SharePoint 2013 Grundkurs

Neue Navigationsmöglichkeiten dank Metadatennavigation

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Eine übersichtliche Navigation ist das A&O für effizientes Arbeiten in SharePoint. Sie lernen die Metadatennavigation einzubinden, erstellen eine individuelle Ansicht und filtern so übersichtlich und schnell Informationen aus Bibliotheken.

Transkript

In diesem Video lernen Sie, wie Sie Inhalte von Dokumentbibliotheken auf unterschiedliche Art und Weise filtern. Dabei werden wir zum einen Metadaten direkt in die Navigation hier rechts einbinden und zum anderen eine individuelle Ansicht anlegen, um die Informationen der Bibliothek zu filtern. Wir starten im ersten Schritt mit dem Aufbau der Metadatennavigation hier links in der Schnellstartleiste. Eine kleine Anmerkung vorab: Um die Metadatennavigation aufzubauen, sind verschiedene Einstellungen in den Websitefeatures notwendig. Kann sein, dass Sie nicht über die Berechtigung verfügen und Sie sich deshalb an Ihren Administrator wenden sollten. Legen wir also los. Was ist unser Ziel? Wir befinden uns jetzt aktuell auf der Seite Eventorganisation und möchten, dass aus der Bibliothek Eventdokumente die Dokumentart, also die Metadaten, die hier hinterlegt sind, wie Agenda, Verträge, Vorlagen und so weiter, hier links in der Schnellstartleiste auftauchen. Sodass wir dann später einfach auf "Verträge" klicken können und die Inhalte dieser Dokumentbibliothek entsprechend nach "Verträge" gefiltert werden und so weiter. Wie gesagt, es ist dazu notwendig, ein bestimmtes Websitefeature zu aktivieren. Deshalb muss man hier über die Einstellungen zu den Websiteeinstellungen und findet hier im Bereich Websiteaktionen den Eintrag Websitefeatures verwalten. Ich klicke ich hier drauf. Und navigiere zu dem Eintrag Metadatennavigation und Filtern. Den finden Sie hier. Und wie Sie sehen, ist dieses Feature aktuell nicht aktiviert. Das heißt, ich klicke hier auf aktivieren. Er hat es jetzt aktiviert. Ich scrolle mal runter, damit Sie das sehen. Also dieses Feature ist jetzt aktiv. Ich wechsle jetzt zurück in meine Dokumentbibliothek. Das kann ich ganz einfach hier über die Schnellstartleiste. Und nehme jetzt hier weitere Einstellungen vor. Um in die Bibliothekseinstellungen zu gelangen, öffne ich hier das Register Bibliothek und dann finden Sie ganz rechts in der Kategorie Einstellungen die Schaltfläche Bibliothekseinstellungen. Nachdem wir jetzt das bestimmte Websitefeature aktiviert haben, findet man jetzt hier auch im Bereich allgemeine Einstellungen den Eintrag Navigationseinstellungen für Metadaten. Und das ist genau der, den wir brauchen. Deshalb klicke ich da jetzt drauf. Und Sie sehen, wir haben jetzt hier die Navigationseinstellungen geöffnet, in denen man verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten hat. Sie können die Metadatennavigation auf zwei verschiedene Art und Weisen auf Ihrer Seite einbinden. Zum einen als eine Navigationshierarchie. Das bedeutet, die Begriffe stehen dann untereinander, so wie Sie das aus der Schnellstartleiste kennen. Und zum anderen gibt es dann hier noch den Schlüsselfilter, den man konfigurieren kann, über den man dann die entsprechenden Daten ganz einfach filtern kann. Wir zeigen Ihnen beide Varianten. Und ich starte jetzt in dem Fall mit der Navigationshierarchie. So, wie funktioniert das Ganze? Dadurch, dass wir schon aus der Dokumentbibliothek im Bereich Eventorganisation gestartet sind, werden mir jetzt hier auch nur die Felder angezeigt, nach denen ich das Ganze filtern kann. In unserem Beispiel hatten wir ja gesagt, möchten wir nach der Dokumentart filtern. Das heißt, ich markiere hier dieses Feld. Klicke auf hinzufügen. Diesen Bereich lasse ich frei. Das zeige ich Ihnen gleich im Anschluss. Die Spaltenindizierung soll auch automatisch verwaltet werden. Die Einstellung kann also so beibehalten werden. Und ich klicke hier auf OK. Und wechsle nun in meine Dokumentbibliothek. Klicke hier auf Eventdokumente. Und Sie sehen, hier werden die Metadaten in Form der Navigationshierarchie mit aufgenommen. Das heißt, Sie haben jetzt hier also die Bibliothek Eventdokumente und können hier, wenn Sie auf den Pfeil klicken, nach Ihrer Dokumentart filtern. Das heißt, ich klicke jetzt beispielsweise auf Verträge. Und er filtert mir alle Dokumente, die in der Dokumentbibliothek liegen, ausschließlich nach den Dokumenten, die als Dokumentart "Vertrag" hinterlegt haben. Das gleiche gilt natürlich auch für die Vorlagen. Oder auch für den Bereich bitte auswählen, der vor allem dann hilfreich ist, wenn Sie testen wollen, ob es irgendwelche Dokumente in Ihrer Bibliothek gibt, denen keine Metadaten zugeordnet wurden. Das heißt, die also nachgepflegt werden müssen. Ich klicke jetzt hier einfach mal auf bitte auswählen. Und wie Sie sehen, sehen Sie nichts. Es gibt keine Dokumente, bei denen irgendwelche Metadaten fehlen. Was sehr gut ist. Ich klicke jetzt zum Abschluss noch mal auf Agenda. Dass wir auch sehen, auch das funktioniert. Das heißt, ich habe hier alle Dokumente, die eine Agenda sind. Das war jetzt das eine Beispiel. Jetzt zeige ich Ihnen noch die Variante mit dem Schlüsselfilter. Dazu wechsle ich wieder in die Bibliothekseinstellungen. Klicke auf die Navigationseinstellungen für Metadaten. Muss jetzt an der Stelle die Dokumentart wieder entfernen. Gehe zu den Schlüsselfiltern. Nehme die Dokumentart hier auf und bestätige das Ganze mit OK. Wechsle in die Eventdokumente. Und jetzt sehen Sie hier schon die Darstellung durch den Schlüsselfilter. Wie funktioniert der jetzt? Ich kann jetzt hier ganz einfach über dieses Dropdownlistenfeld meine Dokumentart angeben, zum Beispiel den Vertrag. Klicke auf übernehmen. Und schon filtert er mir alle Dokumente wieder nach Verträgen. Das Ganze geht natürlich auch für die Inhalte. Übernehmen. Dann werden mir diese drei Dokumente angezeigt. Möchte ich wieder alle Dokumente angezeigt bekommen, Kann ich den Filter einfach löschen. Und schon habe ich alle Dokumente, die in der Bibliothek liegen, wieder in der Übersicht. Sie kennen nun also den Unterschied zwischen der Navigationshierarchie und der Darstellung der Metadaten durch den Schlüsselfilter. Im nächsten Schritt möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe einer Ansicht weitere Übersichten gestalten oder erstellen können. Bevor Sie damit starten, irgendeine Ansicht anzulegen, ist es natürlich immer wichtig, dass Sie vorher wissen, was Sie eigentlich für eine Ansicht generieren wollen. Das heißt, also Sie müssen wissen, was möchte ich eigentlich darstellen. Um eine Ansicht grundsätzlich zu erstellen, klicken Sie auf das Register Bibliothek. Und anschließend auf den Eintrag Ansicht erstellen. Wie Sie sehen, haben Sie hier verschiedene Möglichkeiten, um eine Ansicht anzulegen. Sie können eine Standardansicht wählen. Eine Standardansicht ist zum Beispiel die Ansicht Alle Dokumente. Sie können eine Kalenderansicht, eine Access-Ansicht, eine Datenblattansicht, eine Balkendiagrammansicht oder eine ganz benutzerdefinierte Ansicht anlegen. In unserem Beispiel wollen wir eine Standardansicht anlegen, Und zwar soll diese Standardansicht alle Dokumente beinhalten, allerdings gruppiert nach der Dokumentart. Für unser Beispiel bedeutet das: Ich möchte alle Eventdokumente angezeigt bekommen, gruppiert nach der Dokumentart, also sprich, ich möchte einzelne Gruppen für Verträge, für Agenda und so weiter haben. Ich klicke auf Standardansicht, ich nenne die Ansicht "Dokumentart". Es soll keine Standardansicht werden. Standardansicht soll nach wie vor Alle Dokumente sein. Es soll auch eine öffentliche Ansicht werden. Auch die Spalten kann ich alle eingeblendet lassen. Ich könnte jetzt hier die Spalten oder die Inhalte sortieren nach einer bestimmten Art und Weise. Ich könnte einen Filter setzen. Für mich ist es jetzt wichtig, die Inhalte zu gruppieren. Deshalb öffne ich über dieses Kreuz die Kategorie gruppieren nach. Und sage, gruppiere mir bitte meine Spalte zuerst nach Dokumentart. Und das war es eigentlich auch schon. Ich kann hier noch verschiedene andere Sachen angeben. Ich kann zum Beispiel mir Summen berechnen lassen. Oder ich kann sagen, Dokumentart zeigt mir die Anzahl aller Dokumente an. Summen werden zum Beispiel errechnet, wenn ich mit Umsätzen oder Gewinnen arbeite. Da kann ich mir dann Summen berechnen lassen, oder Anzahl der Teilnehmer berechnen lassen. Bei der Formatvorlage kann ich mir bestimmte eigene Vorlagen hinterlegen, auf deren Basis dann neue Dokumente erstellt werden. Dann gibt es hier die Einstellung Ordner, ob ich mir die Elemente in Ordnern anzeigen lassen möchte. Ich kann die Eintragsgrenze regulieren. Ich kann sagen, zeige mir nur 30 Dokumente auf einer Seite an. Oder zeig mir 100 an. Und ich kann die mobile Ansicht anpassen. Für uns lassen wir die Standard- einstellungen jetzt so wie sie da sind. Ich klicke OK. Und schon werden mir meine Dokumente gruppiert nach der Dokumentart angezeigt. Das heißt, ich sehe jetzt hier, es gibt die Dokumentart Agenda. Und zu dieser Dokumentart sind 12 Dokumente vorhanden. Zum Bereich Inhalte 3, Verträge 5, und Vorlagen 4. Das Ganze ist natürlich jetzt super praktisch und vor allem auch super übersichtlich. Ich kann jetzt, um mir alle Agenda-Dokumente anzuschauen, auf diesen Pfeil hier klicken. Dann zeigt er mir die alle an. Ich kann das wieder zumachen, das Menü. Das gleiche geht natürlich für Verträge und für alle anderen Bereiche. Zusätzlich kann ich jetzt auch noch immer noch meinen Schlüsselfilter, den ich vorher eingebaut habe, verwenden. Und kann jetzt sagen, das "gruppiert" ist gut und schön. Ich möchte aber wirklich nur alle Vorlagen sehen. Aktiviere hier die Vorlagen, sage übernehmen. Und schon zeigt er mir wirklich nur noch die Vorlagen an. Kann dann auch hier das Menü öffnen und sehe die vier Vorlagen, die in meiner Dokumentbibliothek liegen. Ich lösche den gesetzten Filter und sehe wieder meine Gruppierung der Elemente. Um jetzt zwischen den Ansichten, die zu der Dokumentbibliothek hinterlegt sind, zu wechseln, können Sie entweder hier, direkt über den Dokumenten switchen, und sagen, okay, ich möchte alle Dokumente angezeigt bekommen. Oder eben gruppiert nach Dokumentart. Oder aber Sie können hier über das Register Bibliothek gehen und hier die aktuelle Ansicht wechseln. Sie sehen hier den Eintrag aktuelle Ansicht. Ausgewählt ist die Dokumentart. Jetzt möchte ich alle Dokumente sehen. Und, schwupps, jetzt sehe ich alle Dokumente. Natürlich können Sie Ansichten auch jederzeit noch anpassen. Dazu klicken Sie einfach auf diese drei Punkte. Sagen Ansicht ändern. Ich könnte jetzt meine Inhalte auch sortieren. Nehmen wir für unserer Beispiel mal den Punkt Geändert. Und das Ganze in absteigender Reihenfolge, das passt. Das heißt, ich möchte alle Dokumente, die mir ja eh schon nach Dokumentart kategorisiert sind, auch noch nach dem aktuellen Zeitpunkt filtern. Also ich möchte zuerst das neuste Dokument sehen und am Schluss das älteste bearbeitete Dokument. Ich belasse die restlichen Einstellungen wie dargestellt. Klicke OK. Und schon sehe ich meine Dokumente, in dem Fall jetzt die Agenda-Dokumente in absteigender Reihenfolge. Das nächste Dokument, was also am aktuellsten bearbeitet wurde, ist in die Agenda der Innovationstage vor 41 Minuten. Und in absteigender Reihenfolge werden mir dann die anderen Dokumente angezeigt. Das gleiche gilt natürlich auch für die Inhalte, für die Verträge und so weiter. Kann die Register wieder schließen. Sie haben nun einiges zum Thema übersichtliche Darstellung von Informationen gelernt. Sie wissen wie man Metadaten aus Bibliotheken in der Schnellstartleiste einbindet und individuelle Ansichten erstellt und bearbeitet.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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