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Office 365: Outlook Grundkurs

Outlook-Gruppen anlegen

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Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie Outlook-Gruppen über die Desktopanwendung oder in der Office 365-Umgebung anlegen können.
05:15

Transkript

In Office 365 unter Verbindung mit Exchange Online lassen sich so genannte Outlook-Gruppen anlegen. Diese Gruppen eignen sich für die Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen, Teams und Projektgruppen. Sie sind eigenständige Arbeitsbereiche, die über einen Kalender verfügen, in denen Diskussionen geführt und Dateien ausgetauscht werden können. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Outlook-Gruppen erstellen können. Outlook-Gruppen können grundsätzlich vom Administrator der Office 365-Umgebung erstellt werden. Wenn Sie ebenfalls berechtigt sind, Gruppen zu erstellen, können Sie das direkt in der Desktopanwendung von Outlook vornehmen oder eben über die Office 365 Oberfläche. In meinem Beispiel möchte ich gerne über die Desktopoberfläche eine neue Gruppe erstellen. Dafür bin ich im Register "Start" in der Gruppe "Gruppen", und dort klicke ich auf "Neue Gruppe". Im Dialog für das Erstellen der Gruppe müssen immer die erforderlichen Informationen eingegeben werden. Ich trage hier beim Namen einmal "Marketing" ein. Wie Sie sehen, hat Outlook hier direkt schon eine Gruppen-ID angelegt. Die setzt sich immer aus dem Namen der Gruppe zusammen. Ich übernehme das jetzt hier auch einmal. Im Bereich "Datenschutz" kann ich festlegen, ob es eine öffentlich oder eine private Gruppe sein soll. Öffentlich bedeutet, dass alle Personen, die über ein Outlook-Konto in Ihrem Unternehmen verfügen, dieser Gruppe beitreten beziehungsweise Inhalte der Gruppe lesen können. Denken Sie also daran, dass gegebenenfalls externe Personen, die bei Ihnen ein Outlook-Konto besitzen, Zugriff erhalten. Wenn Sie die Gruppe privat halten, dann können eben halt nur eingeladene Personen auf die Gruppe zugreifen. In meinem Beispiel möchte ich die Gruppe öffentlich halten. Ich wähle "öffentlich" aus. Sollen die Mitglieder der Gruppe innerhalb des jeweiligen Outlooks im Posteingang die Gruppe sehen und Gruppenunterhaltung im Posteingang öffnen können, so muss dieses Kontrollkästchen hier bei Abonnements aktiviert sein. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert bleibt, also das Häkchen nicht gesetzt ist, müssen die Mitglieder jeweils in die Gruppe wechseln, um die Inhalte abzurufen. Danach bestätige ich mit "OK". Die Gruppe wird jetzt angelegt. Nachdem die Gruppe angelegt wird, halten wir jetzt diesen Dialog, wo wir schon direkt Personen hinzufügen können. Da möchte ich doch unsere Geschäftsführerin Frau Buhr gleich hinzufügen und auch die Susanne Fröhlich. Also, ich gebe im Endeffekt hier schon den Namen ein und habe dann die Möglichkeit, einen Namen auszuwählen. Und im unteren Bereich kann ich auch eine Beschreibung hinzufügen also für Leute, die die Gruppe auffinden und eben halt schon mal sehen können, was die Gruppe macht. So und wenn ich jetzt eine Beschreibung hinzugefügt habe, bestätige ich noch einmal mit "OK". Das kann wieder einen kleinen Augenblick dauern. In der Office 365-Umgebung in der Oberfläche lassen sich auch Gruppen anlegen. Dafür wechsele ich in die Office 365-Umgebung und befinde mich hier schon direkt in meinem Posteingang. Also ich würde jetzt hier über den App Launcher, in die E-Mails wechseln. Dann lande ich hier, und Sie sehen auch hier im Posteingang im unteren Bereich die Gruppen. Und auch die von mir erstellte Marketing-Gruppe wird hier schon direkt aufgelistet. Und hier kann ich schon direkt über "Neu" gehen, also hier links im Ordnerbereich. Und auch hier öffnet sich jetzt der Dialog, wo ich eine weitere Gruppe anlegen kann. In diesem Fall verwerfe ich das noch einmal, und da wollte ich Ihnen hier nochmal den Tipp geben. Also wenn man hier über diesen Dropdown-File klickt, dann kann man hier auch ebenfalls eine neue Gruppe anlegen. Sie können mit Office 365 unter Verbindung Exchange Online sogenannte Outlook-Gruppen über die Desktopanwendung oder in der Office 365-Umgebung anlegen. Das habe ich Ihnen in diesem Video vorgestellt.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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