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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen und kategorisieren

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Dieses Video zeigt, wie Sie Ihre Nachrichten so kennzeichnen können, dass Sie den Überblick über noch zu erledigende Aktionen behalten.

Transkript

Angenommen Sie erhalten eine Nachricht, die eine Reaktion von Ihnen erfordert. In der Flut von Mails kann es schnell passieren, dass man diese vergisst. Es empfiehlt sich also, die entsprechenden Nachrichten zu kennzeichnen. Welche Möglichkeiten Outlook hier zur Verfügung stellt, möchte ich in diesem Video vorstellen. Als erstes möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen. Das hat zwei Vorteile. Sie haben zum einen die visuelle Erinnerung, und Sie können bei Bedarf, eine Erinnerungsmeldung generieren, die angezeigt wird. So vergessen Sie keine wichtigen Aktionen. Ich habe hier bereits eine Mail markiert und die möchte ich zur Nachverfolgung kennzeichnen. Dazu klicke ich entweder hier auf das Flaggensymbol oder auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Zur Nachverfolgung. Ich klicke hier drauf und schon wird das Flaggensymbol hier angezeigt. Und auch in der Vorschau sehen Sie das Flaggensymbol mit der entsprechenden Meldung dazu. Mit dieser Aktion habe ich aber noch keine Benachrichtigung, keine Erinnerung definiert. Das möchte ich noch nachholen. Dann klicke ich dieses Mal auf den Pfeil der Schaltfläche, wähle Benutzerdefiniert..., und kann hier Startdatum, Fälligkeit und Erinnerung definieren. Das Startdatum soll am 19. sein, die Fälligkeit am 23., und die Erinnerung ein Tag vorher, am 22. Das bestätige ich dann mit OK. Angenommen, ich habe die Aktion, die mit dieser Mail verbunden ist bereits erledigt und ich möchte diese Mail jetzt als Erledigt kennzeichnen. Dazu muss ich sie markieren, - das ist sie schon - dann kann ich entweder auf das Flaggensymbol klicken, oder wieder auf den Pfeil der Schaltfläche Zur Nachverfolgung und dann den Befehl Als erledigt markieren wählen. Ich mache das und schon wird hier ein Häkchen angezeigt, das heißt, die Aufgabe ist erledigt. Alternativ dazu könnte ich auch stattdessen den Befehl wählen Kennzeichnung aufheben. Dann wird das Häkchen ausgeblendet dann ist die Mail überhaupt nicht mehr gekennzeichnet. Manchmal möchten Sie vielleicht Mails kennzeichnen, obwohl keine Aktion für diese Mail erforderlich ist. Hier helfen die Kategorien von Outlook. Sie können Mails Kategorisieren und zwar auf der Registerkarte Start mit der Schaltfläche Kategorisieren. Ich klicke hier drauf und dann werden mir die Kategorien angezeigt. Sie sind einfach nach Ihren Farben entsprechend benannt Das ist nicht sehr hilfreich und ich möchte sie jetzt umbenennen, dass es zu meinem Arbeitskontext passt. Dazu wähle ich den Befehl Kategorien bearbeiten Hier werden die Kategorien angezeigt. Und ganz wichtig: Hier sehen Sie meine Konten und ich muss explizit das Konto markieren, für das ich die Kategorien neu benennen will. Ich möchte das für das Exchange-Konto "DownUnder" machen. Das ist schon markiert, das heißt, das ist in Ordnung. Jetzt kann ich anfangen in dem Bereich die Konten umzubenennen. Ich markiere die erste Kategorie, Doppelklick auf den Namen. Der Name wird dann hervorgehoben dargestellt und ich kann einfach einen neuen Namen eingeben. Die Kategorien sind umbenannt. Hier unten kann ich mit der Plus-Schaltfläche bei Bedarf neue Kategorien hinzufügen und mit der Minus-Schaltfläche kann ich Kategorien, die ich nicht brauche einfach aus dieser Liste entfernen. Hier habe ich alles erledigt, deswegen schließe ich das Fenster durch Klicken auf dieses rote "X". Jetzt kann ich Kategorien zuweisen. Der bereits markierten Mail möchte ich die Kategorie "Frankfurt" zuweisen. Dann klicke ich hier auf "Frankfurt". und schon sehen Sie, wird hier ein blauer Balken angezeigt. Dann habe ich oben .noch eine private Mail gesehen. Da wähle ich jetzt die Kategorie "Privat". Und so können Sie durch Ihre Liste gehen und den Mails beliebig Kategorien zuweisen. Die Kategorie wird auch immer oben in der Vorschau angezeigt. Als dritte Variante zum Kennzeichnen von Mails können Sie Prioritäten vergeben. Ich markiere eine Mail, klicke mit der rechten Maustaste auf die Mail gehe dann hier auf den Kontextbefehl Priorität und Sie sehen, ich kann hier drei Prioritätsarten vergeben: Hoch, Normal Niedrig. Das ist normal. Und wenn ich jetzt hier "Hoch" wähle, dann wir dieses Ausrufezeichen entsprechend neben der Mail angezeigt. Das ist aber noch nicht das Letzte. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, wie Sie sich schnell einen Überblick über Ihre Mails verschaffen können und zwar kommen hier die intelligenten Ordner ins Spiel. Falls sie zugeklappt sind können Sie sie durch Klicken auf die Pfeilspitze aufklappen. Es gibt hier einen Ordner mit Mails mit hoher Priorität. Wenn ich hier draufklicke, dann werden mir hier die Mails angezeigt. Sind recht viele. Und hier sind gekennzeichnete Mails. Das sind alle Mails, die ich zur Nachverfolgung gekennzeichnet habe. Und dann gibt es noch überfällige Mails. Wenn ich jetzt hier alle gekennzeichneten E-Mails mir anzeige, und hier eine Mail als erledigt markiere, dann wird sie dementsprechend aus dem Ordner verschoben. Das heißt im Ordner "Intelligente Ordner" können Sie sich ganz schnell über gekennzeichnete Mails einen Überblick verschaffen. Und wenn Sie sich einen Überblick über kategorisierte Mails verschaffen wollen, - Ich wechsle hier wieder zu meinem Ordner "DownUnder" - dann kann ich das Ganze organisieren, und zwar Anordnen nach. Und dann wähle ich hier Kategorien aus, und blättere nach oben und dann werden mir hier die verschiedenen Kategorien angezeigt, In dem Fall ist es noch nicht sehr viel, einmal "Frankfurt", einmal "Privat", und der Rest ist ohne Kategorie. Okay, fassen wir zusammen. Damit SIe nicht den Überblick über Ihre Mails verlieren, können Sie sie zur Nachverfolgung kennzeichnen, ihnen Prioritäten geben, oder sie in Kategorien einteilen. Mails, die Sie zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben, oder für die Sie eine hohe Priorität vergeben haben, werden im Ordner "Intelligente Ordner" kontenübergreifend zusammengefasst. Kategorisierte Mails können pro Konto nach Kategorie angeordnet werden.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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