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Outlook 2013 Grundkurs

Ordner durchsuchen

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Die Suche in Outlook ermöglicht es, sämtliche Ordner nach E-Mails, bestimmten Texten und Anhängen zu durchsuchen. Die dabei gefundenen Informationen können anschließend bearbeitet sowie gedruckt werden.
07:26

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, welche Möglichkeiten Sie haben, in den Outlook-Ordnern nach bestimmten E-Mails, Texten innerhalb von E-Mails oder Anhängen zu suchen, und wie Sie aufgefundene Informationen bearbeiten und drucken können. Wenn Sie sich in einem Outlook-Modul befinden, wird Ihnen immer im oberen Bereich die sogenannte Suchleiste angezeigt. Sobald Sie dort in die Suchleiste hineinklicken, erscheint das Menübandregister "Suchen." Über dieses Register lässt sich die Suche zusätzlich zum Suchbegriff einschränken. In diesem Fall suche ich ein Übergabeprotokoll, welches ich als Anhang versandt habe. Mir werden jetzt diverse E-Mails angezeigt. Je mehr E-Mails sich im Postfach befinden, kann es natürlich sehr unübersichtlich werden. Ich suche im Endeffekt nach der Datei. Ich sehe hier schon die Ergebnisse, aber ich hätte jetzt noch die Möglichkeit, das einzuschränken. Wenn ich hier auf "hat Anlagen" klicke, werden mir zwar auch wieder alle angezeigt, aber im Endeffekt habe ich jetzt genau das wiedergefunden, was ich suche. Hier habe ich den Anhang "Übergabeprotokoll." Ich hätte jetzt die Möglichkeit, mit der rechten Maustaste auf das Übergabeprotokoll, also die Anlage zu klicken. Und ich hätte die Möglichkeit, hier einen Schnelldruck vorzunehmen. Somit habe ich die Informationen, die ich gesucht hatte, schnell gefunden, und konnte sie schnell ausdrucken. Ich habe die Möglichkeit, über die Suchleiste direkt die Suche zu löschen, indem ich auf das "X" klicke. Und ich könnte nochmal einen Suchbegriff oder mehrere Suchbegriffe eingeben. Dabei achte ich nicht auf die Groß- und Kleinschreibung. Ich weiß, dass in einer E-Mail über die Online-Präsentationsmöglichkeiten gesprochen wurde. Ich suche nach Online-Präsentation, und wurde auch direkt fündig. Sobald es also eine Übereinstimmung mit den Suchbegriffen gibt, werden die Ergebnisse aufgelistet. In meinem Beispiel werden die Suchergebnisse im Lesebereich hervorgehoben und auch so bin ich schnell zum Ergebnis gekommen. Die Suche kann man über die Suchleiste löschen. Es gibt aber auch direkt im Register "Suchen" die Schaltfläche "Suche schließen." Es gibt eine E-Mail mit einem Anhang, wo ich gar nicht mehr weiß, wie der Betreff war. Ich kann mich erinnern, dass im Anhang eine Excel-Datei war, wo die Camera Settings eingetragen werden müssen. Ich versuche es einfach mal, in der Suchleiste "Camera Settings" einzugeben. Ich möchte Ihnen damit eigentlich nur demonstrieren, dass Outlook auch die aktuellen Anhänge, also sprich Word, Excel, PDF, PowerPoint nach Wörtern durchsucht. Sie sehen: Mir wird eine E-Mail angezeigt. Im Anhang befindet sich die Excel-Datei, die ich auch gesucht habe. Wenn ich jetzt hier einmal in die E-Mail schaue, da werden Sie sehen, dass da kein Wort von Camera Settings sein wird. Wenn ich die Datei jetzt in der Vorschau öffne, dann sehen Sie hier "Camera Settings." Also es wird auch der Anhang, sprich die Datei selbst, nach den Suchwörtern durchsucht. Nun könnte ich, dadurch, dass ich die Anlage angeklickt habe, über das Menübandregister "Anlagen" die Datei öffnen und drucken. Oder ich könnte auch wieder den Schnelldruck durchführen. Ich könnte die Datei auch nochmal schnell speichern. Alles das, was ich auch kontextbezogen, über den Rechtsklick duchführen kann. In diesem Fall lösche ich noch einmal die Suche. Häufig kommt es vor, dass E-Mails keinen aussagekräftigen Betreff besitzen, und Sie deshalb des Öfteren die E-Mail über die Suche wiederfinden müssen. So möchte ich Ihnen an dieser Stelle den Tipp geben, dass Sie den Betreff einer E-Mail abändern können. In diesem Beispiel nehmen wir gleich einmal die erste E-Mail von Herrn Pohlmann mit den Restauranttipps. Ich öffne die E-Mail mit einem Doppelklick. Also die E-Mail muss geöffnet sein, ich kann nicht im Lesebereich den Betreff ändern. Ich verändere jetzt direkt hier in der E-Mail den Betreff. Danach schließe ich die E-Mail. Ich werde dann gefragt, ob ich das speichern möchte, weil ich die E-Mail ja abgeändert habe. Ich bestätige mit "Ja". Mir wird in der Vorschau zwar hier noch "Restauranttipps" angezeigt, aber wenn ich das nächste Mal suche, dann gebe ich die Begriffe ein, die ich im Betreff gesetzt habe. Dann werde ich auch schneller fündig, bzw. finde meine E-Mail schneller wieder. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, Änderungen bzw. in einer empfangenen E-Mail Bearbeitungen vorzunehmen. Das macht beispielsweise Sinn, wenn Sie innerhalb einer E-Mail Fragen beantworten sollen, oder den Nachrichtentext prüfen müssen. In diesem Beispiel wähle ich einfach mal die E-Mail mit dem Linkvideo. Ich öffne diese E-Mail, und möchte jetzt Änderungen vorschlagen. Hier direkt kann ich nicht reinklicken, dafür muss ich jetzt die E-Mail zum Bearbeiten öffnen. Im Menübandregister "Nachricht" wechsle ich hier direkt in die Gruppe "Verschieben", und klicke auf "Aktionen." Hier habe ich die Möglichkeit, die Nachricht zu bearbeiten. Jetzt kann ich hier direkt in den Text klicken, und möchte z.B. hier, dass dabeisteht, dass es sich um Link 2013 handelt. Was ich noch zusätzlich mache: Ich gehe einmal hier auf "Text formatieren," setze die Schriftfarbe auf "Rot", das, was ich jetzt hier ergänze, damit der Kollege genau weiß, was ich hier jetzt geändert habe. Hier kann auch noch mal die berufliche Tätigkeit hinzugefügt werden. Das formatiere ich auch nochmal rot. Wenn ich jetzt auf "Schließen" klicke, werde ich gefragt, ob ich das so speichern möchte. Als Nächstes möchte ich Ihnen noch zeigen, wie Sie E-Mail-Nachrichten-Texte drucken können. Ich nehme nochmal den Text, den ich eben abgeändert habe, weil ich ihn ausdrucken möchte, und in einer Besprechung für die Kollegen bereitstellen möchte. Wenn ich die E-Mail geöffnet habe, gehe ich über das Register "Datei." Dort gibt es den Befehl "Drucken". Je nachdem, welche Drucker bei Ihnen freigeschaltet sind, auf die Sie zugreifen können, werden sie Ihnen hier angezeigt. Sie haben immer die Möglichkeit, direkt den Drucker auszuwählen. Sie könnten jetzt hier in der Auswahl Ihren Drucker auswählen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass Sie direkt die Druckoptionen festlegen können. Sie bestimmen also über das Dialogfeld "Drucken" z.B. welche Seiten Sie ausgedruckt haben möchten, ob Sie die Anlagen mit drucken möchten, wie viele Exemplare Sie drucken möchten. All das können Sie direkt hier, über die Backstage-Ansicht, über den Befehl "Drucken" festlegen. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie in Outlook-Ordnern nach bestimmten E-Mails, Textinhalten und Anhängen suchen können, wie Sie die Informationen bearbeiten und drucken können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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