Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

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Sorgen Sie mit einer Funktion dafür, dass immer nur Datumswerte aus einem definierten Zeitfenster eingegeben werden können; beispielsweise ein Datum innerhalb der letzten sieben Tage.

Transkript

In dieser Beispieldatei habe ich zwar schon die Uhrzeiten eingeschränkt auf, ich nenne es mal, vernünftige Werte, aber das Datum noch nicht. Jetzt könnte man sich natürlich fragen, was ein vernünftiger Wert bei einem Datum ist, z. B. kein zukünftiger. Es darf nicht neuer sein als der Tag, den wir gerade heute haben, denn dann kann ich eigentlich noch nicht wissen, wie lange ich arbeite. Aber ich möchte auch dafür sorgen, dass die Kollegen nicht wochenlang warten, bis Sie das hier nachtragen, sondern das möglichst kurzfristig, zeitnah machen, sonst raten Sie nämlich einfach, wie lange Sie vor drei Wochen gearbeitet haben. Also möchte ich es einschränken, und zwar für die gesamte Spalte, d. h., hier im Dialog "Datenüberprüfung" will ich ein Datum vorgeben. Und zwar soll es sein "=", und ich gebe mir erst mal ein beliebiges vor, nehmen wir ruhig Weihnachten 2016. Und nach dem "OK" kann ich hier nur noch Weihnachten 2016 eintragen. Sobald ich was anderes versuche, gibt es eine Fehlermeldung. Sie haben recht, das ist jetzt zwar technisch in Ordnung, aber noch nicht besonders sinnvoll. Dann dürften alle Kollegen nur noch Weihnachten arbeiten. Das möchte ich ein bisschen verbessern, denn sie sollen es ja am gleichen Tag eintragen. Also, wenn die Spalte wieder markiert ist, hier in der Datenüberprüfung, gebe ich kein konkretes Datum vor, sondern ein dynamisches, d. h., ich nutze eine Excel-Funktion. Und wie in Zellen auch, müssen Excel-Funktionen mit einem Gleichheitszeichen beginnen. Und dann sind es die üblichen Verdächtigen, hier z. B. die Funktion HEUTE. Leider gibt es hier keine Hilfe, welche Funktionen sinnvoll sind, welche es gibt. Das muss man sich also vorher irgendwo ausgucken. Und weil es eine Funktion ist, müssen Sie runde Klammer auf, hat aber keine Argumente, runde Klammer wieder zumachen. Daran werden Funktionen erkannt, sonst wäre es nämlich ein Bereichsname, also "=HEUTE()". Nach dem "OK" ist es relativ egal, wie ich das heutige Datum eingebe, am bequemsten mit "Strg+.". Und mit dem "Return" sehen Sie, das ist erlaubt. Wenn ich dann den beliebigen anderen Tag eingebe, gibt es eine Fehlermeldung. Und diese Funktion sorgt dafür, dass das jeden Tag neu ermittelt wird. Ich werde also mal hier schon mal den Rest ergänzen, sagen wir, "Laub fegen", das war Herr oder Frau Müller, und hat das meinetwegen von 16:00 bis 16:45 gemacht. Und dann kann ich die Formel hier mit einem Doppelklick wieder nach unten kopieren. Die würde ganz viele Zeilen nach unten kopieren. Jetzt ist es nur eine, aber das reicht. Auf Dauer ist das jetzt natürlich noch nicht optimal. Ich würde also vielleicht dafür sorgen, dass es sowas wie eine Woche Reserve gibt. Also, ein bisschen netter können wir schon sein. Das Datum soll sein zwischen dem Anfangsdatum minus 7, das ist heutiger Tag minus 7, und dem Endtag "=HEUTE". Denken Sie mal an die Klammern nach dem "OK". Können wir mal testen, ob ich auch den 23.10. eingeben darf, das darf ich. Den 20.10., das darf ich immer noch. Und dann kommt der 19.10., der ist leider zu früh. Also, ich habe sozusagen eine Woche Reserve gewonnen und damit ein klein bisschen Flexibilität. Auch hier möchte ich für eine ernsthafte Benutzung dafür sorgen, dass nicht hier eine Datenprüfung drauf ist, also hier für die oberste Zeile nehme ich jeden Wert wieder zurück. Und d. h., wenn ich die nächste Änderung hier mache, klicke ich nur noch eine Zelle an, nicht alle. Das würde nämlich dazu führen, dass Sie jetzt eine gefährliche Meldung kriegen, die sagt, es gibt unterschiedliche Überschrift und Datum. Wenn ich jetzt auf "Ja" gehe, ist das auch noch gelöscht, ohne weitere Rückfrage. Also ganz unauffällig abbrechen und irgendwo hier reinklicken und beim nächsten Aufruf dann hier unten die Änderung auf alle Zellen anwenden. Damit kann ich es jetzt wieder normal bearbeiten und der da oben ist raus. Das ist für die endgültige Benutzung einfach merkwürdig, wenn man hier vor allem Dropdown-Listen sieht oder sonstige Eingaben, die an dieser Stelle für das Titelfeld nicht zugelassen sind.

Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Vermeiden Sie Eingabefehler in Excel-Tabellen, indem Sie Gültigkeitsregeln setzen und so die Dateneingabe überprüfen lassen.

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Erscheinungsdatum:20.02.2017

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