Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Nach Nachrichten suchen

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Wenn Sie eine Nachricht in Ihrem Postfach nicht finden, haben Sie die Möglichkeit gezielt danach zu suchen. Sie erfahren hier, wie Sie Suchbegriffe im Suchfeld eingeben und die Suche auf der Registerkarte "Suchen" mit Hilfe von Suchkriterien präzisieren.

Transkript

In einer Flut von Mails kann es schon einmal passieren, dass Sie eine Nachricht aus den Augen verlieren. Dieses Video zeigt, wie Sie gezielt nach Nachrichten suchen können. Und dazu gibt es oben rechts das Suchfeld. Wenn ich in dieses Feld klicke, dann kann ich einen Suchbegriff eingeben, von dem ich weiß, dass er in der Nachricht enthalten ist, die ich suche. Sei es der Name des Absenders, ein Wort aus dem Betreff, oder eine Passage aus dem Nachrichtentext. Ich gebe jetzt hier mal Meeting ein. und dann passieren zwei Dinge: Zum einen wird gefiltert. Es werden mir in der Mitte nur noch fünf Nachrichten angezeigt. Und dann bietet mir Outlook hier eine Liste an, mit der ich die Suche noch verfeinern kann. Ich kann zum Beispiel hier sagen, ich möchte nach Absendern suchen mit dem Begriff Meeting, nach Empfängern, nach Betreff und so weiter. Ich klicke hier mal auf Betreff. Das Ganze wird hier oben im Suchfeld übernommen. Und hier wird weitergefiltert. Jetzt sind es nur noch vier Nachrichten. Um die Suche zu löschen, kann ich hier auf das "x" klicken. Ich gebe hier jetzt nochmal den Suchbegriff "Meeting" ein und jetzt weiß ich, dass in der Mail, die ich suche, der Begriff "Vertreter" vorkommt. Das heißt, ich schreibe einfach weiter, schreibe jetzt hier "Vertreter". Outlook sucht, und schon ist so gefiltert, dass nur noch eine Mail da ist, nämlich die Mail vom Peter Foster, und das ist dann auch genau die Mail, nach der ich gesucht habe. Ich schließe die Suche durch Klicken auf diese Schaltfläche. Vielleicht haben Sie es vorher schon bemerkt: Sobald ich in das Suchfeld klicke, bietet mir Outlook im Menüband eine vierte Registerkarte an, die Registerkarte Suchen. Die Registerkarte enthält sehr viele Befehle, mit denen ich die Suche verfeinern kann. Ich kann bestimmen, wo ich suche. Standardmäßig im aktuellen Ordner. Ich kann bestimmen, dass ich in allen Konten suchen will. Dazu aktiviere ich Alle E-Mails. Ich kann sogar in allen Elementen suchen, das heißt, ich suche dann auch in den Bereichen Termine, Personen, Aufgaben und Notizen. Und dann kann ich komplexe Suchkriterien erstellen. Dafür ist diese Gruppe zuständig. Ich kann zum Beispiel sagen, Ich möchte nach einem bestimmten Absender suchen. Dann klicke ich auf "Von", und dann blendet Outlook eine Suchkriterien-Zeile ein die zwei Listenfelder enthält. Wenn ich hier auf "Von" klicke, kann ich mein Kriterium noch ändern. Ich kann nach Betreff, Nachrichtentext und so weiter suchen. Ich bleibe mal bei "Von". Hier sind Operatoren. Die Liste ist auch groß. Je nach Kontext kann ich dann bestimmen, ob bestimmte Zeichen enthalten sind, nicht enthalten sind. Ob der Begriff mit bestimmten Buchstaben beginnt, endet und so weiter. Ich belasse es bei "Enthält", und dann schreibe ich hier einfach mal ein Kriterium hin, ein Name. Und schon findet die Suche statt und es wird gefiltert. Und hier werden mir dann nur noch E-Mails angezeigt, die von Stella Wagner kommen. Welche weiteren Möglichkeiten gibt es hier oben? Ich kann hier nach Betreff suchen, ich kann nach Anlagen suchen, ich kann hier nach Größe suchen. Eine gute Möglichekeit Mails mit großen Anlagen herauszufiltern, die ich dann vielleicht separat speichere, um Speicherplatz zu sparen. Dann gibt es die Möglichkeit nach Empfänger zu suchen. Da klicke ich auf Senden an. Hier kann ich alle Mails filtern, die an mich gesendet wurden, oder an mich im "CC", nicht direkt an mich, oder an andere Empfänger gesendet wurden. Interessant ist auch Empfangen und Gesendet. Hier kann ich einen Zeitrahmen wählen. Dann werden mir Mails angezeigt, die ich heute, diese Woche und so weiter empfangen habe. Dasselbe gibt es für das Senden auch. Mails, die ich heute, diese Woche, diesen Monat und so weiter gesendet habe. Ich kann auch filtern nach wichtigen Elementen, also alle Mails, die eine hohe Priorität haben werden mir dann angezeigt. Ich kann nach ungelesenen Mails filtern. Und ich kann nach Mails filtern, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet wurden oder kategorisiert wurden. Sie sehen am Ende dieser Zeile ein Minus- und ein Pluszeichen. Hier kann ich auf das Pluszeichen klicken und ein weiteres Filterelement hinzufügen. Und wenn ich das nicht mehr möchte, kann ich das hier auch löschen. Und das letzte Element kann ich nicht konkret löschen. Dazu muss ich einfach auf die Schaltfläche zum Schließen der Suche gehen, um die Suche zu beenden. Dann werden mir wieder hier alle Mails im aktuellen Ordner angezeigt. Jetzt möchte ich noch kurz ein Beispiel zeigen. Ich klicke nochmal in das Suchfeld. Ich möchte im aktuellen Ordner, das ist der "DownUnder"-Ordner suchen. Dann möchte ich alle ungelesenen Mails mir anzeigen lassen. Sie sehen hier wird die Zeile mit Lesestatus eingefügt. Hier kann ich wählen zwischen "Ist" und "Ist nicht". Und hier ist "Ungelesen" angezeigt, und ich möchte jetzt alle Mails anzeigen lassen, die ich beantwortet habe. Dass ist jetzt mein Suchkriterium und dann wird hier angezeigt, diese Mails habe ich bereits beantwortet. Dann möchte ich das Ganze erweitern. Ich klicke hier auf das Pluszeichen und möchte hier nach Absendern suchen. Klicke ich auf das "Von"-Feld. "Enthält", "Enthält nicht", ich belasse es auf "Enthält", und gebe dann hier den Namen "Agatha" ein. Die Suche findet statt und es bleibt nur noch eine Mail übrig, von Agatha Foster, die den Lesestatus "Beantwortet" hat. Sie sehen, Sie können sehr komplexe Suchkriterien einrichten. Und damit Sie, wenn Sie häufiger nach den gleichen Kriterien suchen möchten, das Ganze nicht immer wieder machen müssen, bietet Ihnen Outlook an, komplexe Suchkriterien zu speichern. Dazu klicken Sie dann hier, nachdem Sie die Suchkriterien definiert haben, auf die Schaltfläche Suche speichern. Wo wird die Suche gespeichert? Im Ordner "Intelligente Ordner". Sie sehen, hier ist ein Eintrag, der ist unbenannt. Er ist markiert. Ich kann jetzt einfach einen neuen Namen vergeben. Ich schreibe jetzt "Beantwortet Agatha". Klicke außerhalb, und dann wird mir hier diese Suche angezeigt. Wichtig ist, dass im Ordner "Intelligente Ordner" die Suchkriterien gespeichert werden, und nicht das Suchergebnis. Und wenn Sie später im Ordner "Intelligente Ordner" auf die entsprechende Suche klicken, dann wird die Suche, basierend auf dem aktuellen E-Mail-Stand ausgeführt. Fassen wir zusammen: Sie können rechts oben Suchebegriffe im Suchfeld einfügen, oder Sie können auf der Registerkarte Suchen komplexe Suchkriterien definieren. Und Sie haben die Möglichkeit, diese Suchen im Ordner "Intelligente Ordner" für die spätere Wiederverwendung zu speichern.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

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3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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