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Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Nicht nur Schnellbaustein – auch AutoKorrektur

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Die Grenzen zwischen AutoKorrektur und Schnellbausteinen verschwimmen. Dennoch gibt es zwei wichtige Unterschiede: Das Aktivieren der Texte und das Weitergeben der Einträge.
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Transkript

Es gibt zwei Möglichkeiten in Word Texte abzuspeichern, heißt kleine Textschnipsel, Textbausteine, die Sie immer wieder verwenden können. Die eine Variante heißt Schnellbausteine und dieses finden Sie in der Registerkarte Einfügen Einfügen Okay, die andere Variante heißt Datei Optionen Mit der Autokorrektur beziehungsweise mit dem Schnellebaustein ist es möglich, kurze Texte, längere Texte, Tabellen, Bilder, ja sogar ganze Formulare abzuspeichern. Ich zeige Ihnen mal, wie es funktioniert und zeige Ihnen auch den Unterschied und vor allen Dingen, was viele nicht wissen, auch mit der Autokorrektur ist es möglich, formatierte Texte, Tabellen und auch Bilder abzuspeichern. Doch der Reihe nach. Ich habe hier einen kleinen Dummy-Text in einer kleinen Dummy-Tabelle. Ich markiere mal den einen Abschnitt. Der ist erstellt worden und speichern nun diesen Abschnitt über das Symbol Schnellbaustein Im Schnellbausteinkatalog, vergebe dafür einen Namen, zum Beispiel „propAussehen“, kann eine Kategorie auswählen oder kann eine neue Kategorie erstellen, kann einen kurzen Beschreibungstext hinzufügen und speichere nun diesen Text in dieser Datei, ganz wichtig außerhalb von meinem Worddokument ab. Dieses Nur Inhalt einfügen bedeutet allerdings auch die Formatierung, okay, dann ist er gespeichert. Nochmal, ich markiere den Text und speichere diesen Text auch wieder als Schnellbaustein in den Katalog und vergebe dafür mal den Namen, warum nicht "Design", OK. Wenn Sie nun die Schnellbausteine haben wollen, wenn Sie damit arbeiten wollen, können Sie über die Schaltfläche Schnellbausteine, die hier oben auswählen oder über den Organizer für Bausteine gehen. Sie können nun nach dem Namen sortieren, wenn sie wissen, wie der heißt. D, D, D war es doch irgendwo, da ist mein Design und hier zeigt er es auch an. Oder noch schneller geht’s, indem Sie den Namen einfach in das Dokument reinschreiben, „Design“ und nun die Funktionstaste F3 drücken. Mit F3 ersetzt er den Namen, also das Kürzel durch den dahinterliegenden Schnellbaustein. Damit kann ich sehr flott, sehr schnell Texte erzeugen. Das Gleiche kann ich auch machen, ich zeige es mal hier weiter unten an dem Text, wenn ich den Text markiert habe und den Text über Datei Optionen Dokumentprüfung Eigentlich ist der Name der Autokorrektur, wie er hier genannt wird, eigentlich ist er dafür gedacht, um Texte automatisch zu korrigieren, aber ich kann diese Autokorrektur auch verbiegen in meinem Sinne. Ich möchte ganz gerne Textbausteine aufnehmen. Autokorrektur, hier sehen Sie, weil ich es markiert habe, er schlägt mir vor, diesen Text zu übernehmen. Ja, bitte ersetze mal Video durch diesen Text. Hinzufügen, OK. OK und wenn ich nun – ich mache mal hier einen Enter rein – wenn ich nun den Text "Video" schreibe, Enter drücke, Leertaste drücke, Tabulator drücke, dann bekomme ich den Text, der dahinter liegt. Ich gebe zu, Video ist ein sehr unglückliches Kürzel für diesen Text, weil nun darf ich nie wieder „In unserem Video" gibt es viele. Wie Sie sehen, schreibt er nun automatisch den Text rein. Also bitte nehmen Sie natürlich Wörter, die in Ihren Texten nicht auftauchen, irgendwelche kryptischen Kürzel und dann können Sie die schnell einfügen. Was viele Leute nicht wissen, wenn ich ein CO2 formatiere, das heißt wenn ich hier die „2“ markiere, die „2“ über Start tiefstelle, wenn ich nun das ganze Wort markiere und Achtung ohne Absatzzeichen, nur diese drei Zeichen, dann kann ich auch die drei formatierten Zeichen Datei Optionen Dokumentprüfung beispielsweise unter dem Namen "CO2". Achtung ich speichere den formatierten Text ab, denn ich möchte ja gerade die tiefgestellte „2“, diese formatierte „2“ mit in der Autokorrektur aufgenommen haben. Hinzufügen, OK, OK. Und der Witz ist nun, wenn Sie in einem Dokument schreiben „Der CO2"-Gehalt und Sie sehen, er formatiert jetzt dann automatisch, das heißt, er ersetzt den geschriebenen Text, die drei Zeichen "C02" durch C0 tiefgestellt 2. Auch das ist praktisch, wenn Sie einige wenige chemische Formeln haben, H2O und so weiter, die immer wieder in Ihren Texten auftauchen, können Sie das auch aufnehmen. Ebenso können Sie auch Tabellen aufnehmen, Sie können diese Tabelle markieren, so oder hier oben über das kleine Quadrat, können es nun über als Schnellbaustein abspeichern oder Sie könnten diese Tabelle auch unter Datei Optionen Ich vergebe mal den Namen "ttt", denn so etwas taucht in meinem Text nicht auf. Sie sehen rechts schon durch den formatierten Text, klar da ist eine Nummerierung drin, vielleicht ist noch Schriftart, Schriftgröße eingestellt, Hinzufügen, OK. OK. Und wenn ich nun ein dreifaches "ttt" schreibe, Enter oder Leertaste, dann ist meine Tabelle hier drin, Weil ich eine Nummerierung eingeschaltet habe, läuft die Nummerierung natürlich weiter. Also auch Tabellen, formatierte Tabellen können Sie aufnehmen und was viele Leute auch nicht wissen, Ich kann auch Bilder einfügen. Das sieht aber lecker aus das Törtchen, das nehme ich doch mal, Einfügen. Ich kann dieses Bild sowohl in den Schnellbausteinkatalog einfügen, es funktioniert, ich kann dieses Bild aber auch Datei Optionen Dokumentprüfung Ich möchte ganz gerne, das durch Ich nehme mal "bbb" wie Bildchen, der formatierte Text ist natürlich jetzt falsch beschriftet, ist klar, aber dich Kürzel möchte ich gerne durch dich Bild ersetzt haben, Hinzufügen, Sie sehen hier nicht das Bild sondern nur einen Platzhalter für das Bild, OK. OK. Und Probe aufs Exempel. Wenn ich unter der Torte noch mal ein "bbb" schreibe, Leertaste, dann bekomme ich eben noch eine zweite Torte. Lecker. Das heißt also, die Grenzen zwischen Autokorrektur und Schnellbausteine verschwimmen. Die Autokorrektur ist nicht mehr an eine Größe beziehungsweise an einen Inhalt gebunden, das war früher mal der Fall, Sie können jetzt beliebig lange Texte abspeichern. Sie können Bilder abspeichern. Sie können Tabellen, Sie können lang strukturierte formatierte Texte in die Autokorrektur legen. Es gibt allerdings zwei wichtige Unterschiede. Der eine betrifft den Organizer, wie wird das organisiert? Die Antwort, diese Schnellbausteine werden in einer Vorlage gespeichert, entweder in der gleichen Vorlage, wie dieses Dokument oder in einer Externen Vorlage und können so einfach weitergegeben werden. Die Autokorrektur kann nicht einfach weitergegeben werden, die einzige Möglichkeit ist es, per Programmierung die Einträge der Autokorrektur auszulesen und per Programmierung wieder in ein anderes Dokument, also in eine andere Wordsession, Word-Applikation reinzuschreiben. Die kann ich leider nicht irgendwie weitergeben oder im Haus verteilen. Der zweite Unterschied ist, die Schnellbausteine gehen nur dann los, wenn ich nach dem Kürzel die Funktionstasten F3 drücke, das heißt also, ich darf hier in diesem Text sehr wohl das Wort Design „Unser Design ist“ und so weiter, kein Problem. Hätte ich dagegen Design F3 gedrückt, dann würde das Wort durch den dahinterliegenden Text oder das Textelement ersetzt werden. Anders dagegen die Autokorrektur . Vorteil, sie geht sofort los. Nachteil „Unser Video“, sie geht sofort los. Gut überlegen, was Sie möchten, Die Autokorrektur ist sicherlich flotter, die Autokorrektur ist gefährlicher, weil Sie dürfen dort, nicht jedes beliebige Kürzel, also jedes beliebige Wort verwenden.

Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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Erscheinungsdatum:29.07.2016

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