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SharePoint 2013 Grundkurs

Neue Spalten in Bibliotheken hinzufügen

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Spalten bieten Vorteile in Bibliotheken bei Ihrer Arbeit mit SharePoint 2013. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sie erstellen, erläutern diverse Informationstypen, nehmen weitere Einstellungen vor und vergeben die angelegten Metadaten beim Upload von Dokumenten.

Transkript

Haben Sie sich auch gefragt, wie Sie in einer Bibliothek, die Sie gerade erstellt haben, am besten die Übersicht behalten, wenn mehrere Dokumente, Dateien dort hochgeladen sind? Eine Dokumentbibliothek in SharePoint füllt sich mindestens so schnell wie Ihre Ordner auf den Gruppenlaufwerken. Schnell kommt einiges zusammen und wir müssen darauf achten, den Überblick nichts zu verlieren. Es bereitet auch nicht gerade viel Freude, sich durch einen Wust an Dokumenten durchklicken zu müssen. In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Spalten erstellen und somit den Grundstein für eine bessere Dokumentenverwaltung legen und das ganz ohne Ordner. Wir befinden uns in der soeben angelegten Bibliothek Projektdokument. Und die Funktion Spalte erstellen finden wir im Register Bibliothek. Der Dialog öffnet sich und wir haben die Möglichkeit, nun die gewünschten Einstellungen vorzunehmen. Als Erstes müssen wir unserer Spalte natürlich einen Namen geben. Wir benennen die Spalte Dokumentarten, denn wir möchten gerne Dokumente Kategorien zuordnen. Ist das ein Dokument, ist das ein Protokoll, ist das ein Bericht, ist es eine Dokumentation oder eine Präsentation? Von daher werden wir hier den Spaltennamen Dokumentarten wählen und wir haben als nächstes die Möglich- keit, Informationstypen zuzuordnen. Beispielsweise eine Textzeile. Und durch diesen Informationstyp können wir eine Spalte mit 255 Zeichen eintragen lassen. Wir haben die Möglichkeit, mehrere Textzeilen zu wählen. Wir haben die Möglichkeit, den Informationstyp Auswahl zu wählen. Wir könnten den Informationstyp Zahl oder Währung, Datum und Uhrzeit wählen; Nachschlagen, Ja/Nein; Personen oder Gruppen wählen, und und und. Für unser Beispiel schauen wir uns mal den Informationstyp Auswahl an, was wir damit machen können. Wenn wir weiter scrollen, sehen wir, wir können zusätzliche Spalteneinstellungen vornehmen. Sie könnten hier eine Kurzbeschreibung eingeben, was Sie mit dieser Spalte hier erreichen wollen, was eingetragen werden soll. Wir werden in diesem Beispiel keine weiteren Beschreibungen vornehmen. Das ist hier nicht notwendig. Wir hätten die Möglichkeit, die Option zu wählen, ob in dieser Spalte Information enthalten sein müssen, Ja oder Nein. Wir werden die Einstellung in der Standardeinstellung lassen mit Nein. Genauso wie eindeutige Werte erzwingen, Ja oder Nein. Auch hier belassen wir es bei der Standardeinstellung. Wir geben jetzt hier aber unsere Auswahlmöglichkeiten ein. Und als erstes nehmen wir für den Anwender einen leichteren Einstieg vor, dass er nachher sieht, hier soll er etwas auswählen. Deswegen wählen wir den Text "bitte auswählen" und nehmen jetzt die verschiedenen Dokumentenarten vor. Also, ist das Ganze ein Bericht? Ist das Ganze eine Dokumentation? Ist diese Datei ein Protokoll; oder eine Präsentation? So, das soll für unser Beispiel mal genügen. Die Auswahl möchten wir dann gerne als Dropdownmenü zur Verfügung stellen. Ausfülloptionen möchten wir keine zulassen. Als Standardwert lassen wir die Auswahl. Und hier, sehen Sie, steht auch schon "bitte auswählen". Wir bestätigen das ganze mit OK. Und sehen, dass in der Bibliothek Projektdokument eine weitere Spalte hinzugekommen ist, mit dem Namen Dokumentenart. Und jetzt schauen wir uns in der Praxis mal an, was bedeutet das denn eigentlich? Ich wechsle in die Registerkarte Dateien, wähle die Funktion Dokumentenupload, durchsuche meine Struktur. Ich habe ein Dokument vorbereitet. Öffne das, klicke auf OK. Lade das Dokument also hoch. Und Sie sehen, ich bekomme die Eingabemaske, in der jetzt auch unsere erstellte Spalte zu sehen ist. Und als derjenige, der Informationen zur Verfügung stellt, also ein Dokument hochlädt, kann ich diesem Dokument dann auch mitgeben, was ist das: ein Bericht, eine Dokumentation, ein Protokoll, oder eine Präsentation. In diesem Fall ist das eine Dokumentation. Wir speichern das. Sie sehen, wir haben das Dokument hochgeladen. Wir haben über die Eingabemaske die Zuordnung der Information der Kategorisierung zugegeben. Das heißt, in dem Dokument ist jetzt die Information mitgegeben, "du bist eine Dokumentation". Ist also für unsere Übersicht und für den strukturellen Aufbau der Bibliothek ganz wichtig. Was haben wir in diesem Video gelernt? Wir sind über die Dokumentbibliothek, Register Bibliothek auf die Funktion Spalte erstellen gegangen; haben eine Spalte erstellt; uns einige Spaltentypen angesehen und uns für den Auswahltyp entschieden. Die Spalte hat den Namen "Dokumentart" bekommen und wir haben musterhaft einige Dokumentarten hinzugefügt und beim Hochladen dem Dokument diese Information mitgegeben. Das Ziel ist erreicht. Wir werden durch die Arbeit mit den Meta- daten eine bessere Übersicht erhalten. Eine Zusatzinformation: Was wir jetzt hier gerade mit einer Dokumentbibliothek gemacht haben, geht in der gleichen Art und Weise auch, wenn wir mit Listen arbeiten und in Listen Spalten hinzufügen möchten.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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