Excel 2016: Datenanalyse

Nach Werten sortieren

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Es gibt verschiedene Techniken, mit denen Sie in Listen organisierte Daten sortieren lassen. Dies kann auch mehrstufig erfolgen.

Transkript

Mithilfe des Sortierens können Sie häufig in Datenlisten schon sehr viele Informationen herausgewinnen. Zum Beispiel möchte ich in irgendeiner Form Männer mit Frauen vergleichen. Also kann ich in die Spalte für das Geschlecht klicken und dort einfach Von A bis Z sortieren lassen. Dann sehe ich zuerst die mit dem M und anschließend die mit dem W. Das könnte mir schon weiterhelfen bei irgendwelchen Analysen, aber das ist jetzt nur ein erstes Beispiel. Häufiger werden Sie wahrscheinlich sowas wie ein Bundesland sortieren. Das geht übrigens nicht nur hier auf der Registerkarte Start, sondern Sie können es auch auf der Registerkarte Daten machen. Dort hat es den Vorteil, dass Sie nicht erst ausklappen müssen, sondern direkt A-Z oder Z-A anklicken können. Das ist Geschmackssache, ob Sie es lieber einen Klick kürzer haben. Hier zum Beispiel sehe ich einfach alle aus dem Bundesland ganz vorne einsortiert, beziehungsweise wenn ich nach oben fahre, dann sehen Sie es etwas deutlicher, für Baden-Württemberg hier schön zusammengefasst. Jetzt möchte ich natürlich in Baden- Württemberg auch die Orte sortieren. Die sind keineswegs sortiert. Dazu muss ich darauf achten, in welcher Reihenfolge ich das mache. Wenn ich also erst das Bundesland und dann den Ort darin sortieren möchte, muss ich zuerst den Ort sortieren. Also A-Z, der Ort ist sortiert, nicht das Bundesland Und anschließend A-Z das Bundesland. Jetzt sehen Sie, innerhalb dieses Bundeslands sind plötzlich die Orte sortiert. Bedauerlicherweise, sag ich mal, sind hier schon die Nachnamen sortiert, innerhalb des Orts nämlich, das würde ich gern als Nächstes machen. Daher zwinge ich sozusagen diese Sortierung mal, dass sie kaputtgeht, also A-Z die Startnummer sortiert. Jetzt ist wieder alles im Eimer mehr oder weniger. Und ich könnte jetzt auch hier erst den Nachnamen, dann den Ort, dann das Bundesland sortieren. Da fängt es an, lästig zu werden. Ich werde also den Dialog entweder hier oder im Start-Register mit Benutzerdefiniertes-Sortieren aufrufen. Dort kann ich direkt mehrstufig angeben. Also es soll als oberste Priorität das Bundesland sortiert werden, nach Werten, A bis Z. Dann eine Ebene hinzufügen. Darunter der Ort. Wieder A bis Z. Und noch eine Ebene. Wenn es denn gleichnamige Orte gibt, davon gibt es ein paar, dann den Nachnamen. Ich könnte jetzt auch noch ergänzen: Wenn darin noch gleichnamige Nachnamen wären, dann noch nach Vorname. Die gibt es hier nicht, aber Sie sehen, das ist sehr flexibel. Nach dem OK habe ich das in einem Klick, mehr oder weniger, erledigt. Es ist jedenfalls für die meisten übersichtlicher als sich zu merken, dass man von unten nach oben sortieren muss und immer wieder oben anklicken muss. Also die Sortierung, insbesondere für Texte, ist relativ banal: Sie klicken in die Spalte und dann auf A-Z beziehungsweise Z-A. Das ist sie für Datumswerte übrigens auch. Die lassen sich genauso sortieren, und zwar weil hinter einem Datum eigentlich eine serielle Zahl, ein sogenanntes serielles Datum steht. Wenn ich ein völlig zufälliges Datum hier mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat anzeigen lasse; das ist momentan dieses Zahlenformat, das dahintersteckt; und das entferne, dann sehen Sie das hier in den Beispieldaten in Wirklichkeit die Zahl 42374 steht. Das ist nämlich seit dem 01.01.1900 der 42374. Tag. Da das hinter jedem Datumswert steckt, lassen sie sich sehr einfach sortieren. So wie das Datum das vor dem Komma hat, die Anzahl der Tage, gilt das für die Zeit. Ich zeige Ihnen das entsprechend. Wenn ich da die Formatierung aufhebe für knapp 5 Stunden, dann sehen Sie hier, das ist die Zahl, die wirklich dahintersteckt, nämlich 20,55-irgendwas Prozent der jeweiligen 24 Stunden. 20 Prozent, das ist ungefähr 1/5 und das ist ungefähr 4 Stunden und 55 Minuten, oder 4 Stunden, 56 Minuten eher. Also von daher lassen sich Datums- und Zeitwerte genauso sortieren, ohne dass Sie sich da um irgendwas Gedanken machen müssen. Klicken Sie einfach in die entsprechende Spalte. Achten Sie vor allem darauf, dass es keine Spaltenlücken gibt, also Leerspalten dazwischen. Dann wird nämlich nur dieser Teil davon sortiert. Dann klicken Sie einfach auf A-Z oder Z-A, je nachdem wie Sie es brauchen. Die Tatsache, dass die Überschrift nicht einsortiert ist, erkennt Excel automatisch daran, dass sich hier um eine Layout-Tabelle handelt und daher schon angegeben ist, ob da eine Überschrift existiert. Daher ist dieser Bereich hier grau. In normalen Datenbereichen, also ohne Layout-Tabelle wird das daran erkannt, dass die Überschrift reiner Text ist und darunter typischerweise Zahlen vorkommen, oder Datumswerte und Uhrzeiten, die ja auch Zahlen sind. Also mit Layout-Tabellen müssen Sie sich gar keine Sorgen machen, dass die Überschrift versehentlich einsortiert wird. Und in normalen Tabellenbereichen sollten Sie die Überschriften anders formatieren, typischerweise fett machen. Wenn Sie nämlich eine reine Adressliste haben, die ungefähr so aussieht wie hier, dann bedeutet das, dass die Überschriften und die Inhalte aus Texten bestehen. Dann käme Excel vielleicht ins Grübeln, und dann sollte man die Überschriften anders formatieren. Und innerhalb einer Datenliste sollte man sowieso nicht einzeln formatieren, es sei denn es hat einen inhaltlichen Sinn, zum Beispiel um Sachen hervorzuheben, aber nicht einfach wegen der Schönheit. Das Sortieren ist also die einfachste Möglichkeit, um Informationen aus Daten herauszuholen. Sie klicken in die Spalte, klicken auf A-Z und sind fertig.

Excel 2016: Datenanalyse

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Erscheinungsdatum:03.03.2017
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