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OneNote 2013 Grundkurs

Optionen: OneNote richtig konfigurieren und anpassen

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Auch in OneNote gilt es, ein paar Einstellungen zu berücksichtigen bzw. korrekt zu setzen. Welche das sind, verrät dieses Video.
07:05

Transkript

Als OneNote-Nutzer haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, über den Aufruf des Backstagebereiches und den anschließenden Aufruf der sogenannten OneNote-Optionen, die Anwendung Ihren speziellen Bedürfnissen anzupassen. Grundsätzlich ist OneNote in der Standardkonfiguration einsatzbereit. Die individuellen Bedürfnisse des Nutzers können es jedoch empfehlenswert machen, die eine oder andere Veränderung in der Konfiguration vorzunehmen. Zwar sind alle Einstellungsmöglichkeiten innerhalb der OneNote-Optionen namentlich unmissverständlich formuliert. Allerdings haben Sie bei manchen Optionen die Möglichkeit, eine zusätzliche Beschreibung aufzurufen. Diese Möglichkeit erkennen Sie an dem kleinen Bubble-Symbol rechts neben der Optionsbezeichnung. Da die OneNote-Optionen in unterschiedliche Bereiche gegliedert sind, werden wir die Bereiche zunächst gemeinsam überfliegen, um festzustellen, welche Konfigurationsmöglichkeiten wir in OneNote grundsätzlich zur Verfügung haben. Bei dieser beispielhaften Anpassung der Konfiguration werden insbesonders die Anpassung des Menübands und die Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff eine besondere Rolle spielen. Im Bereich 'Allgemein' ist das zunächst von Bedeutung, einen Benutzernamen und Initialen zu hinterlegen. (Tippen) Wenn Sie OneNote zur Zusammenarbeit nutzen, werden sämtliche Änderungen, die von Ihnen vorgenommen werden, mit den hier hinterlegten Initialen versehen. Auf diese Art und Weise kann nachverfolgt werden, welcher Nutzer für welche Änderungen innerhalb des geteilten Notizbuches verantwortlich ist. Unter dem Abschnitt 'Anzeige' haben Sie die Möglichkeit, die Platzierung unterschiedlicher Elemente Ihres Notizbuches zu konfigurieren. Beispielsweise können Sie bestimmte Elemente, wie das Seitenregister auf der linken oder auf der rechten Seite anzeigen lassen. Ich empfehle Ihnen, das alles am Standard zu lassen. Der Bereich der 'Dokumentenprüfung' dürfte Ihnen bereits aus Word bekannt sein. Hier haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Bedingungen zu hinterlegen, unter denen eine Rechtschreibkorrektur durchgeführt werden soll oder nicht. Im Abschnitt 'Speichern und Sichern' haben sie die Möglichkeit zu konfigurieren, an welchem Speicherort und in welchem Turnus Ihre Informationen gesichert werden sollen. Dieser Abschnitt ist besonders wichtig, weil er Sie vor Datenverlust schützt. Auf dieser Seite wird allerdings das Funktionsprinzip von OneNote sehr schön deutlich. Alle auf dem Computer gespeicherten Notizbücher werden auf einem lokalen Verzeichnis vorgehalten. Gleiches gilt für die Sicherung. Wenn Sie hingegen an einem Notizbuch arbeiten, welches an einem zentralen Speicherort bereitgestellt wird, wird keine lokale Kopie, es sei denn für die Sicherungsordner angelegt, sondern jede Änderung, die Sie vornehmen, wird zwischenzeitlich in den Speicherort für die Cache-Datei geschrieben. Aus diesem Speicherort heraus wird permanent ein Abgleich mit der Cloud durchgeführt, sofern Sie online sind. Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, ist OneNote in der Lage, Informationen aus anderen Anwendungen entgegenzunehmen. Wo diese Information gespeichert werden sollen, bleibt Ihnen überlassen. Dies können Sie entweder im Moment des Imports entscheiden oder Sie hinterlegen für eine jeweilige Kategorie zum Beispiel für E-Mail-Nachrichten einen festen Speicherort. Für den Anfang empfiehlt sich auch hier die Standardkonfiguration. Da Sie Ihren Notizen auch Audio- und Videoinhalte zur Verfügung stellen können, haben Sie die Möglichkeit, die Aufnahmequalität an dieser Stelle einzustellen. Die theoretisch mögliche Audiosuche ist zunächst nicht zu empfehlen, sofern Sie nicht mit Audio- oder Videodateien innerhalb von OneNote arbeiten. An dieser Stelle finden Sie die bereits aus Office bekannten Spracheinstellungen, den wir uns hier nicht weiter widmen. Wie der Name schon sagt, ist der Abschnitt 'Erweitert' der mit Abstand größte Abschnitt innerhalb der OneNote-Optionen. Wenn Sie wie in einem der letzten Beispiele bereits gezeigt, vorhaben, eine Datei oder ein Dokument aus OneNote heraus zu exportieren und per E-Mail zum Versand zu bringen, haben Sie die Möglichkeit, an dieser Stelle eine entsprechende Signatur mitzugeben. Vielleicht ist Ihnen diese Funktionalität aus Ihrer Verwendung von Tablets und Smartphones bereits bekannt. Im Bereich 'Kennwörter' gibt es eine wichtige Einstellung, die es sich empfiehlt, zu setzen. Aktivieren Sie bitte die Option: 'Kennwort geschützte Abschnitte sperren, sobald ich sie verlassen habe.' Wenn es erforderlich geworden ist, einen Abschnitt mit einem Kennwort zu sichern, ist es besser, das Kennwort im Zweifelsfall einmal zu oft einzugeben, als einmal zu wenig. Die sehr einfache Möglichkeit, in Office 2013 das Menüband anzupassen, wird Ihnen gefallen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Funktionalitäten nach einem Baukastenprinzip per Drag and Drop so anzuordnen und anzuzeigen, wie es Ihnen bequem ist. Dabei können Sie nichts kaputt machen. Notfalls haben Sie die Möglichkeit, die Anpassungen auf den Auslieferungsstand zurückzusetzen. Nun möchte ich mir meine Lieblingsfunktionalitäten in OneNote 2013 auf einer Registerkarte zusammenziehen. Zu diesem Zweck erstelle ich eine neue Registerkarte. Anschließend kann ich die Registerkarte per Rechtsklick umbenennen. Nach einem kleinen Zeitsprung habe ich die entsprechenden Umbenennungen nun vorgenommen. Wir haben jetzt eine Registerkarte mit dem Titel Favoriten und eine Gruppe innerhalb der Registerkarte mit dem Titel Import. Als Nächstes ziehe ich mir mit der Maus per Drag and Drop diejenigen Funktionalitäten in die Gruppe 'Import' hinein, die ich häufig zum Importieren von Informationen und Daten benötige. Für einen Gesamtüberblick entscheide ich mich dafür, sämtliche Befehle anzeigen zu lassen. In diesem Fall entscheide ich mich dafür, das neue Tool 'An OneNote senden', permanent in Ribbon anzeigen zu lassen. Außerdem wähle ich die Bildschirmausschnittsoption. Wenn ich auf OK klicke, sehe ich sofort das Ergebnis. Ich wechsle ins Menü, rufe die Registerkarte 'Favoriten' auf, und dann habe ich die entsprechend gewählten Informationen, beziehungsweise Funktionalitäten, in meiner benutzerdefinierten Gruppe 'Import'. Wenn Sie also häufiger mit OneNote arbeiten, wird Sie freuen, dass Sie die Möglichkeit haben, benutzerdefinierte Register und Gruppen zu erstellen, diesen Gruppen eine beliebige Funktionalität zuzuordnen, um auf diese Art und Weise Ihre Lieblingsfunktionalitäten auf einer Registerkarte zusammenzuziehen. Auf diese Art und Weise können Sie die Anzahl der Klicks beim Arbeiten deutlich reduzieren und so noch effizienter arbeiten. Apropos Effizienz: last, but not least zeige ich Ihnen die sogenannte Symbolleiste für den Schnellzugriff. Diese ist ebenfalls anpassbar. Für die Anpassung der Symbolleiste machen wir uns jetzt nicht die Mühe, in die OneNote-Optionen zurückzukehren, sondern klicken auf weitere Befehle und haben hier die Möglichkeit, nach dem gleichen Schema, bestimmte Funktionalitäten der Schnellleiste hinzuzufügen. In diesem Beispiel fügen wir die Funktionalität 'Drucken' der Symbolleiste hinzu und kommen so sehr viel schneller und einfacher an diese wichtige Funktionalität heran. Nachdem wir nun die wesentlichen Konfigurationsmöglichkeiten von OneNote kennengelernt haben, möchte ich abschließend sagen, dass die optimale Bedienbarkeit von OneNote sich aus der Kombination aus angepassten Registerkarten, Hyperlinks in der Schnellstartleiste und dem Wissen diverser Tastenkombinationen ergibt.

OneNote 2013 Grundkurs

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen OneNote 2013 als elektronisches Notizbuch bietet, und lernen Sie den Umgang sowie praktische Beispiele für zahlreiche Einsatzgebiete kennen.

2 Std. 4 min (27 Videos)
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