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SharePoint Online Grundkurs

OneNote kennenlernen und in SharePoint nutzen

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OneNote ist ein ausgezeichnetes Tool, um Gedanken schnell festzuhalten, wird aber häufig stiefmütterlich behandelt. Daher wird Ihnen diese nützliche Anwendung in diesem Video kurz vorgestellt und das Zusammenspiel mit SharePoint 2016 gezeigt.
12:07

Transkript

Das Notizbuch auf einer Team-oder Projektwebsite ist ein Programm namens OneNote von Microsoft. Es ermöglicht Ihnen elektronische Notizen zu erstellen, abzulegen und leicht wiederzufinden. OneNote ist im Programmpaket von Microsoft Office enthalten. Es kann auch auf dem Tablet-PC oder dem Smartphone verwendet werden. In diesem Video möchte ich Ihnen einen kleinen Einblick in das OneNote-Notizbuch geben. Eine wichtige Voraussetzung zur Nutzung des Notizbuchs ist, dass in der SharePoint-Websitesammlung die Notizbuchfunktion aktiviert ist. Ich öffne einmal im meim "Event Hamburger Hafen" das "Notizbuch", denn ich möchte für zukünftige Besprechungsprotokolle ein Abschnitt innerhalb des Notizbuchs erstellen. Sobald ich das Notizbuch öffne, wird die sogenannte Web-App geöffnet und ich hätte jetzt die Möglichkeit das Notizbuch hier in der Onlinevariante zu verwenden. Auf der linken Seite habe ich schon einmal Abschnitte hinzugefügt, Das kann man vergleichen mit einem richtigen Notizbuch, wo wir Registerreiter hatten. Und innerhalb eines Registers haben wir dann die entsprechenden Seiten, die wir hier hinzufügen können. Ich möchte aber OneNote einmal in der Desktop-Anwendung öffnen. Ich klicke also hier im oberen Bereich auf "In OneNote bearbeiten". Und es öffnet sich jetzt OneNote auf dem Desktop. Standardmäßig sind die Registerreiter hier oben nicht so angezeigt, wie bei mir, sondern im reduzierten Modus. Also so wird das bei Ihnen beim ersten Öffnen dargestellt, Sie haben aber die Möglichkeit doppelt auf das Register "Start" zu klicken. Dann bleibt das Menüband immer im erweiterten Modus dargestellt. So, ich habe jetzt hier die einzelnen Abschnitte, die ich hier verwenden kann. Und ich möchte jetzt für die zukünftigen Protokolle einen neuen Abschnitt hinzufügen, ich klicke also auf das Pluszeichen und nenne den Abschnitt "Protokolle" und bestätige mit Enter. In der kommenden Woche steht ein Termin an, und zwar direkt am Montag. Da gebe ich jetzt einfach mal ein. Und in diesem Augenblick, wo ich hier einen Titel eingeben, erstellt mir OneNote eine eigenständige Seite. Ich könnte jetzt hier auf "Seite hinzufügen" klicken, weil wir am 26. auch nochmal eine Besprechung haben. Bestätige das mit Enter und so sehen Sie, dass Sie hier im Register "Protokolle", beziehungsweise im Abschnitt später einzelne Seiten haben, wo sie die Protokolle pflegen können. Ich wechsel einmal auf das Protokoll vom 25.07, denn ich möchte dieses Protokoll schon einmal ein bisschen vorbereiten. Ich kann in so einer Notizbuchseite hier direkt reinklicken einmalig und kann ich hiermit dem Schreiben des Textes beginnen. Ich habe im oberen Bereich im Register "Start" auch die Möglichkeit zu formatieren, also hier stehen mir sämtliche Befehle zur Verfügung, die wir auch aus Word kennen. Ich setze den Cursor einmal hier auf die linke Seite. Ich möchte Ihnen jetzt einfach nochmal die Verbindung zu Outlook zeigen. Denn in Outlook habe ich die Besprechungen schon geplant und habe auch Besprechungsanfragen versandt. Und nun möchte ich die Informationen zu den Besprechungsanfragen meinem OneNote-Protokoll hinzufügen. Ich klicke also auf Besprechungsdetails und wähle einmal hier "Besprechung eines anderen Tages". Heute steht nichts an. Und in diesem Dialog habe ich die Möglichkeit auch weiter zu blättern und ich sehe jetzt hier die Besprechung zur Planung des Events. Die wähle ich aus die Besprechung und klicke auf "Details hinzufügen". Und mir wird das jetzt hier leider etwas verschoben hinzugefügt, aber durch einfaches Verschieben über die Kopfzeile, habe ich die Möglichkeit das hier direkt so zu gestalten oder abzulegen, wo ich das möchte. Ich möchte das gerne hier unter haben, also ziehe ich mir dieses Textfeld hierher. Und ich habe jetzt auch die Möglichkeit hier bei den Notizen schon mal offene Punkte aufzuschreiben. So und da trage ich mir jetzt so eine Liste ein. Nun wird hier die vorherige Formatierung übernommen, das wollte ich nicht, das bedeutet, ich markiere einmal hier diese Zeile und wähle jetzt einmal nur den Absatz, beziehungsweise "Normal". Und das Schöne ist, dass ich das jetzt zu Aufgaben generieren kann, die allerdings nicht mit Outlook verbunden sind. Also ich habe hier im Register "Start" in der Gruppe "Kategorien" die Möglichkeit über diesen Katalog zum Beispiel das Ganze zur Aufgabe zu generieren oder als "Wichtig" zu kennzeichnen, als "Frage" zu kennzeichnen und so weiter. In diesem Fall möchte ich das einmal als Aufgabe generieren. Ich könnte auch die Tastenkombination Steuerung+1 verwenden. Und Sie sehen ich bekomme jetzt hier vorne ein kleines Kästchen und sobald wir das in der Besprechung abgehakt haben das Thema, kann ich hier direkt das abhaken. Wenn ich jetzt auf Enter drücke, dann könnte ich jetzt weitere Punkte eingeben. Das Schöne ist, dass wenn wir jetzt die Besprechungsdetails einblenden, dass wir hier im oberen Bereich wirklich den Betreff sehen. Wir sehen den Ort, wie sehen auch die Teilnehmer, Also ich bin nicht verpflichtet hier die Teilnehmer einzupflegen. Ich könnte jetzt natürlich auch während der Besprechung, wenn ich feststelle, okay, meine Kollegin die Fröhlich ist gar nicht da und da sind andere Leute vorhin zugekommen, könnte ich natürlich hier die Teilnehmer auch austauschen, das ist überhaupt gar kein Problem. Wenn sich jetzt während der Besprechung herausstellt, dass der Anzahl der Personen wirklich noch geklärt werden muss, dass wir da noch Absprachen mit der Geschäftsleitung treffen müssen, dann hätte ich auch die Möglichkeit diesen Bereiche hier zu markieren und daraus wirklich eine Outlook-Aufgabe zu erstellen. Ich könnte jetzt hier direkt klicken und könnte sagen okay, da möchte ich gleich morgen früh daran erinnert werden oder ich gehe auf "Benutzerdefiniert" und habe dann die Möglichkeit hier ein Beginn festzulegen. Das beginnt morgen, so dass ich dann eben halt auch erinnert werde. Ich möchte mich gleich morgens um 7 Uhr erinnern oder 7:30 Uhr. Das heißt, wenn ich um 8 Uhr im Büro bin, dass ich eben halt von Outlook erinnert werde. Jetzt speichere ich das Ganze und öffne nochmal Outlook, und zwar meine Aufgaben und Sie sehen das wurde direkt übernommen in Outlook. Und das finde ich natürlich eine sehr praktische Funktion, dass ich also während der Besprechung eben halt schon gleich Aufgaben generieren kann. Also zum Aufgaben generieren einfach nur ein Bereich markieren und dann eben halt entsprechend hier in der Gruppe Kategorien "Outlook-Aufgaben" anklicken und dann entsprechend auswählen, zu wann Sie da erinnert werden möchten oder wann die Aufgabe fällig ist. Was ich auch ganz praktisch finde im Register "Einfügen", da haben wir noch mehr Möglichkeiten. Ich gehe jetzt nicht auf alle einzelnen Möglichkeiten ein, aber was ich hier ganz interessant finde ist der Bildausschnitt. Über das Register "Einfügen" in der Gruppe "Bilder" über die Schaltfläche "Bildausschnitt" können Sie Bildausschnitte aufnehmen. In meinem Beispiel möchte ich die Website "SharePoint-Projekt" abbilden und in meinem OneNote-Protokoll einfügen, damit wir auch nochmal bei dem Meeting das Aussehen der Webseite besprechen können. Dazu muss ich einmal folgendes machen, ich muss einmal den Internet Explorer öffnen. Ich wechsle einmal hier in mein SharePoint-Projekt. Und jetzt öffne ich einmal OneNote und klicke erst jetzt auf den Bildausschnitt, denn Sie sehen OneNote verschwindet in den Hintergrund und überlässt mir jetzt die Möglichkeit mit den Fadenkreuz hier ein Bildausschnitt zu machen. Ich halte die linke Maustaste gedrückt und ziehe einmal hier über dem Bildschirm. Und in dem nächsten Augenblick wurde mir das Bild hier direkt eingebunden. Mir kann hier im unteren Bereich auch die URL angezeigt werden. Das liegt jetzt hier aktuell an der Studio-Konfigurationen, dass das hier nicht funktioniert. Das wäre sehr praktisch, denn dann haben die Mitarbeiter die Möglichkeit direkt auf den Link zu klicken, wo sie den Bildausschnitt gemacht haben und diese werden dann weitergeleitet an die Website, wo sie diesen Bildausschnitt gemacht haben. Das Bild selber, wenn ich jetzt hier einmal rein klicke, besitzt Ziehpunkt, sodass ich das auch von der Größe vergrößern oder verkleinern kann und auch hier auf dem Bildschirm verschieben kann. Während eines Protokolls haben Sie die Möglichkeit auch eine Audioaufnahme aufzunehmen oder auch ein Video. Was ich dann eben über eine Schaltfläche hier direkt im Protokoll, beziehungsweise auf der OneNote-Seite, wo Sie das eingefügt haben, direkt abspielen lässt. Über die "Seitenvorlagen", das ist vielleicht auch nochmal ganz interessant für Sie, wenn Sie die Seitenvorlagen öffnen, Dann gibt es hier eine Vorauswahl, dass man hier schon vordefinierte Seiten verwenden kann, also mit bestimmten Einträgen, also wenn ich jetzt hier beispielsweise auf "Business" klicke, dann habe ich hier eine Projektübersicht und so weiter. Sie können sich auch eine Vorlage selber erstellen, dass Sie hier beispielsweise Ihr eigenes Schirmlogo auf einer Seite einbringen und dass der Aufbau eines Protokolls immer identisch ist. Und wenn Sie das soweit vorbereitet haben, können Sie auch hier eigenständig Vorlagen erstellen und diese können Sie dann zukünftig für die Protokolle verwenden. Damit ist gegeben, dass alle Protokolle zukünftig identisch aussehen.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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