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Office 365: Outlook Grundkurs

Outlook-Ordner durchsuchen

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Dieses Video zeigt, wie Sie über die Suchfunktionen von Outlook in Ordnern nach E-Mails, Textinhalten innerhalb von Mails oder auch Anhängen suchen und Informationen bearbeiten und drucken können.
08:44

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, welche Möglichkeiten Sie haben in den Outlook-Ordnern nach bestimmten Inhalten, wie E-Mails, bestimmten Textinhalten von E-Mails oder Anhängen zu suchen. Ich zeige Ihnen, wie Sie die aufgefundenen Informationen bearbeiten und drucken können. Wenn Sie sich in einem Outlook-Modul befinden, wird Ihnen immer oben im Bereich die Suchleiste angezeigt. Sobald Sie in das Suchfeld in der Suchleiste hineinklicken, wird Ihnen im oberen Bereich die sogenannten Suchtools und das Register "Suchen" angezeigt. Über das Register Suchen lässt sich die Suche zusätzlich zum Suchbegriff, den Sie hier eingeben können, einschränken. In diesem Beispiel suche ich nach einer Powerpoint-Präsentation, die ich irgendwann erhalten habe. Mir werden jetzt die Ergebnisse hier im Ergebnisbereich angezeigt und Dateianhänge mit einer Büroklammer dargestellt. Zusätzlich hätte ich die Möglichkeit über das Register "Suchen" auf die Schaltfläche "Hat Anlagen" zu klicken und dann werden mir entsprechend nur die Dateien angezeigt, die auch Anlagen besitzen. Im Lesebereich wird mir jetzt auch die Anlage angezeigt und ich könnte über den DropDown Pfeil direkt die Datei ausdrucken. Meine Suchanfrage kann ich direkt über die Suchleiste wieder löschen oder alternativ über das Register "Suchen" ganz hinten über die Schaltfläche "Suche schließen". Sie sehen, sobald man in die Suchleiste klickt, kann man dort Begriffe eingeben und in diesem Fall möchte ich nochmal schauen. Wenn ich jetzt nur Begrifflichkeiten eingebe, angenommen Sie wissen, dass in einer bestimmten E-Mail ein bestimmter Textinhalt vorhanden war, dann haben Sie auch die Möglichkeit direkt die Suchbegriffe in die Suchleiste einzugeben und Sie sehen, ich habe auch nicht auf die Groß- und Kleinschreibung geachtet und Outlook durchsucht jetzt im Endeffekt die Nachrichtentexte, aber auch zusätzlich Dateianhänge, also wenn ich jetzt zum Beispiel innerhalb einer Word-Datei, die Wörter "VPN" verwendet hätte, dann würde er mir hier in den Suchergebnissen, auch einen Word-Dokument anzeigen. Sobald es also eine Übereinstimmung der Suchbegriffe gibt, werden die Ergebnisse angezeigt. In diesem Fall lösche ich noch einmal die Suchwörter, dafür klicke ich direkt auf das "X", in der Suchleiste. Es gibt in meinem Beispiel eine E-Mail mit einem Anhang, mit einer Powerpoint-Präsentation. Ich weiß aber nicht mehr, was genau im Betreff stand und ich weiß auch nicht, von wem ich sie erhalten habe. Ich kann mich erinnern, dass dort das Wort "Grundlagen", innerhalb der Präsentation verwendet wurde. In diesem Fall klicke ich direkt wieder in die Suchleiste und gebe das Wort "Grundlagen" ein. Und mir wird tatsächlich die Powerpoint-Präsentation angezeigt. Wenn ich jetzt direkt auf die Powerpoint-Präsentation hier klicke, dann habe ich die Möglichkeit in die Vorschau zu schauen und Sie sehen, das Wort Grundlagen ist hier tatsächlich vorhanden. Und somit durchsucht die Outlook-Suche auch direkt Dateien. Sobald ich hier eine Datei ausgewählt habe, öffnet sich zusätzlich das Register "Anlagen" und ich hätte auch hier die Möglichkeit die Datei zu öffnen, ich hätte die Möglichkeit die Datei zu drucken, zu speichern. Also alles das, was ich auch über den DropDown Pfeil machen könnte. In diesem Fall lösche ich noch einmal die Suche und bin wieder in meinem Posteingang. Häufig werden E-Mails ohne aussagekräftigen Betreff versandt und Sie müssen deshalb die E-Mails über die Suche wiederfinden. Deshalb möchte ich Ihnen hier den Hinweis geben, dass Sie den Betreff einer E-Mail individuell ändern können. Dafür öffne ich einmal eine E-Mail, die ich unter "Projekte" abgelegt habe, hier den "Salesreport". Und ich muss die E-Mail direkt öffnen, damit ich eben halt den Betreff abändern kann. 'Salesreport' reicht mir hier nicht aus und sobald ich die E-Mail geöffnet habe, klicke ich direkt in den Betreff und könnte jetzt hier den Monat und das Jahr dahintersetzen. Ich bestätige mit Enter. Und wenn ich jetzt die Datei schließe, werde ich gefragt, ob ich die Nachricht speichern möchte, weil ich habe ja im Endeffekt diese E-Mail geändert, ich klicke auf "Ja". Das bedeutet, dass ich den Betreff einer mir zugesandten E-Mail jeder Zeit verändern. Was ich Ihnen hier auch nochmal als Tipp mitgeben möchte ist, dass Sie zusätzlich innerhalb von empfangenen E-Mails, auch bearbeiten können, das bedeutet, wenn ich die E-Mail nochmal öffne und ich möchte sie jetzt bearbeiten, also ich möchte sie nicht weiterleiten, sondern ich möchte direkt Text hier hinzufügen, dann besteht immer die Möglichkeit, wenn die E-Mail-Nachricht geöffnet ist, über das Register "Nachricht", in der Gruppe "Verschieben" über das Symbol "Weitere Verschiebeaktionen" die Nachricht direkt zu bearbeiten. So und jetzt könnte ich direkt in der Nachricht hineinklicken und könnte hier mein Text hinzufügen. Was ich immer mache? Ich ändere dazu, dann aber die Textfarbe, damit ich immer nochmal sehe, was vorher, also ursprünglich in der E-Mail-Nachricht stand und was meine Bearbeitung ist. Dafür wechsle ich in das Register "Text formatieren" und ich könnte jetzt hier direkt die Schriftfarbe auf rot setzen und könnte hier meinen Text einbringen. Nun hatte er das nicht übernommen, jetzt markiere ich den Text und gehe hier oben einmal im Register "Text formatieren", auf die Schriftfarbe rot und wenn ich die Nachricht jetzt schließe, erhalte ich wieder einen Dialog zum Speichern. Da ich die Nachricht verändert habe, bestätige ich jetzt einmal mit "Ja". Öffne ich die Nachricht, dann sehe ich auch sofort meine Änderungen. Und nun möchte ich Ihnen noch zeigen, wie Sie E-Mail-Nachrichtentexte drucken können. Wenn eine E-Mail geöffnet ist, klicken Sie direkt in das Register "Datei" und in der Backstage-Ansicht haben Sie den Befehl "Drucken". Hier in diesem Dialog haben Sie die Möglichkeit den Drucker auszuwählen und diese Liste kann bei Ihnen anders auswählen, denn je nachdem welche Drucker installiert sind, werden die hier aufgelistet. Wenn Sie einen Drucker ausgewählt haben, haben Sie auch hier direkt über die Schaltfläche "Druckoptionen" die Möglichkeit weitere Druckeinstellungen vorzunehmen. Angenommen Sie möchten von einer E-Mail, bestimmte Seiten drucken oder Sie möchten mehrere Exemplare ausdrucken. Das können Sie alles schon direkt hier festlegen. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie in Outlook-Ordnern nach bestimmten E-Mails, Textinhalten und Anhängen suchen können und wie Sie die Informationen bearbeiten oder drucken können.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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