich im Grunde sind es zwei Abfragen. Einmal ist es eine Frage "notHasValue Versandt durch", das heißt, wenn er keinen Wert hat, dann soll "True" zurückgeliefert werden, das heißt, dann soll gar nichts gefiltert werden. Oder das was in "Versandt durch" im Parameter steht, soll abgeglichen werden, oder soll gleich sein mit dem, was in der Tabelle "Orders" im Feld "Ship Via" steht. Und das, zumindest der linke Teil, ist die Erweiterung, wenn Sie die optionale Eingabeaufforderung für einen Parameter erlauben. Damit sind wir am Ende dieser Lektion über Parameterfelder. Sie haben gelernt, wie Sie Parameterfelder anlegen können und das wenn Sie sie angelegt haben die erstmal auf die Datenhohlung, oder auf die Berichtssteuerung gar keinen Einfluss haben. Erst wenn Sie sie dann mit einem Filter verknüpfen, dann hat - Tatsache - die Benutzerauswahl auch Auswirkungen auf das, was im Bericht angezeigt wird. Es gibt verschiedene Arten von Parametern. Einfach statische Parameter, das heißt Parameter, wo ein Wert eingegeben wird. Dann gibt es dynamische Parameter, das heißt, dass Parameterantworten aus einer Art Vorgabeliste erstellt werden können. Und es gibt die optionalen Eingabeaufforderungen, das heißt, die optionalen Parameter, die der Benutzer setzen kann, oder eben nicht setzt.

Crystal Reports 2016 Grundkurs

Erstellen Sie aussagekräftige und übersichtliche Berichte mit SAP Crystal Reports 2016.

6 Std. 39 min (51 Videos)
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Crystal Reports Crystal Reports 2016
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Erscheinungsdatum:30.01.2017

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