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Microsoft Teams Grundkurs

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Über das Register "Unterhaltungen", können Ad-hoc-Besprechungen gestartet werden. Diese können aber auch über Termine geplant werden. So kann weltweit ein Meeting mittels Kamera und Mikrofon abgehalten werden.

Transkript

Stellen wir uns vor ein Kunden- oder ein Firmenevent startet in wenigen Tagen. Der Event ist freigegeben, die Teilnehmer sind eingeladen. Sie als Eventmanager oder als Projektverantwortlicher möchten nun sicherstellen, dass alle Punkte abgearbeitet beziehungsweise sichergestellt sind. Dazu möchten Sie Ihr Team spontan einladen. Da alle Teammitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten, möchten Sie nun eine Videobesprechung starten, da eine Vorortbesprechung nicht möglich ist. Dies möchten Sie innerhalb von Microsoft Teams tun. Ist das denn möglich? Ja, das ist möglich. Und wie Sie das tun können, zeige ich Ihnen in diesem Abschnitt. Videobesprechungen können Sie aufgrund von bestehenden Unterhaltungen starten. Wenn Sie unterhalb einer bestehenden Unterhaltung in die Antwortzeile reinklicken, erhalten Sie verschiedene Antwortoptionen unterhalb der Antwortzeile. Hier können Sie das Videosymbol anklicken und somit eine Sofortbesprechung starten. Sie können allerdings eine Sofortbesprechung auch komplett neu starten, ohne bestehende Unterhaltungen. Dazu können Sie unterhalb der neuen Unterhaltung ebenfalls das Videosymbol anklicken. Sobald Sie das Videosymbol anklicken, öffnet sich ein Vorschaufenster, indem Sie sich selbst erstmal mit Ihrer Frontkamera sehen. Hier können Sie nun ein Titel für die Besprechung eingeben. Ich tippe hier jetzt "Kundenevent" ein. Bevor Sie die Sofortbesprechung starten, können Sie noch wählen, ob Sie die Kamera ein- oder ausgeschaltet haben möchten, oder ob Sie diese Besprechung doch planen möchten. Sobald Sie fertig sind, können Sie die Sofortbesprechung starten, indem Sie auf den Button "Sofortbesprechung" klicken. Nun starten die Sofortbesprechung, und zunächst sehen Sie sich im Vorschaufenster. Auf der rechten Seite können Sie die Teammitglieder einladen, die bereits im Team sind und die auch in dem Moment online sind. Teammitglieder, die zwar im Team sind, aber in dem Moment nicht online sind, werden Ihnen hier nicht angezeigt. So klicke ich jetzt die Teammitglieder an, die momentan online sind. Nun wird diesen Teammitgliedern in ihrem Teams-Programm eine Einladung gesendet, und sie können an dieser Besprechung teilnehmen. Nach und nach können jetzt die Teammitglieder dazukommen. Weitere Möglichkeiten habe ich, indem ich zum Beispiel oben Chatnachrichten versenden könnte. Dazu gehe ich auf das Sprechblasensymbol und kann hier jetzt Chatnachrichten versenden. Gebe jetzt hier als Beispiel "Chatnachricht" ein. Ebenfalls kann ich Smilies, Giphies und auch Sticker versenden, wenn ich das möchte. Das kann ich über Enter oder auf der rechten Seite über das Papierfliegersymbol. Rechts oben habe ich noch das Zahnradsymbol. Hier kann ich weitere Einstellungen vornehmen. So könnte ich die Lautsprecher, die Mikrofon oder die Kameras einstellen. Bei den Kameras könnte ich so zum Beispiel zwischen der Front- und der Realkamer auswählen. Rechts oben im Chatfenster habe ich die Möglichkeit, den Vollbildmodus auszuwählen. So sehe ich mein Chat im Vollbildmodus ohne weitere Optionen auf der Linken Seite. Den Vollbildmodus verlasse ich ebenfalls wieder durch selbiges Klicken auf dieses Symbol. Sollte ich ein Dokument in dem Team suchen, kann ich das ohne bedenken tun. Wenn ich auf "Teams" klicke, bleibe ich nach wie vor in der Besprechung und kann in meinen Teams nach Dokumenten oder anderen Unterhaltungen suchen. Um in die Besprechung zurückzukehren, klicke ich einfach links im Vorschaufenster, was ich die ganze Zeit sehe, einfach hinein, und gelange wieder in meine Videobesprechung. In der Mitte des Chatfensters kann ich die Kamera ausschalten, ich kann das Mikrofon ausschalten und ich kann meinen Desktop freigeben. Zum Beispiel könnte ich eine PowerPoint-Präsentation freigeben, um diese meinen Teammitgliedern zu zeigen und eine gemeinsame Basis zu schaffen. Um meine Besprechung zu beenden, wähle ich den roten Hörer auf der rechten Seite und verlasse damit die Besprechung. Nachdem ich die Besprechung verlassen habe, kann ich diese erneut teilnehmen, beziehungsweise kann diese bewerten, wie die Anrufqualität war. Ich vergebe hier jetzt vier Sterne. Besprechungen werden aber in aller Regel nicht Ad hoc durchgeführt, sondern vorab geplant. Wie kann ich also solche Online-Meetings vorab planen. Das kann ich auf der linken Seite über den Button "Termine". Wähle ich dieses Icon hier aus, gelange ich in den Bereich "Termine" von Microsoft Teams. Hier sehe ich zunächst meine Termine, zu denen ich bereits eingeladen worden bin, oder die bei mir auch im Outlook stehen. Möchte ich eine weitere Besprechung planen, kann ich unten auf "Besprechung planen" klicken. Sobald ich klicke, öffnet sich mir ein neues Fenster, und ich kann hier die neue Besprechung eingeben. Beginnen wollen wir mit einem Besprechungstitel. Ich gebe hier jetzt "Teammeeting" ein. Darunter kann ich einen Standort pflegen und könnte hier jetzt zum Beispiel einen Meetingraum auswählen. Diese Optionen lasse ich hier jetzt leer. Dann muss ich einen entsprechenden Zeitraum wählen, von wann bis wann ich diese Besprechung gerne planen möchte. Ich wähle hier ein Datum aus und passe die Uhrzeit entsprechend an. Das Enddatum passt sich, wie im Outlook, der Vorauswahl an. Ich belasse es jetzt hier bei einer halben Stunde. Ebenfalls kann ich weitere Besprechungsdetails hinzufügen, zum Beispiel eine Agenda oder gewisse Punkte, und habe auch hier diverse Formatierungsmöglichkeiten. Rechts oben kann ich Kontakte hinzufügen und so Teilnehmer zu der Besprechung einladen. Ich füge Marco jetzt hier einmal zur Besprechung hinzu. Sobald ich die Besprechung plane, erhält Marco auch eine Einladung per Outlook und kann diese Ablehnen oder Bestätigen. Ebenfalls wird dazu ein Link zur Online-Besprechung bereitgestellt. Ich klicke jetzt hier auf "Besprechung planen", und dadurch wird eben dieser Chatraum angelegt. Dies sehe ich hier in diesem Bearbeitungsfenster und sehe auch den Organisator und den Teilnehmer. Hier könnte ich jetzt online Teilnehmen oder mit Teilnehmern chatten. Im unteren Bereich befindet sich der Link zum Online-Meeting, wie ich es eben beschrieben hatte. Da wir uns aber noch nicht am vorgesehenen Termin befinden, schließe ich dieses Teammeeting. Auf der linken Seite sehe ich nun mein Teammeeting und könnte hier teilnehmen. In diesem Video haben Sie also nun gesehen, wie schnell und einfach man Ad-hoc-Besprechungen auch weltweit durchführen kann. Mann kann Teilnehmer sehen, mit ihnen Face-to-Face sprechen oder auch chatten. Ad-hoc-Besprechungen kann man sofort starten, falls das notwendig sein sollte, oder man kann diese vorab auch planen. So bleibt man auch mit Kollegen an anderen Standorten vernetzt.

Microsoft Teams Grundkurs

Erfahren Sie, wie Sie das Office 365-Tool Microsoft Teams als Business-Chatumgebung produktiv nutzen.

2 Std. 3 min (25 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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