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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Nachrichten lesen

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Erfahren Sie hier, wie Sie Nachrichten im Posteingang anzeigen und lesen, und informieren Sie sich über die Bedeutung der Symbole und die unterschiedliche Darstellung von Mail-Einträgen.

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie die Mails anzeigen und lesen können, die sich in Ihrem Posteingang befinden. Dazu muss der Mailbereich von Outlook aktiv sein. Den aktivieren Sie, indem Sie hier unten auf diesen Briefumschlag klicken. Wenn Sie mehrere Konten im Outlook hinzugefügt haben, dann können Sie sich entweder alle eingegangenen Nachrichten anzeigen lassen oder nur die Nachrichten bestimmter Konten. Hier zum Beispiel habe ich mein privates Gmail-Konto markiert und mir werden hier alle Mails für dieses Konto angezeigt. Ich kann jetzt hier auf das Konto DownUnder klicken und Sie sehen, hier ändern sich die Nachrichten. Jetzt sehe ich nur noch die Nachrichten, die in meinem Geschäftskonto eingegangen sind. Und wenn ich alle eingegangenen Nachrichten sehen möchte, dann klicke ich hier auf Posteingang und dann werden hier alle Nachrichten, die ich bekommen habe, angezeigt. Neben den entsprechenden Konten sehen Sie übrigens auch immer eine Zahl. Hier neben DownUnder die 5 bedeutet, dass sich in diesem Konto 5 ungelesene Nachrichten befinden. Im Gmail-Konto gibt es keine ungelesenen Nachrichten. Der eigentliche Arbeitsbereich ist dreigeteilt. Hier sehen Sie die verschiedenen Konten, Posteingang, Entwürfe usw. Hier werden die Elemente des aktuell gewählten Ordners angezeigt und hier ist eine Nachricht markiert und die Nachricht wird dann im rechten Bereich in der Vorschau angezeigt. Wenn Ihnen diese Aufteilung so nicht gefällt, können Sie mit der Maus auf eine Trennlinie gehen, zum Beispiel hier oder hier drüben, dann verwandelt sich der Mauszeiger in einen horizontalen Pfeil und Sie können mit gedrückter Maustaste den mittleren Bereich etwas größer ziehen. Dann wird der rechte Bereich kleiner oder Sie können den linken Bereich auch kleiner ziehen. So können Sie die Aufteilung des Arbeitsbereichs exakt entsprechend Ihren Anforderungen festlegen. Im rechten Bereich sehen Sie also in der Vorschau immer die gerade aktuell markierte Nachricht. Was auffällt ist, dass im mittleren Bereich sehr viele Symbole vorhanden sind. Wenn ich zum Beispiel auf eine Nachricht hier zeige, dann werden mir immer diese drei Standardsymbole angezeigt. Mit dem X kann ich die Nachricht, auf die ich zeige, löschen, mit diesem Symbol kann ich sie archivieren und mit diesem Symbol kann ich sie zur Nachverfolgung kennzeichnen. Dann wird die Nachricht mit einer Flagge gekennzeichnet und daran kann ich immer erkennen, aha, da ist noch eine Aufgabe, die ich erledigen muss. Also die drei Symbole werden immer angezeigt, wenn ich auf eine Nachricht zeige. Darunter sehen Sie schon, ist eine Nachricht mit einem ganz anderen Symbol. Wenn ich hier drauf zeige, sehe ich wieder die Standardsymbole und zusätzlich dieses Kalenderblatt mit einem Haken. Das bedeutet, hier habe ich einen Termin zugesandt bekommen und der Termin wurde erledigt. Das ist an dem grünen Haken zu erkennen. Darunter sehe ich ein Ausrufezeichen. Das bedeutet, die Nachricht wurde mit hoher Priorität an mich gesendet und dieses grüne Häkchen bedeutet, diese Nachricht wurde zur Nachverfolgung gekennzeichnet und was immer ich mit dieser Nachricht machen musste, ich habe es jetzt bereits erledigt. In dieser Nachricht kann ich erkennen, das ist ein Kalender Termin, der noch nicht erledigt ist und darunter sehen Sie noch zusätzlich das Symbol der Büroklammer. Das bedeutet, die Nachricht enthält zusätzlich eine Anlage. Das ist eine Datei, die mit der Mail gesendet wurde. Das kann eine PDF Datei sein, ein Excel Arbeitsblatt, ein Word Dokument usw. Ich klicke hier mal drauf und dann kann man hier oben in der Vorschau sehen, hier ist die Büroklammer und hier sehen Sie dann den Anhang. In dem Fall ist es ein Word Dokument. In der nächsten Mail sehen Sie noch mal eine Form eines Kalendertermins. Der hat ein X über dem Kalenderblatt. Das bedeutet, dass dieser Termin abgesagt wurde und das sieht man auch hier schon im Betreff. Wenn ich jetzt hier mit gedrückter Maustaste die Bildlaufleiste nach unten ziehe, kann ich noch ein bisschen nach unten blättern und dann sehen Sie hier noch mal eine andere Form der Darstellung. Hier diese blaue Schrift mit dem blauen Punkt am Rand, daran kann man erkennen, das ist eine ungelesene Nachricht. Manchmal ist statt dem Punkt auch ein blauer Balken. Sobald ich auf diese Nachricht klicke, wird sie mir in der Vorschau angezeigt und wenn ich dann auf eine andere Nachricht wechsle, dann verschwindet die blaue Farbe, die blaue Darstellung. Das heißt, die Nachricht gilt dann nicht mehr als ungelesen. Ich blättere noch mal ein Stück weit nach unten, um Ihnen noch zwei Symbole vorzustellen. Hier gibt es noch den nach links zeigenden Pfeil. Wenn ich auf die Nachricht klicke, dann wird mir hier oben auch gezeigt, was er bedeutet, nämlich, dass ich am 12.7. auf diese Nachricht geantwortet habe. Also ein nach links zeigender Pfeil zeigt mir und jedem anderen Betrachter, dass diese Nachricht beantwortet wurde. Und noch ein Stück weiter unten gibt es noch den nach rechts zeigenden Pfeil. Ich klicke auf die Nachricht. Und hier können wir lesen, dass ich diese Nachricht weitergeleitet habe. Der nach rechts zeigende Pfeil bedeutet also, dass ich die Nachricht an andere Empfänger weitergeleitet habe. Sie haben bereits gesehen, wenn ich auf eine Nachricht klicke, dann wird sie mir in der Vorschau angezeigt. Ich kann auch auf die Nachricht doppelklicken, dann wird sie in einem separaten Fenster geöffnet. Und hier finden Sie alle Informationen. Hier sehen Sie den Absender, Sendedatum, dass es an mich gesendet wurde, dass ein Anhang enthalten ist und alle Aktionen, die bereits stattgefunden haben und hier der Nachrichtenverkehr. Hier oben finden Sie alle Symbole, alle Befehle, mit denen Sie die Nachricht bearbeiten können. Ich habe die Nachricht gelesen und klicke dann hier auf das rote X, um das Fenster zu schließen. Jetzt möchte ich Ihnen noch einen anderen Sonderfall vorstellen und zwar wechsle ich dazu zu meinem privaten Gmail-Account. Und dann blättere ich hier runter. Ich habe hier einen Newsletter von Google abonniert. Und wenn ich hier drauf klicke, sehen Sie, dass hier oben ein gelber Balken angezeigt wird mit Ausrufezeichen und auch die Darstellung hier ist nicht so gut lesbar. Es fehlen Elemente und hier oben steht auch, aus Datenschutzgründen wurden einige Bilder in diese Nachricht nicht heruntergeladen. Outlook ist nämlich darauf ausgerichtet, Ihre Rechner vor Viren und Emails zu schützen, die Ihren Rechner gefährden können. Deshalb blockiert das Programm Nachrichten, die ihm verdächtig erscheinen und hierzu gehören normalerweise auch die Newsletter. Wenn Sie wissen, dass die Quelle vertrauenswürdig ist, dann können Sie hier auf die Schaltfläche Bilder herunterladen klicken, das mache ich jetzt mal, und dann werden alle Bilder angezeigt. Sollte dies in Ihrer Darstellung nicht so sein, dann kann es an den Einstellungen von Outlook liegen. Ich gehe hier mal in das Menü Outlook, und klicke hier auf Einstellungen und dann hier im mittleren Bereich auf Leselayout und dann sehen Sie, ganz unten gibt es eine Sicherheitsoption, Bilder automatisch aus dem Internet herunterladen. Die ist bei mir sicherheitshalber auf Nie gesetzt. Wenn bei Ihnen ein anderes Optionsfeld aktiviert ist, dann werden die Bilder zum Teil angezeigt. Ich ändere hier nichts und schließe das Fenster durch Klicken auf die rote Schaltfläche. Sie sehen also, Sie können Nachrichten entweder lesen, indem Sie eine Nachricht markieren und sie sich in der Vorschau anzeigen lassen oder Sie können auf eine Nachricht doppelklicken und die Nachricht in einem separaten Fenster lesen. Das Fenster schließen Sie dann wieder durch Klicken auf das rote X. Zusätzlich wird für jede Nachricht eine Reihe von Symbolen angezeigt, die Ihnen helfen, zu erkennen, welcher Handlungsbedarf bei den jeweiligen Nachrichten besteht.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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