OneNote 2013 Grundkurs

OneNote im Unternehmen einführen

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Informieren Sie sich über "Best Practices" für eine geplante Einführung von OneNote in Ihrem Unternehmen.
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Transkript

Im Laufe des Videotrainings werden Sie sicherlich mehrfach denken: Für mich persönlich wird die Eingewöhnung in OneNote kein großes Problem werden. Allerdings stellt die Einführung von OneNote in meinem Unternehmen durchaus eine Herausforderung dar. Dies hat damit zu tun, dass die Nutzung von OneNote mit durchaus einigen Veränderungen einhergeht. Beispielsweise sollten Protokolle für Meetings nicht mehr in Word geschrieben und dann im Dateisystem abgelegt werden, sondern sie sollten in OneNote geschrieben werden. Spätestens an diesem Zeitpunkt wird klar, es gibt einige Dinge zu beachten, wenn man OneNote erfolgreich in einem Unternehmen einführen möchte. Die erste Etappe soll sein: Papiernotizen in Projekten zu vermeiden. Notizen auf Notizblöcken und Zettelchen gehen zu leicht verloren, und stehen vor allem dem Projektteam nicht zur Verfügung. Starten Sie mit der Einführung von OneNote also am besten im Zuge eines regulären Projekts. So werden am Beispiel eines Bauunternehmens bei einem neuen Hausprojekt, ab dem ersten Spatenstich, alle Notizen zu diesem Haus in OneNote dokumentiert. Denken Sie nicht darüber nach, wie Sie OneNote konzernweit einführen können. Starten Sie stattdessen die Nutzung von OneNote in ihrem eigenen Team. Wenn Sie die Ambition haben, OneNote in ihrer Firma groß aufzuziehen, fangen Sie dennoch klein an. Wenn sich OneNote als Dokumentationsplattform in einem Projekt gut bewährt hat, wird sich das in Ihrer Firma rumsprechen. Auf diese Art und Weise kann und wird sich OneNote sukzessive verbreiten. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter von OneNote überzeugen möchten, vermeiden Sie es von Funktionen zu sprechen. Stellen Sie stattdessen Mehrwerte und Anwendungsfälle in den Vordergrund. Der zentrale Mehrwert ist: Nichts kann verloren gehen. Alle Mitarbeiter sind stets auf dem gleichen Informationsstand. Darüber hinaus haben sie jederzeit und überall Zugriff auf diese Informationen. So mancher macht sich Gedanken darüber, dass man rein theoretisch OneNote aufrufen, dort Informationen löschen oder missbrauchen könnte. Mal ganz realistisch betrachtet, ist es relativ unwahrscheinlich dass Sie, ich oder jemand anders am Vormittag zur Arbeit kommt und sich denkt, jetzt mache ich mal etwas kaputt oder lösche eine Information. Deshalb kann ich Ihnen nur den Rat geben: Lassen Sie freie Nutzung zu. Sollte wirklich mal etwas verloren gehen, gibt es in OneNote zahlreiche Möglichkeiten, die Informationen über Papierkorb, Versionierung oder Sicherung zurückzuholen. Nächster wichtiger Punkt: Empfehlen Sie den Einsatz von Apps auf Mobiltelefonen. Insbesonders für Außendienstler und Reisende ist es ungeheuer praktisch, jederzeit und überall auf relevante Informationen zurückzugreifen. Im Segment der elektronischen Zusammenarbeit wird häufig über die Zuständigkeit und die Relevanz des sogenannten Gärtners diskutiert. Der Gärtner ist jemand, der sich in der Funktion des Product Owners um die Ordnung und die Einhaltung von Regularien innerhalb des Systems kümmert. In diesem Fall wäre das eine Person, die sich regelmäßig im OneNote umschaut, Korrekturen vornimmt und Regularien kontrolliert. Laut meiner Ansicht ist das für OneNote nicht erforderlich. Der Grund hierfür liegt im sogenannten 80/20-Prinzip, auch Paretoprinzip genannt. Daraus geht hervor, dass 80 Prozent der Notizen, die Sie schreiben, im Nachhinein nicht mehr gebraucht werden. 20 Prozent dieser Informationen jedoch haben einen erheblichen Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg eines Projektes. Diese 20 Prozent der Informationen sind über die Suchfunktionalität von OneNote wieder aufzufinden, und bedürfen deswegen keiner händischen Pflege. Darüber hinaus ist jeder Autor innerhalb von OneNote für seine eigenen Inhalte verantwortlich, und wird deswegen für die Hochwertigkeit seiner Notizen Sorge tragen. OneNote einzuführen ist nicht schwer. Seien Sie pragmatisch, denken Sie einfach, fangen Sie an!

OneNote 2013 Grundkurs

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen OneNote 2013 als elektronisches Notizbuch bietet, und lernen Sie den Umgang sowie praktische Beispiele für zahlreiche Einsatzgebiete kennen.

2 Std. 4 min (27 Videos)
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