Gmail Grundkurs

Nachrichten archivieren und löschen

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In diesem Film lernen Sie, warum Sie statt Nachrichten zu löschen besser Ihre E-Mails archivieren sollten.
03:23

Transkript

In Gmail gibt es eine Alternative zum Löschen von E-Mails. Die Alternative heißt "Nachrichten archivieren". Was Archivieren in Gmail bedeutet und wie Sie diese Funktion einsetzen, zeige ich Ihnen nun. Wenn Sie eine E-Mail in Gmail archivieren, bedeutet das nicht, dass Sie die E-Mail in irgendein Archiv verschieben, sondern in Gmail bedeutet "Archivieren" einfach das Label "Posteingang" entfernen, sprich die E-Mail aus dem Posteingang entfernen und die E-Mail ist nur noch in "Alle Nachrichten". Wenn Sie eine E-Mail aus dem Posteingang entfernen möchten, beispielsweise weil Sie sie bereits abgearbeitet haben, dann markieren oder öffnen Sie die E-Mail einfach, dann erscheint oben der Aktionsbutton "Archivieren" und wenn Sie jetzt auf "Archivieren" klicken, dann bedeutet das ganz einfach, das Label "Posteingang" wird entfernt, sprich die E-Mail verschwindet aus dem Posteingang bzw. wird im Posteingang nicht mehr angezeigt und ist dann nur noch in "Alle Nachrichten". Die Funktion "Archivieren" ist vollkommen losgelöst von Labels. Das heißt, wenn Sie einer E-Mail vor dem Archivieren ein Label vergeben haben, bleibt das Label natürlich erhalten. Also, ich habe die E-Mail markiert, klicke auf "Archivieren". Jetzt ist die E-Mail aus dem Posteingang verschwunden und ist aber weiterhin unter "Mehr" "Alle Nachrichten" zu finden. Der Sind und Zweck der "Archivieren"-Funktion in Google Mail wird auch dadurch sehr deutlich, wenn wir vergleichen, wie man beispielsweise früher mit Outlook und einer Ordnerstruktur gearbeitet hat. Wenn Sie früher eine E-Mail aus dem Posteingang entfernen wollten, dann haben Sie diese in Ihre Ordnerstruktur verschoben, sofern Sie einen passenden Ordner hatten. Das können Sie auch heute machen, nur bei Google Mail haben Sie eben Labels. Auch hier können Sie verschieben, das heißt, Sie klicken eine E-Mail an und verschieben die E-Mail in Ihr entsprechendes Label. Bedeutet, Gmail entfernt das Label "Posteingang" und fügt das neue Label "Projekt X" in diesem Fall hinzu. Genau die gleiche Vorgehensweise wie früher. Was haben Sie aber früher mit E-Mails gemacht, die nicht in Ihre Ordnerstruktur gepasst haben? Entweder Sie haben so einen allgemeinen Ordner gehabt, wie "Sonstiges" oder Ähnliches oder Sie haben die E-Mail, wenn Sie nicht besonders wichtig oder unrelevant war, gelöscht. Für die letzten beiden Varianten gibt es heute die Alternative "Archivieren". Denn, wie gesagt, Archivieren bedeutet einfach, die E-Mail wird aus den Posteingang entfernt und ist dann noch in "Alle Nachrichten" drin. Wenn Sie später noch mal auf eine archivierte E-Mail zugreifen wollen, können Sie das ganz einfach über die Google Mail-Suche machen. Zum Abschluss habe ich noch einen Tipp. Aktivieren Sie die Funktion "Senden und archivieren". Dazu gehen Sie einfach über das Zahnrad in "Einstellungen" und auf der Registerkarte "Allgemein" können Sie etwas weiter unten unter "Senden und archivieren" sagen, "Senden und archivieren" in Antworten anzeigen. Dann speichern Sie diese Einstellung und wenn Sie jetzt auf eine E-Mail im Posteingang antworten, wie beispielsweise auf diese, haben Sie jetzt unten nicht mehr den blauen "Senden"-Button, der ist jetzt nämlich grau, sondern Sie haben zusätzlich noch den Button "Senden und archivieren". Bedeutet, wenn ich jetzt eine Antwort-E-Mail an Thomas Maier schreibe und auf "Senden und archivieren" klicke, wird die E-Mail versendet und die ursprüngliche E-Mail, die sich ja meistens durch die Antwort erledigt hat, wird durch die "Senden und archivieren"-Funktion direkt aus den Posteingang entfernt. So kann ich mit einem Klick ganz einfach zwei Aktionen ausführen.

Gmail Grundkurs

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1 Std. 34 min (39 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.06.2016
Aktualisiert am:13.03.2017

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