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SharePoint 2016 Grundkurs

OneDrive for Business zur Dateiablage nutzen

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Verwenden Sie OneDrive for Business, um persönliche Dateien abzulegen. Sie können OneDrive for Business auch auf mobilen Geräten verwenden, sodass Sie von fast überall auf Ihre persönlichen Dateien zugreifen können.
07:03

Transkript

OneDrive for Business ist Ihr persönlicher Speicherort zum Ablegen Ihrer persönlichen Dateien innerhalb Ihres SharePoint-Systems. In diesem Video möchte ich Ihnen OneDrive for Business vorstellen, und Ihnen die Möglichkeiten mit OneDrive for Business aufzeigen. Zunächst wechsle ich einmal über den App Launcher, hier oben dieses Symbol, auf OneDrive. Sie sehen hier eine Bibliothek, wie sie auch auf einer Team- oder Projektwebsite zu finden ist, Sie haben hier die Möglichkeit neue Word, Excel, PowerPoint Dokumente zu erstellen, Sie können hier Dokumente hochladen, Sie können aber auch OneDrive for Business synchronisieren mit Ihrem Laptop oder mit dem Computer. Was mir jetzt fehlt sind einmal die Registerreiter. Um das Menü einblenden zu lassen, müssen wir als erstes einmal auf das Zahnradsymbol wechseln, und dann auf Menüband anzeigen, und jetzt sehen Sie, dass das eigentlich eine SharePoint-Bibliothek im Hintergrund ist. Die OneDrive-Bibliothek steht jedoch nur Ihnen alleine zur Verfügung und Sie besitzen die Zugriffsrechte. Sie alleine entscheiden, ob Sie Dateien innerhalb dieser Bibliothek oder den Ordnern, mit allen oder mit anderen Personen teilen möchten, oder eben nicht. OneDrive bietet durch die Sicherung der IT-Abteilung eine gute Alternative, zu Ihrem derzeitigen Laufwerksordner Eigene Dateien oder Dokumente, der lokal auf Ihrer Festplatte vorhanden ist, Sie können diese Bibliothek anwenden, wie alle anderen SharePoint-Bibliotheken auch. Die beiden Ordner, die Ihnen hier angezeigt werden, Für jeden freigegeben, das ist standardmäßig so installiert, den müssen Sie nicht verwenden, Sie können auch einfach Dokumente hochladen. Und Sie sehen auch hier, wenn Sie eine Datei hochladen, dass Nur Sie die Freigabe besitzen, also dass nur Sie diese Datei hier sehen. Sie können hier über das Register DATEIEN, aber auch weitere Ordner erstellen, wenn Sie mit Ordnerstrukturen arbeiten möchten. Sie sehen, Sie haben hier wirklich dieselben Funktionalitäten, wie eben halt auch in einer ganz normalen SharePoint-Bibliothek. In der Praxis ist es ja häufig so, dass wir persönliche Daten, also wie mit meiner Einleitung, das betrifft jetzt gar nicht das Unternehmen, das betrifft im Endeffekt das Videotraining hier, und von daher ist das wirklich eine persönliche Datei. Und wenn ich jetzt zum Beispiel noch mal meinen Kollegen drüberschauen lassen möchte, dann hat das nichts in der SharePoint Umgebung zu suchen, sondern eher hier im OneDrive for Business, Ich habe immer die Möglichkeit eine Datei direkt hier über die drei Punkte freizugeben, hier im oberen Bereich kann ich jetzt eine Person eintragen, ich möchte meinen Kollegen noch mal hier drüberschauen lassen, und schicke ihm noch kurz eine E-Mail, damit er einen Link zu dieser Datei erhält. Und ich kann auch festlegen, ob er das Ganze bearbeiten darf, oder eben halt nur lesen darf, aber in diesem Fall soll er ruhig mal drüberschauen, und ich klicke auf Freigeben. Jetzt erhält mein Kollege eine E-Mail-Nachricht und eben halt auch einen Link zu diesem Dokument. Ich kann jederzeit über die drei Punkte, die Freigabe auch wieder aufheben, das bedeutet, ich öffne das Ganze so, als wenn ich eine Freigabe machen möchte, und hier auf der linken Seite kann ich mir die Freigaben anschauen, und ich sehe jetzt, dass ich Matthias berechtigt habe, und ich gehe jetzt hier einmal auf Freigabe beenden. Da das Ganze hier eine Testumgebung ist, und mein Administrator, der Björn Strausmann, die gleiche SharePoint Rolle hat wie ich, also als SharePoint Admin, ist er auch gleichzeitig Besitzer, in diesem Fall. Normalerweise ist das eben halt wirklich so, dass die OneDrive for Business-Bibliothek nur mir alleine zur Verfügung steht. So, ich speichere jetzt die Änderungen, schließe das Ganze und ich sehe, dass die Datei hier hinten auch wirklich nur noch für mich freigegeben ist. Dann gibt es hier im OneDrive Bereich auch noch mal ganz interessante Dinge. Ich schließe einmal hier das Menü. Ich habe hier die Möglichkeit Zuletzt verwendete Dokumente mir anschauen zu können, und die stammen jetzt nicht nur aus OneDrive, sondern die stammen wirklich aus den Team- und Projektwebsites. Genauso habe ich hier eine Übersicht über Für mich freigegebene Dokumente, das bedeutet, also wenn jetzt meine Kollegen für mich Dateien freigeben, dann würde ich die hier sehen, also der Matthias hätte vorhin auch einfach schauen können, hier über Für mich freigegeben, und dann hätte er meine Datei hier gesehen. Dann habe ich hier die Möglichkeit zu sehen, welcher Datei ich folge, also wo ich im Endeffekt das Folgen aktiviert habe, ich zeige Ihnen das noch einmal. Wenn man über die drei Punkte geht hat man in einer SharePoint-Bibliothek, immer die Möglichkeit hier noch zusätzlich auf Folgen zu klicken, das heißt, wenn sich hier etwas ändert an der Datei, dann möchte ich hier auf dem Laufenden bleiben, dass ich eben halt schnell auf die Datei zugreifen kann. Das ist nicht zu verwechseln mit Benachrichtigungen, das ist wirklich nur hier eine Übersicht über die Dateien, die ich hier interessant finde. Dann gibt es hier noch die Websiteordner. Und innerhalb der Websiteordner kann ich jetzt schnell auf meine Projekt-Websites oder Teamwebsites oder allen Websites wo ich berechtigt bin, schnell zugreifen und kann dort direkt in die jeweilige Bibliothek wechseln. Damit habe ich einen Überblick über alle mir freigegeben Websites, und kann dort eben halt schnell in die jeweiligen Dokumente wechseln. Über den Papierkorb habe ich hier die Möglichkeit, meine Dateien auszuwählen, und auch wiederherzustellen, ich habe aber auch die Möglichkeit hier den Papierkorb zu leeren, was man auch zwischendurch ruhig mal machen sollte.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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