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Dynamics NAV 2017 Grundkurs

Outlook als Client einsetzen

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Dynamics NAV 2017 erlaubt nun direkten Datenzugriff aus Outlook heraus. Dieser Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten der Datenerfassung und welche Funktionen zur Verfügung stehen.
06:33

Transkript

Wenn man von Dynamics NAV spricht, dann spricht man ja seit einigen Jahren von ganz vielen verschiedenen Client-Optionen. Da gibt es den Windows Client, da gibt es den WebClient, da gibt es dann ein App für das Smartphone oder für ein Tablet Device. Ja, und seit der Version 2017 gibt es auch die Möglichkeit, bestimmte Informationen im Outlook anzeigen zu lassen beziehungsweise sogar die Möglichkeit, aus dem Outlook heraus bestimmte Funktionen aufzurufen. Sie sehen das bei mir hier jetzt am Bildschirm, und ich habe hier eine E-Mail von Rene Gayer bekommen, der in meinem Dynamics NAV Kontakt angelegt ist, daraufhin ist Outlook in der Lage hier, für den Rene Gayer eine sogenannte Kontaktstatistik anzuzeigen. Das Ganze wird jetzt auch noch weiter gehen. Das heißt, wenn ich da mal drauf klicke, dann sehe ich zunächst hier die Möglichkeit, zusätzlich den Rene Gayer jetzt auch zu einem Unternehmen zuzuordnen oder in weiterer Folge dann sogar Belege anzulegen, wie zum Beispiel ein Angebot oder einen Auftrag bis hin zu einer Einkaufsbestellung. Ja, und wie man da jetzt hinkommt, das möchte ich Ihnen zeigen, aber davor die wahrscheinlich wichtigste Frage beantworten, die Sie sich vermutlich bereits gestellt haben. Das Outlook hier ist hier bei mir jetzt im Browser geöffnet, also "Outlook Web Access" von Office 365. "A", ist es auch möglich lokal mit dem Outlook zu verwenden und "B" geht es auch mit einem lokalen Exchange Server oder nur mit Office 365. Und beide Dinge kann ich sehr positiv beantworten. Sie können dieselben Funktionen sowohl für Ihr lokales Outlook verwenden, als auch wenn Sie selbst einen Exchange Server betreiben, diese Funktionalität nutzen. Ich habe mich hier für die Webvariante entschieden weil es natürlich von der Konfiguration her für die Darstellung jetzt für meinen Film das Ganze etwas einfacher gemacht hat. Was Sie benötigen ist also ein Exchange Server oder ein Office 365 Konto. Sie finden dann innerhalb von Dynamics NAV, und zwar sowohl im WebClient, also im Windows Client, die unterstützte Einrichtung vor. Und innerhalb der unterstützten Einrichtung gibt es diesen Punkt "Outlook für Financials einrichten". Da müssen wir jetzt zwei Dinge abklären. Erstens was ist Financials, was bedeutet das? Und zweitens geht es wirklich so einfach. Gut, starten wir zuerst mit der ersten Frage, Was ist Financials? Microsoft bietet am amerikanischen Markt bereits eine Cloud-basierte Variante von Dynamics NAV an, und die hat den Namen "Financials" bekommen. Also, komplett gesagt, heißt das Produkt dort Dynamics 365 Financials, und dieses Add-In wird natürlich vor allem dort für diesen Bereich auch eingesetzt. Das ändert aber nichts daran, dass diese Funktionalität exakt dasselbe ist, wenn Sie Dynamics NAV lokal installieren und eben nicht das "Financials" also die Cloud-Variante, sondern ihre lokale Variante verwenden. Der Menüpunkt heißt "Argument Financials". Damit müssen wir uns abfinden. Das spielt aber keine große Rolle an dieser Stelle. Das wäre also hier Punkt 1. Punkt 2 ist es wirklich so einfach, dass ich hier auf "Einrichtung starten" klicke, und dann jetzt durch diesen Assistenten navigiere, angebe ob das nur für mich oder für das ganze Unternehmen sein soll, meine entsprechende E-Mail Adresse eingebe, das Kennwort und der letzte Schritt wäre dann einfach auf FERTIGSTELLEN klicke. Na ja, die Antwort ist jetzt ein bisschen unterschiedlich. Auf der einen Seite für Sie als Benutzer ist es tatsächlich so einfach. Auf der anderen Seite haben Sie vielleicht bemerkt, dass hier steht "Nicht aufgeschlossen", und trotzdem kann ich es bereits verwenden. Warum ist es so? Für diesen Film habe ich jetzt nicht hier meine lokale Demoinstallation verwendet, sondern einen virtuellen Computer mit einem Server, den ich bereits im Vorfeld konfiguriert habe, denn der Server hat bestimmte Anforderungen, und die muss der Administrator erfüllen, bevor Sie diesen Menüpunkt, diesen Assistenten erfolgreich abschließen können. Dazu gehört zum Beispiel, dass NAV verschlüsselt arbeitet, also mit einem Sicherheitszertifikat. Dazu gehört zum Beispiel, dass Sie einen eigenen NAV-Server haben, der eben mit einer bestimmten Authentifizierung arbeitet. Das kann jetzt dann Datenbank Authentifizierung oder Office 365 Authentifizierung sein. Also kurzum, ich habe hier am Server bereits einige Schritte vorgenommen, und diese Schritte, die benötigen Sie auch bei Ihnen im Unternehmen, damit Sie das Ganze tatsächlich nutzen können. Das heißt, wenn wir das Ganze uns jetzt hier am Server ansehen, das jetzt hier mit einer Remote Desktop Verbindung gelöst ist, dadurch ist vielleicht jetzt auch die Darstellung nicht ganz so eindeutig und klar, wie Sie sonst von einer lokalen Installation gewohnt sind. Aber dann können Sie hier sehen, dass Outlook für Financials hier bereits erfolgreich eingerichtet ist, und das wollte ich Ihnen auch noch zeigen, damit Sie sehen, es handelt sich wirklich um eine Online-Verbindung. Hier gibt es zum Beispiel noch ein Angebot mit der ID 1003 von Bernd Hausmann, und auch das kann ich Ihnen jetzt hier in Outlook bereits zeigen, wird erfolgreich eingebunden. Das heißt, wenn Sie eine E-Mail erhalten und dort zum Beispiel der Bezeichner "Verkaufsangebot" gefolgt von einer ID vorkommt, und diese ID existiert im Unternehmen, dann können Sie eben auch auf diese Belege direkt in Outlook zugreifen. Das heißt, zusammengefasst an dieser Stelle kann man folgendes sagen, aus meiner Sicht war es eine nette Funktion, und zwar deswegen vor allem dann, wenn man mit CRM Konzepten oder Gedanken herumspielt und sagt, ich möchte relativ rasch aus meinem Outlook heraus Informationen einsehen oder Informationen erzeugen. Für den Benutzer ist nicht viel zu tun, er muss die unterstützte Einrichtung starten und seine Benutzer ID, also seine E-Mail-Adresse und sein Kennwort eingeben. Der Administrator hat im Vorfeld doch ein bisschen eine Arbeit, da das System eben über eine verschlüsselte Verbindung aufbauen muss, das heißt, er muss ein Zertifikat installieren und in weiterer Folge den NAV-Server so konfigurieren, dass dieser die Authentifizierung von außen auch zulässt. Von außen ist natürlich auch im Unternehmen gemeint, also Sie müssen sich dann entscheiden Office 365 Authentifizierung oder Datenbank Authentifizierung. Wenn Sie das getan haben, dann können Sie relativ einfach und rasch sowohl im Webaccess, als auch in Ihrem lokalen Outlook mit NAV-Informationen arbeiten, bis hin eben zu einem Verkaufsangebot oder zu einer Rechnung oder zu einer Gutschrift, je nachdem, wofür Sie sich dann entscheiden, diese Schritte sind dann hier im System möglich und werden direkt in Dynamics NAV gespeichert.

Dynamics NAV 2017 Grundkurs

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4 Std. 52 min (50 Videos)
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Dynamics NAV Dynamics NAV 2017
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Erscheinungsdatum:13.04.2017

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