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Office 365: Outlook Grundkurs

Outlook-Gruppen verwenden

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Mit Outlook-Gruppen können Sie und Ihre Arbeitsgruppen, Teams sowie Projektgruppen in einem Arbeitsbereich wichtige Diskussionen führen, einen Teamkalender verwalten und gemeinsam Dateien austauschen.
05:34

Transkript

Diese Video zeigt Ihnen auf, wie Sie Outlook-Gruppen aufsuchen, beitreten und welche Möglichkeiten Ihnen die Gruppen bieten. Mir wurde gerade von einer Kollegin mitgeteilt, dass es zukünftig eine neue Outlook-Gruppe zum Thema "Office 365" gibt, eine Projektgruppe. Und ich möchte dort dieser Gruppe beitreten. Dazu muss ich sie erst einmal suchen. Ich wechsele über das Register "Start" hinten in der Gruppe "Suchen". Da gibt es die "Personen suchen". Und auch hier lassen sich die vorhandenen Gruppen aufsuchen. Ich gebe einfach mal "office" ein, auch brauche ich gar nicht. In diesem Fall findet er sofort die Gruppe. Ich habe also nur das "o" und das "f" eingegeben. Und ich klicke jetzt einmal direkt hier auf "Office 365-Projektgruppe". Dann öffnet sich eine Visitenkarte, wo ich auch nochmal die Informationen bekomme, was oder wozu diese Gruppe gedacht ist. Und ich habe hier im oberen Bereich der Visitenkarte die Möglichkeit, dieser Gruppe beizutreten. Ich klicke direkt hier einmal auf "Beitreten". Das dauert immer einen Augenblick. Und zusätzlich bekomme ich auch eine E-Mail-Nachricht, dass ich dieser Gruppe beigetreten bin. Zusätzlich wird mir die Gruppe jetzt auch hier im unteren Bereich dargestellt. Hier im Studio dauert es leider etwas, bis mir das Alles hier genau angezeigt wird. Ich wechsele dafür nochmal in eine andere Gruppe, um Ihnen die Inhalte zu zeigen. Sobald eine Gruppe geöffnet ist, ändert sich das Menüband. Im Register "Start" können neue Unterhaltungen, also sprich neue Diskussionen gestartet werden. Ich habe hier die Möglichkeit, neue Elemente hinzuzufügen. Also, ich könnte jetzt an alle Gruppenmitglieder eine E-Mail-Nachricht schreiben. Ich könnte auch eine Besprechung planen. Das steht mir hier in dieser Gruppe zur Verfügung. Wenn eine Unterhaltung hier im Posteingang aktiviert ist, dann habe ich auch die Möglichkeit, auf diese Unterhaltung zu antworten, Ich lande im Endeffekt hier im Lesebereich und könnte jetzt hier direkt mitdiskutieren. Ich könnte aber auch Beiträge, die mir besonders gut gefallen, mit "Gefällt mir" markieren. In diesem Fall verwerfe ich meine Antwort. Die Gruppe bietet auch einen Gruppenkalender, der im Register "Start" aufrufbar ist, also hier direkt im oberen Bereich im Register "Start", also "Projektteam Office365", da ist alles so zusammengefasst. Ich wechsele einmal in den Gruppenkalender, und hier stehen mir alle Kalenderfunktionalitäten, die ich aus Outlook sonst kenne, ebenfalls zur Verfügung. Ich habe die Möglichkeit, eine Besprechung zu planen. Wenn ich hier direkt drauf klicke, dann sehe ich, dass das Projektteam, also alle Mitglieder innerhalb der Gruppe schon gebündelt hier dargestellt werden. Also, ich muss nicht alle Mitglieder einzelt auswählen oder raussuchen, also das ist schon mal sehr gut. Und zusätzlich hätte ich auch die Möglichkeit, eine Skype for Business Besprechung hier noch vorzubereiten, zu planen. Aber in diesem Fall breche ich hier einmal ab, um auf weitere Elemente zuzugreifen wie beispielsweise den Dateiaustausch, wechsele ich wieder in den Posteingang, wechsele nochmal in die Gruppe. Und wenn ich jetzt hier oben im Register "Start" einmal auf "Dateien" klicke, ich lande hier direkt in meiner Office 365-Umgebung und dort direkt in "One Drive for Business". Dahinter steht eine SharePoint-Bibliothek, in der ich beispielsweise neue Datein erzeugen kann. Ich kann hier eine neues Word-Dokument erstellen, eine Excel-Arbeitsmappe und eine PowerPoint-Präsentation. Ich habe aber auch die Möglichkeit, Dateien, also vorhandene Dateien von meinem Netzlaufwerk hier direkt abzulegen. Zusätzlich bietet eine Gruppe auch die Notizbuch-Funktion mit OneNote. So lassen sich schnell zu einer Besprechung oder interessante Informationen für die Gruppe bereitstellen. Hier meine Office 365-Umgebung habe ich hier links in der Navigation die Möglichkeit, auf das Notizbuch zuzugreifen. In meiner Desktopanwendung, ich wechsele noch einmal zurück. Da habe ich auch die Möglichkeit, hier direkt OneNote zu öffnen und, wie gesagt, schnell Notizen zu einer Besprechung oder andere Informationen für die Gruppe bereitzustellen. Mit einer Outlook-Gruppe haben Sie eine zentrale Anlaufstelle, die Ihnen einen Gruppenkalender, einen Dateiaustausch, Speicherort, ein Notizbuch und einen Bereich für Diskussion bietet. Wie Sie einer Gruppe beitreten und was eine Gruppe bietet, habe ich Ihnen in diesem Video aufgezeigt.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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