SharePoint 2016 Grundkurs

OneNote kennenlernen und in SharePoint nutzen

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OneNote ist ein ausgezeichnetes Tool, um schnell Gedanken festzuhalten, wird aber häufig stiefmütterlich behandelt. Daher wird Ihnen diese nützliche Anwendung in diesem Video kurz vorgestellt und das Zusammenspiel mit SharePoint 2016 gezeigt.
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Transkript

Das Notizbuch auf der Website ist das Programm namens OneNote von Microsoft. Es ermöglicht Ihnen elektronische Notizen zu erstellen, abzulegen und leicht wiederzufinden. OneNote ist im Programmpaket von Microsoft Office enthalten, und kann auch über Tablet-PCs oder dem Smartphone verwendet werden. In diesem Video möchte ich Ihnen einen kleinen Einblick in das OneNote Notizbuch geben. Wenn bei Ihnen der Office Online Server verwendet wird kann es sein, dass OneNote sich zunächst im Browser öffnet. Sie hätten hier die Möglichkeit direkt im Browser zu arbeiten, oder über die Schaltfläche in OneNote öffnen, in die Desktopanwendung zu wechseln. Bei mir ist OneNote nur in der Desktopanwendung installiert, das bedeutet bei mir ist der Office Online Server nicht installiert. Wenn ich also jetzt gleich auf mein Notizbuch klicke, öffnet sich die Desktopanwendung. Sie sehen hier hat sich jetzt das Notizbuch meiner Projekt-Website SharePoint geöffnet. Ein Notizbuch ist immer so aufgebaut, dass hier im oberen Abschnitt das Ganze als Register anzusehen ist. Wir haben die Möglichkeit ganz, ganz viele Register hier anzulegen, und innerhalb eines Registers, also innerhalb eines Abschnittes, mehrere Seiten anzulegen. Ich möchte gerne für meine Protokolle den Abschnitt einmal hinzufügen, ich klicke also direkt hier auf das Plus-Zeichen, und trage dort Protokolle ein. Ich bestätige mit Enter, dann wird das Register angelegt. Ich habe jetzt auch die Möglichkeit mit der rechten Maustaste zu klicken, um beispielsweise die Abschnittsfarbe zu ändern. Das Menüband in OneNote befindet sich standardmäßig immer im reduzierten Modus. Also so, wird das bei Ihnen angezeigt, Sie haben aber die Möglichkeit, wenn Sie doppelt auf Start klicken, dass Sie dieses Menüband immer verankern. Das kann ich Ihnen empfehlen, wenn Sie gerade erst beginnen mit OneNote zu arbeiten, dass Sie schon mal sehen, welche Befehle Sie ausführen können. Der Titel in dem jeweiligen Abschnitt, den ich hier festlegen kann, ergibt dann auch gleichzeitig den Seitennamen, Wenn ich jetzt beispielsweise eine Besprechung in Outlook organisiert habe, dann kann ich hier in der Gruppe Besprechungen, Besprechungsdetails hinzufügen, bei Ihnen muss diese Funktion eventuell erst konfiguriert werden. Ich klicke da direkt drauf und sehe für heute liegt keine Besprechung an, ich gehe einfach mal auf Besprechung eines anderen Tages auswählen, und hier öffnet sich ein Dialog, wo ich jetzt eben halt in die nächsten Tage wechseln kann. Wir haben Morgen ein Teammeeting und ich möchte gerne die Details schon mal hinzufügen und Sie sehen, die Details aus meiner Besprechungsanfrage, die ich also direkt in meinem Autokalender erstellt habe, werden hier auf der Seite übernommen. Jetzt könnte ich das Datum noch dazuschreiben, damit ich nachher einen besseren Überblick bekomme, ich schreibe es mal lieber davor, und Sie sehen, die Eingabe wird direkt in den Seitentitel übernommen. Alle Details zur Besprechung werden automatisch dann mit eingefügt, das bedeutet auch eben halt die Teilnehmer, so brauche ich bei der Erstellung meines Protokolls nicht alle Teilnehmer noch mal einzeln aufführen, noch mal einzeln eintippen. Also OneNote übernimmt das hier automatisch. Ich könnte auch Teilnehmer, die eben halt nicht teilnehmen auch markieren und hier rauslöschen, also das ist wirklich sehr, sehr praktisch. Wenn ich jetzt zusätzlich noch eine Seite hinzufüge, dann kann ich jetzt zum Beispiel auch hier noch mal unter Protokolle, ein weiteres Protokoll anlegen und zwar für den: 02.08.2016 und Sie sehen, das wird hier direkt übernommen, aber so hat man später eine gute Übersicht, man wechselt in das Notizbuch, geht in die Protokolle, und sieht dann hier die einzelnen Protokolle dargestellt. Ich wechsle aber noch mal auf mein Teammeeting. Ich hätte jetzt auch die Möglichkeit schon mal offene Punkte darzustellen, Notizen lösche ich raus und schreibe dafür Offene Punkte, und es wird jetzt hier die vorherige Formatierung übernommen, was bedeutet, dass ich direkt hier in den Formatvorlagen in den Katalog wechseln kann, und hier auf Normal wechseln kann, dass ich also jetzt die Punkte aufschreiben kann. Zusätzlich bietet OneNote die Möglichkeit, Kategorien festzulegen, was bedeutet, wenn ich jetzt Strg+1 drücke, dass vor den offenen Punkten ein Kontrollkästchen eingefügt wird. Und ich hätte die Möglichkeit während der Besprechung diese offenen Punkte zu klären, und auch gleich abzuhaken. Diese Kategorien finden Sie auch hier im oberen Bereich. Im Bereich Kategorien und auch hier lässt sich der Katalog öffnen, und Sie sehen also das, was ich gerade hier hinzugefügt habe, mit der Tastenkombination Strg+1, das wäre eine Aufgabe, man kann das mit Wichtig kennzeichnen, oder als offene Frage, also hier ist so Einiges möglich. Im unteren Bereich steht Kategorien anpassen - das kann ich Ihnen nicht empfehlen, denn wenn Sie in einem Team, zusammen in einem Notizbuch arbeiten und Sie verändern hier die jeweiligen Kategorien, dann stehen Ihnen diese Kategorien nur lokal zur Verfügung, also die anderen Kollegen werden das gar nicht sehen, wenn Sie das dann entsprechend gekennzeichnet haben. Also, wenn Sie zusammen in einem Team arbeiten, sollten Sie die Kategorien so belassen wie sie hier sind. Diese Kategorie Aufgaben, die haben nichts mit Outlook zu tun, dass ist wirklich nur hier eine Darstellung, dass man das hier abchecken kann, also dass man wirklich sagen kann okay, die Frage haben wir jetzt geklärt, das ist erledigt. Wenn dem nicht so ist, wenn ich also sage, okay, die Serverinstallation, das muss noch mal geprüft werden, dann habe ich die Möglichkeit diesen Bereich hier zu markieren, und im Bereich Kategorien kann ich daraus auch ganz schnell eine Outlook-Aufgabe generieren. Ich habe hier die Möglichkeit das Ganze festzulegen, wann die Fälligkeit ist, ich habe auch die Möglichkeit auf Benutzerdefiniert zu gehen, und könnte jetzt eben sagen, gut das Ganze muss ich morgen noch klären, und ich möchte mich morgen gleich um 7 Uhr erinnern lassen, das bedeutet, wenn ich den Rechner hochfahre, und mein Outlook öffne, dass ich dann direkt an diese Aufgabe aus dem Protokoll erinnert werden möchte, dann speichere ich das Ganze, und wenn ich jetzt einmal in meine Outlook-Aufgaben wechsle, dann sehen Sie tatsächlich, die Serverinstallation hat er hier wirklich gleich direkt übernommen. Also mit OneNote lassen sich wirklich Notizen erfassen, Sie haben die Möglichkeit eben halt auch zeitgleich mit den Kollegen an dem Notizbuch zu arbeiten, und Sie sehen vielleicht auch hier im oberen Bereich, da erscheint ab und zu so ein grüner Pfeil, das heißt, das Notizbuch wird mit dem Notizbuch im SharePoint wirklich synchronisiert. Dann kann ich Ihnen noch einmal hier das Register Einfügen empfehlen. Sie haben die Möglichkeit Tabellen einzufügen, Sie können Dateianhänge hinzufügen, Sie können Bildausschnitte ebenfalls einbringen in die Seite, also Sie können auch hier jetzt direkt reinklicken und Text einbringen, oder einen Bildausschnitt, Sie können Audioaufnahmen und Videoaufnahmen auch integrieren, oder was eben vielleicht auch noch mal ganz interessant ist, wenn Sie eine Vorlage bauen möchten für Protokolle, dann können Sie hier über die Seitenvorlagen gehen, und Sie hätten die Möglichkeit eine Neue Vorlage zu erstellen, also Sie bereiten das erst einmal vor, vielleicht auch mit dem Logo, und dann hätten Sie die Möglichkeit die Aktuelle Seite als Vorlage zu speichern, und entsprechend für jedes Protokoll dann zu verwenden.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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